Trabajar con SAP: 10 consejos para hacerlo con eficiencia

Queremos que trabajar con SAP sea mucho más fácil para ti, por eso te dejamos 10 consejos muy útiles. Si estás leyendo esta información seguramente eres nuevo en la utilización de este sistema, pero no te preocupes, que explicamos todo de forma sencilla. Además, te hablamos un poco más sobre las soluciones que aporta.

¿Por qué es bueno trabajar con SAP?

Trabajar con SAP es un método bastante útil para las empresas porque recopila y procesa todas las funciones de las mismas en una plataforma. Además, permite que todos los departamentos se comuniquen entre sí de forma más fácil. Y sabemos que gran parte del éxito de cualquier organización depende de la comunicación y el intercambio de datos entre sus funciones y el SAP permite hacer esto.

Así que SAP es un sistema que sirve para dar información, lo hace mediante el análisis de datos, su proceso y posteriormente otorgar la información necesaria para que quienes lo utilicen puedan interpretarla y tomar decisiones.

Ahora que sabes por qué trabajar con SAP, te dejamos 10 consejos para hacerlo eficazmente:

1 – Activar códigos de transacción

Esto es muy útil porque en vez de estar haciendo clic en carpetas y subcarpetas, puedes trabajar más rápido si ingresas directamente el código en el campo apropiado. Para hacerlo debes ir a la barra de menú superior, dirigirte a Extras > Configuración y agregar el check a la opción final de la ventana emergente, eligiendo mostrar los nombres técnicos. Los TCodes (códigos de transacción) ahora te aparecerán también en el menú SAP.

2 – Trabajar con Favoritos

Hacer esto también te ayudará a ser más rápido, ya que la mayoría de las personas trabajan con las mismas transacciones. Y si ese también es tu caso, entonces te será útil guárdalos todos en una misma carpeta. Para hacerlo, debes dirigirte a favoritos en el menú superior. Luego debes insertar carpeta (ctrl + mayús + F5), y crear una nueva carpeta con el nombre que quieras. Después de hacerlo, da clic nuevamente en favoritos y elige insertar transacción (ctrl + mayús + F4).

Llegados a este punto en la ventana emergente, debes rellenar el código de transacción que quieres guardar entre los favoritos. La transacción te aparecerá en la carpeta de favoritos con una estrella en el lateral.

Otra forma de hacer esta acción, es seleccionar la transacción en el menú y luego hacer clic en el símbolo de la estrella.

3 – Cambiar las descripciones de una transacción en favoritos 

Hacer esto te permitirá entender mejor las descripciones. Para hacerlo debes hacer clic en la transacción, elegir “Cambiar favorito” y escribir un nuevo nombre.

4 – Deshacer los cambios realizados en el texto

Si en algún momento te equivocas a la hora de escribir un texto, puedes deshacer los cambios que hayas hecho. Para hacer esta acción, solo debes utilizar la combinación de teclas ctrl + z (Deshacer o cancelar cambio).

5 – Detener una transacción

Si tu sistema se ralentiza mucho puedes hacer clic en el símbolo que se encuentra a la izquierda de la barra de menú y elegir la opción “Detener transacción”.

6 – Abrir una ventana nueva

Si estás acostumbrado a abrir varias ventanas del navegador al mismo tiempo, o varias pestañas de una misma ventana, puede ser difícil navegar de una transacción a otra en SAP. Así que para abrir una ventana nueva debes escribir /n en el campo del comando. 

7 – Cambiar el formato de fecha

No todos los países tienen el mismo formato de fecha. Y en algunos lugares se utilizan diferentes separadores. Por ejemplo, en Alemania se utiliza así “23.05.2022”, mientras que en Italia es más frecuente usar “23/05/2022”. Otros países comienzan con el mes o con el año.

Para cambiar el formato debes dirigirte a Sistema > Perfil de usuario > Propiar datos. Ahora debes hacer clic en la ventana pestaña Predeterminado, y desde allí cambiar el formato de fecha a uno que desees. También podrás cambiar otras cosas, como el formato de los números y de las horas.

8 – Cambiar el color de fondo de la GUI

Si tienes varios accesos a sistemas de la misma empresa, por ejemplo: un sistema de desarrollo, un sistema de prueba y uno en producción, te será útil cambiar el color para trabajar con menos errores. Porque podrás utilizar un color diferente para cada sistema, por ejemplo: Verde para los que están en producción y rojo para los que están en desarrollo.

Para hacerlo, debes hacer clic en el símbolo que te aparece a la derecha de la barra estándar. Se te muestra un monitor con 3 colores en bandas. Selecciona opciones y se te abrirá una ventana con opciones de SAP GUI. Luego debes seleccionar Diseño Visual > Colores del sistema.

Ahora solo debes elegir el sistema de color que desees, (SAP Gold, SAP Green,  SAP Red, etc.) Y luego dale a “Aceptar / Aplicar”. Deberás salir del sistema y volver a entrar para que puedas ver los cambios.

9 – Desactiva los sonidos SAP

Si trabajas más de 8 horas con el sistema SAP, puede llevar a un punto donde los sonidos te resulten irritantes, o a tus compañeros de trabajo. Por eso, para quitar los sonidos solo debes dirigirte a opciones de la GUI y pulsar sobre el símbolo del monitor. Ahora deberás seleccionar Diseño de interacción > Ajustes de sonido y anular la selección de “Activar señal de audio” eliminando la comprobación.

10 – Averiguar por qué no puedes realizar determinada acción

Muchas veces al trabajar con SAP puedes conseguirte con problemas de autorización, o que no se te permite ver ciertos datos de una transacción. Así que si el sistema te da error, lo que debes hacer es escribir /nsu53 en el campo de comando y luego clic en Entrar. Allí se te mostrará un informe llamado “Error de autorización”, este informe te mostrará qué permiso necesitas. Puedes enviárselo al administrador de tu sistema SAP y obtener el permiso requerido.

Soluciones SAP

SAP es una herramienta que dispone soluciones en una amplia gama de actividades como las siguientes:

• ERP y finanzas: Enterprise Resource Planning (ERP) ofrece informes financieros que incluyen proyecciones de flujo de caja basados en el inventario y estado de los pedidos. Esto hace posible que hayan entradas duplicadas, porque el proceso es automático.
• CRM y experiencia del cliente: Customer Relationship Management (CRM), permite que las compañías conozcan las necesidades de sus clientes y puedan responder a eso. Así que un sistema SAP CRM permite que las empresas tengan un mejor flujo de trabajo y tener un intercambio de conocimiento. Mejora también la gestión de cuentas. Y como resultado de todo esto, las empresas pueden hacer frente de forma eficaz a las necesidades de los clientes.
• Gestión de red y gastos:  la gestión de gastos permite gestionar la relación entre los proveedores y las compras de la empresa. Así que permite que se le pueda sacar un máximo partido al dinero. El SAP automatiza todo ese proceso, reduciendo los costos de suministro y mantiene un registro de lo que se trae, de quién lo trae y por cuánto.
• Suministro digital: SAP elimina el uso del papel, ya que cuentan con conectividad de extremo a extremo. Elimina también la entrada manual de datos y hace que todo sea más seguro y fácil.
• Recursos Humanos e interacción con el personal: SAP ayuda a tener una mejor organización y tener un seguimiento de la asistencia. También verifica la nómina y garantiza el cumplimiento global de Recursos Humanos.
• Monitorea la interacción de las personas y la empresa: esto permite que se descubran oportunidades de mejora. Además, ayuda a tener mayor acercamiento entre la empresa y los clientes.
• Business Technology Platform: SAP Business Technology Platform analiza y gestiona datos y bases de datos, además de tecnologías inteligentes. Lo que hace más fácil la adaptación de cualquier empresa a los cambios del mercado.
• Solución para pequeñas y medianas empresas: las pequeñas y medianas empresas tienen que enfrentarse a varios desafíos, como la gestión del flujo de caja, operaciones de la cadena de suministro y el compromiso de los empleados. SAP ayuda a estás empresas a comprender los últimos cambios en la industria y a reinventar la marca de un producto.
• Soluciones ERP: SAP tiene más de 25 soluciones ERP para ayudar a las empresas. Así las empresas obtienen una visión general de los procesos comerciales de la industria. 

Sectores que utilizan SAP

Las industrias que utilizan SAP son bastante extensas. Desde sus inicios, ha tenido muy buena aceptación, lo que la ha hecho crecer desmesuradamente y es utilizada tanto en el sector privado como en el público.  Esta es una lista de algunas de las industrias más importantes:

• Gas y petróleo.
• Materias primas, minería, agricultura.
• Químicas.
• Metalúrgicas.
• Farmacéuticas.
• Materiales de construcción, vidrio y arcilla.
• Construcción pesada.
• Consultoría y software.
• Sanatorios y hospitales.
• Sector público.

Así que sin importar a qué industria pertenezcan, el objetivo de SAP siempre será el mismo: organizar y gestionar todas las acciones que formen parte del plan de la empresa.