Tus primeros pasos en el módulo de ventas y distribución (SD) de SAP

Existe un concepto que siempre intento explicar a mis alumnos interesados en gestionar el módulo de ventas y distribución. Antes de empezar a trabajar en SAP, hay que entender el lenguaje que habla el software y su intrincada lógica.

Esto se aplica en general a todos los ERP. En los últimos años, he impartido muchos cursos de formación basados en diferentes sistemas. Puedo decir que aunque esta regla es cierta en general, en el SAP es aún más importante. 

Complejidad del uso de SAP

El lenguaje y la lógica utilizados por SAP me parecen a menudo poco intuitivos. Al menos antes del lanzamiento de Fiori.

Por ejemplo, cabría esperar que para crear un nuevo contrato, bastara con buscar la palabra clave “contrato”. Ingresándola en algún lugar del sistema para que se presente una lista de opciones razonablemente adecuadas.

Desgraciadamente, este no es el caso, en cambio, es necesario conocer el código de la transacción. Otra opción es conocer la ruta correcta en la estructura para llegar a la transacción que se busca.

Además, muchos de los códigos de transacción se basan en el idioma del creador de SAP: el alemán. De hecho, el código de transacción para crear un nuevo pedido de ventas es “VA01”. Lo que podría ser en alemán Vertriebs Anlegen (crear una venta).

Módulo de ventas y distribución 

Volviendo al módulo de ventas y distribución (Sales & Distribution o SD) veamos por dónde debes empezar.

Comprender un pedido de venta

Lo primero que creo que debes hacer en cuanto al módulo de ventas y distribución es entender la información que contiene un Pedido de Ventas SAP. Un pedido de cliente está estructurado con dos niveles diferentes, un nivel de cabecera y un nivel de artículo.

En la Cabecera (‘Header’) del pedido encontrarás lo que es común a todo el Pedido de Venta, como por ejemplo:

• Cliente
• Destinatario de los bienes
• Fecha de entrega
• Precio total
• Etc.

En el “Item level” o “nivel de objeto”, encontrarás información sobre los bienes o servicios vendidos, como por ejemplo:

• Artículos
• Precio
• Cantidad
• Condiciones especiales
• Etc.

Esta doble estructura te da flexibilidad para controlar tu negocio.

Por ejemplo, si uno de los artículos de un pedido no está en stock. Una configuración correcta a nivel de cabecera te permitirá autorizar dos envíos parciales diferentes. Uno con los artículos disponibles y otro con los que faltan.

Para ello, basta con marcar el comando “Permitir el envío parcial” (Allow partial shipment).

Crear un pedido de venta

La segunda cosa que creo que deberías aprender es cómo crear un Pedido de Venta.

Para ello, debes hacer clic en el icono del código de transacción actual (VA01), introduciendo información que el software considera obligatoria.

Esta información es la misma que tú consideras indispensable en tu vida diaria en la oficina. Por ejemplo, si olvidas introducir las cantidades de artículos, el sistema te notificará que falta esa entrada.

La información obligatoria está marcada con un asterisco. Cosas como quién es el cliente, el número de pedido, el material y la cantidad.