Shipping (Envío): el procesamiento de pedidos en el proceso SAP Order to Cash

La fase de Shipping (envío o cumplimiento del pedido) juega un papel fundamental en el proceso Order to Cash.

De hecho, representa la conexión con los dos módulos “adyacentes” del proceso, a saber, la gestión de almacenes (WM) y el módulo financiero (FI).

El sistema SAP, precisamente por ser un ERP (un sistema capaz de gestionar todos los recursos de la empresa), permite una visión de 360 grados de lo que ocurre en la empresa, casi en tiempo real.

Por lo tanto, al guardar una orden de venta se obtiene instantáneamente:

• Un cambio en lo que se conoce como Backlog, es decir, la lista de pedidos pendientes; 
• Un cambio en el inventario reservado para los pedidos a nivel de almacén.

Estos valores se utilizan en el sistema con fines de control y gestión.

Si, por ejemplo, tengo un inventario de 10 bicicletas, y hago un pedido de venta de 10 bicicletas, he utilizado todo el stock disponible, o “libre”.

El resultado será que los siguientes pedidos de venta se notificarán como “no disponibles”.

Sin embargo, estas bicicletas siguen estando físicamente en las estanterías, por lo que puedo entrar en el almacén para coger una, aunque el sistema registra que esta bicicleta no es utilizable.

En el momento en que se procesa el pedido, la situación física y contable del almacén cambia.

La fase que denominamos Shipping (envío) dentro del proceso Order to Cash consiste en las actividades de recogida, embalaje y envío o salida de la mercancía.
Esta última actividad es la más importante para nosotros dentro del proceso Order to Cash.

No sólo genera un cambio en el inventario (es decir, la cantidad), sino también y sobre todo un movimiento contable: se abona el valor del inventario y se carga el coste de las mercancías vendidas (“en Ingles, “Cost of Goods Solds” o COGS).

Veamos cómo realizar una contabilización de salida de mercancías y qué información necesitamos.
Las transacciones para gestionar la salida de las mercancías siguen la misma estructura que la de otras funciones del proceso Order to Cash:

VL01N – crear un albarán
VL02N – editar el albarán
VL03N – muestra el albarán.

Por lo general, la salida de la mercancía requiere tres pasos en SAP: creación del albarán, toma de material, es decir, traslado del material del stock del almacén al pedido que se está procesando, y salida real de la mercancía.

Veamos cómo proceder.

1. Utilizo la transacción VL01N – Crear entrega de bonos con referencia a un pedido de cliente. En la ventana de acceso introduciré el número de pedido y la fecha de entrega, que por defecto es hoy.
2. Una vez dentro, el sistema muestra que la cantidad del pedido es, por ejemplo, 1, mientras que la cantidad recogida es cero: ¡esto es correcto porque queremos evitar que un usuario apresurado o distraído pueda llenar pedidos erróneos con un solo clic!
3. A continuación, procedo a “transferir” virtualmente la cantidad del almacén a mi pedido, y para ello creo lo que se llama una Orden de Transferencia. En la barra de comandos de la parte superior, elijo Entorno – Crear orden de transferencia – Guardar.
4. El siguiente paso es automático en el sistema, y me redirige a la pantalla de la Orden de Transferencia: aquí sólo tengo que confirmar guardando la orden generada por el sistema. El botón de guardar se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla.
5. Una vez guardado el pedido, vuelvo a ver mi albarán, entonces utilizaré la transacción VL02N. Vuelvo a comprobar toda la información, en concreto la Cantidad Recogida ha sido modificada esta vez copiando la cantidad introducida en el pedido. Así que en nuestro ejemplo será 1. Si no hay más cambios que hacer, utilizo el comando Publicar salida de mercancías que se encuentra en la parte superior, bajo la barra de comandos.
6. Se ha procesado el pedido, se ha reducido el inventario de existencias y se ha creado el movimiento contable correspondiente.