Trabajar con software estandarizado: ventajas e inconvenientes

 Trabajar con un software estandarizado tiene ventajas y desventajas, ¿Cuáles son? Este artículo ha sido elaborado para que tengas una visión objetiva de las dos partes y conozcas el plano completo.

¿Por qué representa una ventaja trabajar con software estandarizado?

Entre las principales ventajas de trabajar con software estandarizado se encuentra un coste relativamente bajo en comparación con la funcionalidad ofrecida. Como es sabido, SAP no es un programa barato, ya que se paga una cuota por cada usuario que se conecta, una segunda cuota para acceder al servicio de soporte de SAP, después hay que pagar a consultores técnicos y funcionales, etc.

Sin embargo, diría que desarrollar un software similar “a medida” sería mucho más caro. Además, una empresa que decidiera crear un sistema de gestión a medida de sus necesidades tendría serias dificultades para mantenerlo y adaptarlo a los constantes cambios del mercado: probablemente tendría que confiar en las pocas personas que lo conocen (y que podrían decidir abandonar la empresa, llevándose los conocimientos necesarios), mientras que SAP ha generado un ecosistema de expertos que pueden ser contratados para resolver los más diversos tipos de problemas.

Es probable que SAP se siga utilizando de una forma u otra dentro de 5, 10 o incluso 20 años, por lo que muchas empresas deciden ir a lo seguro y elegir al líder del mercado.

Implantación de software SAP, ¿es una desventaja?

Sin embargo, dada la cantidad de trabajo que requiere la implantación de SAP (para trabajar con software estandarizado), las empresas se encuentran en cierto modo “prisioneras” de SAP (el programa), con una fuerte restricción de dependencia.

Por ejemplo, en los últimos años SAP ha tratado de convencer (algunos dirían que “forzar”) a sus clientes para que se pasen a S/4HANA, pero muchas empresas no parecen entusiasmadas: con tiempos de migración de entre 6 y 9 meses y equipos de varios consultores pagados entre 800 y 1.000 euros al día, se trata de un gasto enorme, por no hablar de los riesgos de que algo salga mal e interrumpa el curso normal del negocio.

Modularidad

Una de las ventajas que ofrece SAP es lo que se conoce como modularidad (y escalabilidad). Hay varias cosas que se pueden ampliar poco a poco: el número de licencias, los módulos y aplicaciones utilizados, la infraestructura.

Trabajar con software estandarizado y su desventaja

Por último, es necesario profundizar en una desventaja generada por la estandarización de los procesos. Puede ocurrir (y, de hecho, casi siempre ocurre) que algún requisito empresarial no pueda ser satisfecho por la funcionalidad estándar de SAP.

En este caso, sólo tenemos 3 soluciones posibles:

1. Modificar totalmente el proceso hasta que coincida con la norma SAP.
2. Modificar parcialmente el proceso para hacerlo compatible con la lógica de SAP.
3. Modificar el SAP para adaptarlo al proceso.

¿Cuál es la mejor solución?

No hay una solución que sea siempre mejor que las demás: se trata de evaluar los beneficios y los costes en cada caso. Sin embargo, es posible que los usuarios de SAP (y los directivos de una empresa) se sientan muy incómodos en una situación en la que tengan que cambiar una forma de trabajar que funciona “porque lo dice SAP”.

También deben evitarse las soluciones que requieren cambios extremos en el programa (porque los cambios pueden perderse cada vez que se realiza una actualización y porque existe el riesgo de comprometer involuntariamente otras funcionalidades (en SAP muchos módulos están vinculados entre sí y comparten información).