SAP ERP Financials: Realización de operaciones contables en SAP

Menú de acceso a las operaciones en SAP. Se destacan las tres aplicaciones de Logística, Contabilidad y RRHH. El ERP de SAP consta de tres aplicaciones operativas principales, dentro de las cuales se encuentran los numerosos componentes (o módulos, como se conocen en SAP R/3) y todos los procesos operativos que se llevan a cabo en una empresa. Uno de ellos es SAP ERP Financials.

Estos procesos operativos se agrupan por tipos. En concreto, ya he hablado en este post de los elementos que contiene cada tipología, o aplicación.

Así, todo lo relacionado con la gestión de almacenes, ventas, adquisición de mercancías, etc; se agrupa en la aplicación de Logística.

Todos los procesos relacionados con el seguimiento de la actividad de los empleados, las horas, los salarios y la contratación se agrupan en la aplicación de gestión del capital humano, es decir, los recursos humanos.

Por último, los procesos relacionados con la contabilidad, el control de la gestión, pero también la gestión de proyectos y el análisis financiero de la cadena de suministro, se agrupan en la “contabilidad” o aplicación Contabilidad.

Esta estructura también puede verse de forma fácil en el menú de acceso de SAP.

De hecho, las funciones operativas se agrupan en tres opciones de menú. Todos los demás elementos se refieren a funciones de programación.

En este post, vamos a ver con un poco más de detalle lo que contiene la aplicación de Contabilidad de SAP ERP.

Aplicación de contabilidad de SAP ERP Financials

Generalmente utilizamos la aplicación de Contabilidad de ERP de SAP para realizar funciones como:

• Contabilidad (o contabilidad externa)
• Control de gestión (o contabilidad interna)
• Gobierno corporativo (o gobernanza empresarial)
• Tesorería
• Gestión del crédito

La contabilidad se lleva a cabo en el componente Finanziala de SAP ERP (módulo FI). Aquí encontramos ambas funciones dedicadas a la contabilidad real (FI), o al control de gestión (CO). Además, desde las últimas versiones de SAP R/3, también se han integrado en este componente otros procesos contables auxiliares. Por ejemplo, la gestión de la tesorería.

Las funciones FI permiten registrar cualquier movimiento contable de la empresa, asociarlo a una cuenta y, en consecuencia, a un grupo de cuentas de forma precisa y metódica. Al final del año, será posible crear los informes legales necesarios para el cierre del balance.

Principales funciones de CO

Las funciones de Control de Gestión (CO), por su parte, se centran en la evaluación del éxito de nuestra actividad. 

Las principales funciones de este módulo, es decir, el registro de los costes, el rendimiento, las inversiones, etc; son todos aquellos elementos imprescindibles para tener una visión estratégica del rendimiento de nuestra empresa, para tomar decisiones estratégicas y para orientar mejor el negocio.

Para ello, los procesos de IF también se conocen como contabilidad externa, ya que generan una serie de información que se trasladará al mundo exterior de la empresa: datos del balance, cálculos de IVA e impuestos, etc. 

Los procesos de CO, en cambio, también se conocen como contabilidad interna, ya que apoyan en primer lugar la generación de información útil para las decisiones estratégicas de la empresa y, por tanto, están destinados a permanecer dentro de la propia empresa.

Otros datos que pueden agregarse mediante ERP de SAP son los que cumplen con determinadas normativas nacionales o internacionales. Esto incluye las funciones de gestión de riesgos (riesgo operativo, riesgo estratégico, etc.); la estructura de acceso al sistema; el control de los procesos, etc. 

Estas y otras funciones forman parte del gobierno corporativo, también conocido como SAP GRC.

Los procesos de tesorería (SAP TR) tienen como objetivo crear planes financieros, asegurar el correcto flujo de caja, controlar la liquidez de la empresa y así salvaguardar su solvencia, etc.

Cabe destacar el papel de la función de gestión de créditos de SAP (SAP RM), que desempeña un papel muy importante en el seguimiento de los procesos hoy en día, en especial tras el alto grado de automatización de estos procesos. 

Las funciones de este módulo van desde el clásico seguimiento de la solvencia de los clientes hasta temas más complejos como la facturación electrónica, los pagos en línea, etc.

Por supuesto, hay muchos otros procesos que forman parte de la aplicación SAP ERP Financials. Por ejemplo, el módulo de gestión de proyectos (PS) o el módulo de seguimiento financiero de la cadena de suministro (FSCM). 

No hablo de ellas en este post, ya que son procesos específicos de ciertas empresas, mientras que he preferido ilustrar las funciones que son específicas de la mayoría de las empresas que utilizan SAP, y que de seguro encontrará si se encuentra trabajando en una empresa que utiliza este software.