Tiempos de implantación de SAP: ¿por qué las estimaciones suelen ser optimistas? ¿Cuáles son las variables que influyen?

Estimar el tiempo de implantación de un ERP como SAP es una tarea extremadamente complicada.

En general, parece que la mayoría de las implantaciones tardan más de lo previsto.

Aunque es difícil definir una duración “media” de un proceso de implantación de un ERP, probablemente se sitúe entre 12 y 18 meses. Obviamente, una gran empresa multinacional puede necesitar dos o tres años, mientras que una pequeña empresa con unos pocos emplazamientos en un solo país es probable que complete todo el proceso en menos de un año.

Los planes propuestos por el proveedor de software o el integrador de sistemas (el que realmente hará la implantación) suelen ser muy optimistas.

¿Por qué? Por varias razones.

1. Los supuestos iniciales no son correctos. Por ejemplo, pueden suponer que nuestra empresa tomará decisiones muy rápidamente, o que los procesos de negocio no cambiarán mucho antes y después de la implantación, o que el enfoque será implantar simultáneamente en varios lugares o países (mientras que nosotros podemos preferir avanzar por fases).
2. El plan de aplicación no incluye todas las actividades que debería. Por ejemplo, es posible que no incluya actividades como la migración de datos, que pueden ser muy complejas y requerir mucho tiempo.
3. Existen incentivos, conscientes o inconscientes, para que el vendedor sea optimista.

¿Cuáles son las variables que afectan al tiempo total de ejecución?

• Complejidad del negocio: las empresas con actividades extremadamente complejas (por ejemplo, las empresas aeroespaciales) tendrán plazos de implantación más largos que las empresas con un modelo de negocio más sencillo (por ejemplo, las empresas que sólo se dedican a la distribución o venden un producto).
• Número de países y ubicaciones: una empresa que sólo opera en Italia tendrá claramente plazos de aplicación más cortos que una empresa multinacional con cientos de ubicaciones en docenas de países.
• Alcance del cambio: ¿Cuánto cambian los procesos antes y después de la aplicación? A veces los cambios son radicales, mientras que en otros casos el objetivo es simplemente automatizar ciertos procesos.
• El grado de definición de los procesos empresariales: una empresa que haya definido claramente sus procesos internos tendrá ventaja sobre otra que no haya definido y documentado sus procesos.
• Nivel de estandarización: querer alcanzar un alto nivel de estandarización puede implicar cambios radicales y un plazo de tiempo más largo, especialmente si el punto de partida es una situación descentralizada con diferentes ubicaciones trabajando de forma diferente.
• Nivel de alineación interna: ¿la dirección es clara y sabe exactamente hacia dónde quiere ir? ¿Existe una unidad de propósito?
• Nivel de cambio técnico y arquitectura del sistema: algunos cambios son más complejos que otros. ¿Tendremos que integrar sistemas de terceros, por ejemplo?
• Por último, los planes de implantación suelen ignorar ciertas actividades: la gestión del cambio, la ya comentada migración de datos, la gestión del programa (la gestión de los recursos internos y externos y la definición de los mecanismos de toma de decisiones), el mapeo y la definición de los procesos.

En conclusión, estimar el tiempo de implementación de un software ERP como SAP ECC o SAP S/4HANA es algo entre una ciencia y un arte – hemos enumerado algunos elementos importantes pero debido a la importancia del factor humano siempre es muy difícil hacer predicciones fiables.