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SAP S/4HANA y la transformación digital
SAP ayuda a los clientes a gestionar su negocio de una forma sencilla, desarrollando una nueva estrategia, que es su producto S/4 HANA. Esto permite amplificar las posibilidades de asumir nuevos retos y optimizar los procesos de negocios, y en consonancia con la tecnología en la actualidad. Teniendo esto en cuenta, a continuación, te hablo de SAP S/4HANA y transformación digital.
SAP S/4HANA y la transformación digital ¿Qué son?
Para hablar de SAP S/4HANA y transformación digital, me gustaría definir el término “Transformación digital“, esta es una expresión a la que se le dan diferentes significados: representa el hecho de que la tecnología nos permite ahora hacer cosas nuevas.
Por ejemplo, trabajar a distancia, muchos de nosotros pasamos muy poco tiempo en la oficina en 2020, y la forma de tratar con los clientes también está cambiando (por ejemplo, nunca me encontré con las personas a las que formé el año pasado en persona: hablamos por teléfono, WhatsApp, Facebook o videoconferencia).
Desde el punto de vista empresarial, la transformación digital es la forma en que trabajamos, ya que está cambiando y se ve influida por estos cambios de época.
En la práctica, cómo estas nuevas tecnologías cambian los propios puestos de trabajo: algunos desaparecen, otros se automatizan (parcial o totalmente), otros se modifican. En los casos más extremos, representa la aparición de nuevos modelos de negocio.
En las últimas tres décadas, la digitalización de nuestro mundo ha aumentado de forma espectacular.
Tecnologías y macrotendencias
Hay varias macrotendencias y tecnologías especialmente significativas:
Internet de los objetos
No sólo se ha ampliado el número de personas conectadas a Internet, sino también la conexión entre distintos tipos de dispositivos: el llamado “Internet de los objetos”, o Internet of Things (IoT) en inglés.
La Internet de los objetos es la conectividad “inteligente” de los dispositivos inteligentes con los que los objetos pueden “oírse” unos a otros y comunicarse.
Un ejemplo es el aumento del número de electrodomésticos que logran gestionarse a distancia: luces, frigoríficos, cámaras y paneles solares pueden controlarse desde nuestros teléfonos móviles o gestionarse con programas que optimizan su funcionamiento (por ejemplo, apagando las luces de forma automática si no hay nadie en casa).
SAP IoT aprovecha la información procedente de sensores, microcontroladores, comunicaciones móviles y otros dispositivos inteligentes.
Gestionará modelos comerciales predictivos basados en los datos de los sensores adquiridos, y será capaz de dar respuestas eficaces en tiempo real.
Datos masivos
La misma evolución se ha producido en el ámbito profesional, por ejemplo, con un marcado aumento del uso de soluciones robóticas en la industria manufacturera o con un marcado interés en el análisis de enormes cantidades de datos (“Big Data”) por parte de las empresas para extraer información útil.
Se denomina Big Data a la posibilidad de acceder a enormes cantidades de datos procedentes de las más variadas fuentes, como: redes sociales, posts, o incluso información que nosotros mismos somos capaces de recoger sobre nuestros clientes.
La tendencia es extraer toda la información posible de este océano de datos para entender cómo piensan y qué quieren nuestros clientes.
Una vez adquiridos y acumulados estos datos, es necesario comprenderlos e interpretarlos para tomar las decisiones adecuadas.
Hay cuatro tipos diferentes de análisis que sustentan la toma de decisiones automatizada:
- Análisis descriptivo: ¿qué ocurre en mi empresa?
- Análisis de diagnóstico: ¿por qué ocurre?
- Análisis predictivo: ¿qué es probable que ocurra en el futuro basándose en las tendencias y patrones anteriores?
- Análisis prescriptivo: ¿cuál es el mejor curso de acción a elegir para evitar o eliminar futuros problemas?
Servicios gestionados a distancia (en la “nube” o cloud)
Varios tipos de actividades pueden externalizar y gestionarse a distancia: procesos empresariales completos, como la gestión de nóminas o los viajes corporativos, pueden trasladarse a la nube (SAP Concur es un buen ejemplo).
En la práctica, todo un proceso de negocio se ofrece como un servicio (“Business Processas a Service” o en acrónimo BPaaS). Al externalizar, la empresa puede concentrar sus recursos en su actividad principal.
Puede encontrar más ejemplos de servicios en la nube que ofrecen actualmente SAP y otras empresas en otro artículo de este blog.
Automatización de procesos
La automatización de procesos es una solución en la que los robots o los programas se encargan de realizar tareas repetitivas de gran intensidad humana.
Puede utilizar la inteligencia artificial conversacional para interactuar con las personas y el aprendizaje automático para supervisar y mejorar los procesos.
En SAP S/4HANA se puede utilizar para automatizar tareas como, por ejemplo, la conciliación bancaria, es decir, hacer coincidir los movimientos entre las cuentas bancarias y sus saldos entre clientes y bancos.
Existen dos tipos de automatización de procesos:
- Asistido (“Asistente Digital”): Se trata de procesos parcialmente automatizados en los que los robots colaboran con los humanos. El proceso automatizado es activado por un humano, por ejemplo, pulsando un botón.
- Sin asistencia (“trabajador digital”): Se trata de procesos totalmente automatizados en los que los robots trabajan de forma autónoma sin ninguna interacción o supervisión humana.
¿Cuáles son los criterios para automatizar los procesos?
Los procesos estándar y altamente repetitivos deben ser automatizados.
Lo ideal es que se trate de procesos en los que las decisiones se basen en reglas sencillas: por ejemplo, aprobaciones automatizadas que puedan realizarse por debajo de ciertas cantidades o para niveles de riesgo bajos.
También son procesos con un alto volumen de transacciones y pocas excepciones, es decir, con un proceso estable y bien definido.
Un ejemplo sería la tramitación y ejecución de pedidos de compra por debajo de un determinado importe: poco valor, muchas transacciones, proceso estándar que no cambia con el tiempo.
Inteligencia artificial – Aprendizaje automático y conversaciones
El desarrollo de estas tecnologías puede ayudarnos a resolver dos tipos de problemas.
El aprendizaje automático puede guiar a los directivos cuando tienen que tomar decisiones complejas basadas en mucha información.
En la práctica, les ayuda a llegar a conclusiones encontrando la lógica en los datos: por ejemplo, patrones o pautas recurrentes o, a la inversa, encontrar datos que sean significativos y diferentes de otros.
El uso de la inteligencia artificial en las conversaciones (o para usar un lenguaje más técnico, el Procesamiento del Lenguaje Natural) ayuda a los humanos a interactuar con los sistemas informáticos.
Por ejemplo, podemos responder a las preocupaciones y preguntas de los clientes mediante “bots” automatizados cuyas respuestas se basan en el contexto.
Soluciones multidispositivo y multiusuario
Esta tendencia también ha ganado en importancia en los últimos años: los usuarios quieren acceder a la información desde diferentes dispositivos (en la oficina desde su ordenador, mientras se desplazan desde su teléfono móvil, etc.)
También, quieren ver los datos relevantes para su trabajo: por lo tanto, tenemos que repensar la forma de entregar la información dando prioridad al usuario final.
Se presenta con una estructura “en capas”. El más íntimo es el cambio que se consigue de forma instantánea al pasar a una base de datos HANA (una velocidad mayor).
Pero también existe la transformación digital que son más radicales: procesos más rápidos, la posibilidad de introducir nuevos productos o entrar en nuevos mercados (por ejemplo, aprovechando la información que se puede extraer de los datos) o incluso el desarrollo de modelos de negocio totalmente nuevos.
La implantación de SAP S/4HANA no es una empresa fácil: dada la complejidad del software, es fácil verse “superado” por el programa y no conseguir que la tecnología se convierta en una transformación digital efectiva de la forma de gestionar el negocio.
Hay situaciones en las que se inicia el proyecto, se elige el software y el consultor para la implantación y se comienza el trabajo, pero no se consigue poner en marcha, o se completa la implantación, pero los beneficios obtenidos son muy inferiores a los esperados.
A menudo se tienen expectativas irreales sobre el tiempo y el coste de la aplicación. Una implantación “estándar” consigue ser mucho más cara que el propio software, con un coste de hasta el 2 – 3% de la facturación de la empresa.
Tipos de implantación de S/4HANA
Existen varias soluciones posibles para la implantación de S/4HANA. La distinción más relevante es entre las implantaciones in situ, es decir, en las instalaciones de la empresa (on premise) y remotas, en la nube (cloud).
Las cuatro posibilidades que existen actualmente en el mercado son:
- SAP S/4HANA AnyPremise
La implantación local es la opción más natural para los clientes de SAP (es decir, los que ya trabajan con R/3). Muchos (según SAP, más del 50%) optan por hacer una conversión del sistema (brownfield) en lugar de una nueva implementación.
Las ventajas son la mayor seguridad posible (el sistema lo configura la empresa y no se comparte nada), la posibilidad de cambiar las aplicaciones y la forma de gestionar los datos, la probabilidad de reutilizar la infraestructura existente y la oportunidad de escalar el sistema si es necesario.
- Nube SAP S/4HANA
Anteriormente conocida como la “edición esencial”, se trata de una solución “SAAS – software como servicio”. En la práctica, cuanto más se utiliza el sistema, más se paga. La nube se comparte entre varias empresas y la funcionalidad que ofrece el sistema es menor.
Es una solución de bajo coste (al menos en comparación con otras), diseñada para pequeñas empresas o filiales de empresas más grandes. La principal restricción es que no se permiten cambios. Las actualizaciones se realizan de manera automática cada 3 meses. El soporte es gestionado por SAP.
Las principales ventajas son que la implantación es muy rápida y los costes son menores (ya que la nube es compartida). Además, las continuas actualizaciones pueden traer consigo bienvenidas adiciones en el futuro.
- SAP S/4HANA Cloud Extended Edition
Se elige principalmente para las nuevas implantaciones (“greenfield”). En continua evolución (se actualiza dos veces al año) ofrece una amplia funcionalidad, pero como en el caso de SAP S/4HANA Cloud no se puede modificar (y la personalización también tiene limitaciones).
- SAP S/4HANA Private Cloud Edition
Otra opción para los clientes de SAP ERP que quieran cambiar a S/4HANA. La principal ventaja es que quienes la eligen no tienen que preocuparse por la parte técnica de la nube: SAP (o Google Cloud, Microsoft Azure, Amazon Web Services, etc.) se encarga de ello.
Esta solución también es muy segura (la nube no se comparte) pero requiere una mayor inversión inicial.
Es importante señalar que también es posible construir soluciones híbridas: por ejemplo, una empresa puede optar por gestionar los sistemas de desarrollo y pruebas en la nube y querer tener el sistema en producción en las instalaciones (físicamente en la oficina).
También hay que destacar que, para muchos, la solución en la nube no es implementable -por ejemplo, para los que trabajan con datos sensibles, los que tienen restricciones legales (no pueden usar nubes fuera de las fronteras nacionales), los que tienen procesos muy complejos y buscan un nivel avanzado de personalización del sistema, etc.
S/4HANA también permite trabajar con la interfaz Fiori (Fiori UX).
