SAP Portfolio and Project Management (SAP PPM) – Para la gestión de proyectos y carteras de proyectos

SAP Portfolio and Project Management (SAP PPM) es una de las soluciones que ofrece SAP para ayudar a las empresas. Para que estas puedan desarrollar nuevos productos y servicios de forma rentable, optimizando el uso de los recursos disponibles.

La actualización en el sistema SAP Portfolio and Project Management PPM

Inicialmente, SAP Portfolio and Project Management se trataba de dos soluciones separadas que han sido fusionadas por SAP y pertenece a la familia de la gestión del ciclo de vida del producto. También ayuda a tener una mayor integración entre los procesos, vinculando la Gestión de Proyectos con las Finanzas y la Logística.

SAP PPM da soporte a todo el ciclo de vida del proyecto. Empezando por la fase inicial (idea), creación de la propuesta, planificación detallada, ejecución del proyecto, seguimiento continuo y cierre.

¿Cuál es el objetivo principal de SAP PPM?

Al igual que muchas soluciones de SAP, puede implantarse “en la nube” (solución cloud), en las instalaciones de la empresa o con soluciones híbridas. SAP PPM está diseñado para ser utilizado por diversas industrias (TI, construcción, desarrollo de productos industriales, investigación y desarrollo, etc.).

SAP PPM también ayuda a gestionar de forma centralizada todos los proyectos activos (“Gestión de la cartera”). Permitiendo la visualización en tiempo real del progreso y los costes actuales y estimados. De este modo, es posible definir qué proyectos priorizar para alcanzar los objetivos de la empresa.

Empezando por elaborar nuevos productos, entrar en nuevos mercados, alcanzar los objetivos de facturación o de cuota de mercado, etc. Y crear informes con la información necesaria para los directivos y cualquier persona que tenga que tomar decisiones.

Detalles de los informes

Estos informes tienen varios formatos: “cuadros de mando” (paneles de control tipo tablero con varios indicadores), tablas de datos, gráficos de varios tipos, etc. Además, es posible equilibrar la cartera de proyectos.

Por ejemplo, si se llega a la conclusión de que la empresa está desarrollando demasiados proyectos con un perfil de riesgo elevado. También se utiliza para confirmar que las necesidades financieras de los distintos proyectos activos (lo que hay que pagar y cuándo) pueden cubrirse con el presupuesto disponible.

¿Cómo opera SAP Portfolio and Project Management?

En la práctica, la gestión de la cartera de proyectos permite responder a preguntas como cuántos proyectos activos hay, cuál es su situación. Incluso, si tenemos capacidad residual para desarrollar otros proyectos, si el ritmo de las futuras entregas será sostenible, etc.

SAP PPM también permite realizar simulaciones. Por ejemplo, puede ser necesario ver qué pasaría si se retrasa un proyecto 3 meses: ¿cuál sería el impacto económico? ¿Y el impacto en otros proyectos activos?

A nivel de gestión de proyectos, permite visualizar las actividades mediante el típico diagrama de barras GANTT. Lo que permite identificar rápidamente qué camino es crítico. Además, facilita el intercambio de documentación entre los distintos participantes en el proyecto.

Beneficios de trabajar con la herramienta SAP PPM

En cuanto a la gestión de los recursos humanos, SAP PPM ayuda a las empresas a optimizar el uso de los recursos humanos. Comprobar la disponibilidad del personal necesario para las distintas actividades. Evitando los cuellos de botella (situaciones en las que un recurso tendría que trabajar en dos proyectos al mismo tiempo).

Para ello, SAP PPM también define varios roles (consultor, director de proyecto, ingeniero, etc.). Y comprueba si las actividades asignadas a los distintos roles son compatibles con la capacidad disponible.

SAP PPM permite una gran flexibilidad en su estructura

Se pueden crear varias carteras de proyectos, y dentro de las carteras hay “cubos”.  Los cubos pueden representar varias cosas en función de las necesidades de la empresa.

Pueden llegar a ser representar un departamento, un área de negocio, una marca, etc. Dentro de los cubos puede haber uno o varios proyectos, mientras que una “iniciativa” es el nombre que recibe un conjunto de proyectos.