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SAP Order to Cash: Una introducción
El SAP Order to Cash, también conocido como OTC u O2C, es uno de los procesos más relevantes en las empresas. Ya que se trata precisamente de la distribución de un bien o servicio, contra un cobro… podemos decir la razón de ser de una empresa.
¿En qué casos puede ser útil SAP Order to Cash?
Tanto si se trata de la venta de un bien tangible como de la prestación de un servicio. En todos los casos, el proceso SAP Order to Cash define y traza los pasos para la realización de este propósito. Pues desencadena un gran número de integraciones con diferentes áreas de negocio.
SAP Order to Cash, un proceso independiente
Por este motivo, las principales empresas de ERP, como Oracle, Microsoft Dynamics GP, Workday. Y, por supuesto, SAP, integran este proceso en su solución o lo ofrecen como un módulo independiente. SAP Order to Cash es el punto de integración entre los dos módulos de Finanzas (FI) y Comercial (SD).
¿Qué labores realiza el módulo de finanzas?
El módulo de Finanzas ayuda a mantener la contabilidad interna, mientras que el de Ventas y Distribución cubre todas las cuestiones relacionadas con los contratos. Incluyendo la gestión de pedidos, la fijación de precios y la estructura de ventas de una empresa en general.
El proceso de SAP Order to Cash comprende los siguientes pasos:
1. Solicitud de bienes (verbal o escrita)
2. Oferta (Oferta SAP)
3. Creación de pedidos de venta (pedido de venta SAP)
5. Salida de mercancías (salida de mercancías SAP)
6. Facturación (SAP Billing)
Beneficios de trabajar con SAP Order to Cash
Una de las ventajas de utilizar este proceso es que, la creación de un pedido de venta podría generar cambios. Estas modificaciones se ejecutarán en el módulo de planificación de la producción (PP). Y, si la mercancía no está disponible, podría generar una orden de necesidad de producción.
Por otro lado, el cumplimiento de las mercancías crea un cambio en el nivel de inventario, y un movimiento contable en el diario, y así sucesivamente. Veamos los pasos uno por uno, y cómo se traducen en las funciones de SAP.
VA11: Petición y consulta de bienes en SAP
La solicitud de productos suele hacerse verbalmente o por escrito, por ejemplo, a través de un correo electrónico dirigido a nuestro departamento de ventas. Sin embargo, a veces ocurre que el cliente, o el cliente potencial, llama sólo para obtener información general sobre un artículo, o su precio.
A nivel de sistema, no estamos obligados a hacer nada, pero tenemos la “posibilidad” de crear una investigación. La consulta es un documento interno de la empresa, que no tiene valor legal frente a la otra parte, y se utiliza para registrar información sobre los productos en los que nuestros clientes podrían estar interesados.
¿Qué debo tener presente al solicitar una consulta?
Atención: La solicitud y consulta de bienes no se trata de un presupuesto A menos que nuestro interlocutor haya expresado su interés en recibir una oferta formal. Si queremos registrar una consulta en SAP utilizaremos la ruta:
Logística → Comercial → Ventas → Consulta → Crear.
También podemos utilizar directamente la transacción VA11. La información que registramos en la consulta es esencialmente el material y la cantidad en la que nuestro cliente potencial ha mostrado interés.
El “Presupuesto” (VA21) en SAP Order to cash
El presupuesto se crea si el cliente se pone en contacto con nosotros solicitando información sobre el coste del bien o servicio que podemos proporcionar. En este punto, a nivel de sistema, crearemos un documento llamado Presupuesto, que contiene casi toda la información que luego se introducirá para formalizar el pedido:
- Material
- Cantidad solicitada,
- Precio del mismo,
- Posible fecha de entrega si se especifica,
- Comprador
- Destinatario de la mercancía,
- Condiciones de pago
¿Cómo crear una oferta?
La cotización también contiene información sobre el tiempo de validez, el presupuesto es un documento que tiene valor legal entre las partes. Si el destinatario confirma su aceptación, estamos obligados a prestar el servicio o el bien según los términos especificados en el documento.
En SAP Order to Cash, podemos acceder a la función de creación de ofertas siguiendo la ruta del menú. O simplemente tecleando directamente el código de transacción VA21
Logística → Comercial → Ventas → Oferta → Crear.
¿Qué es el Pedido de venta (VA01)?
El pedido de venta es también un documento legal que formaliza el acuerdo de suministro del bien. En SAP Order to Cash, el pedido se denomina Pedido de Venta, y contiene la misma información que el presupuesto, además de la confirmación de la fecha de entrega.
Crear un pedido de venta
El pedido de cliente en SAP puede crearse con o sin referencia a un documento anterior. Directamente, es decir, introduciendo manualmente toda la información necesaria con referencia a una cita.
En este caso, la información se copiará automáticamente del documento anterior y sólo tendrá que comprobar y confirmar los datos, por ejemplo, la fecha de entrega.
La firma del contrato SAP
Un contrato es un acuerdo entre dos partes sobre el suministro de un bien o servicio en un plazo determinado y a un precio definido. Con referencia a un Contrato de suministro (Plan de entregas SAP).
En realidad, se trata también de un contrato que, sin embargo, a diferencia del anterior, estipula cantidades y fechas en el tiempo. El código de transacción para crear la orden SAP es VA01, o se puede acceder a él siguiendo la ruta habitual:
Logística → Comercial → Ventas → Pedido de cliente → Crear.
¿De que se trata la evasión de mercancías (VL01N) en SAP?
La evasión de mercancías es la formalización del acuerdo previamente creado con el cliente. Representa el momento en que nuestra mercancía sale físicamente del almacén para ser entregada. Esta acción también tiene un valor contable en SAP.
Porque es en este momento, cuando se registra el valor de la venta, contra el coste de la mercancía vendida (COGS). Este paso en SAP representa, el punto de contacto entre los módulos SD (Ventas y Distribución) y FI (Finanzas) que mencionamos al principio del artículo.
Shipping o despacho de mercancía
La expedición de mercancías, definida en SAP por el término inglés Shipping, consta de varios pasos: el primero es responsabilidad del departamento de ventas. Por lo que es parte integrante del proceso de OTC: es la creación de la entrega de salida (albarán).
El albarán de entrega autoriza a los empleados del almacén a proceder a la parte práctica: la manipulación física y la expedición de la mercancía. La transacción para la creación de la entrega de salida tiene el código VL01N, o puede ser alcanzada desde la ruta:
Logística → Ventas y distribución → Envío y transporte → Entrega de salida → Crear con referencia al SO
El último movimiento: Facturación (VF01)
Finalmente, llegamos al último paso de nuestro proceso, que es la facturación del pedido. La factura contiene los datos del comprador, las condiciones de pago y la referencia a las mercancías que se pagan. Aquí termina el proceso dentro del módulo SD y continuará en el módulo Finanzas.
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