SAP ERP Financials. Realización de operaciones contables en SAP

El ERP de SAP consta de tres aplicaciones operativas principales, dentro de las cuales se encuentran los numerosos componentes (o módulos, como se conocen en SAP R/3) y todos los procesos operativos que tienen lugar en una empresa.

Estos procesos operativos se agrupan por tipos. Nello specifico ho gia’ parlato in questo post degli elementi contenuti in ciascuna tipologia, o applicazione.

Por lo tanto, todo lo relacionado con la gestión de los almacenes, las ventas, la adquisición de mercancías, etc., se agrupa en la aplicación de logística.

Todos los procesos relacionados con el seguimiento de la actividad de los empleados, las horas, los salarios y la contratación se agrupan en la aplicación de gestión del capital humano, es decir, los recursos humanos.

Y por último, todos los procesos relacionados con la contabilidad, el control de la gestión, pero también la gestión de proyectos y el análisis financiero de la cadena de suministro, se agrupan en la aplicación “contabilidad”.

Esta estructura también puede verse en el menú de acceso de SAP, como puede verse en la imagen anterior. Las funciones de gestión se agrupan en tres opciones de menú. Todos los demás elementos se refieren a funciones de programación.

En este post, vamos a ver con un poco más de detalle lo que contiene la aplicación SAP ERP Accounting / Contabilidad.
Generalmente utilizamos la aplicación de Accounting para realizar funciones como:

• Contabilidad (contabilidad externa)
• Control de gestión (contabilidad interna)
• Gobierno corporativo
• Tesorería de la empresa
• Gestión del crédito

La contabilidad se lleva a cabo en el componente financiero de SAP ERP (módulo FI). En este caso, encontramos ambas funciones dedicadas a la contabilidad propiamente dicha (FI), o al control de la gestión (CO). Además, desde las últimas versiones de SAP R/3, se han integrado en este componente otros procesos contables auxiliares. Por ejemplo, la gestión de la tesorería (cash flow management).

Las funciones FI permiten registrar cualquier movimiento contable de la empresa, asociarlo a una cuenta y, si es necesario, agrupar las cuentas de forma precisa y metódica. Al final del año, es posible crear los informes legales necesarios para el cierre de las cuentas.

Las funciones de Control de Gestión (CO) se centran en la evaluación del éxito de nuestro negocio. Las principales funciones de este módulo, es decir, el registro de los costes, el rendimiento, las inversiones, etc., son todos aquellos elementos imprescindibles para tener una visión estratégica del rendimiento de nuestra empresa, para tomar decisiones estratégicas y para dirigir mejor la propia empresa.

Para ello, los procesos de FI también se conocen como contabilidad externa, ya que generan una serie de información que se trasladará al mundo exterior de la empresa: datos del balance, cálculos de IVA e impuestos, etc. Los procesos de CO, en cambio, también se conocen como contabilidad interna, ya que apoyan principalmente la creación de información útil para las decisiones estratégicas de la empresa y, por lo tanto, están destinados a permanecer dentro de la propia empresa.

Otra información que puede agregarse mediante SAP ERP es la que cumple con determinadas normativas nacionales o internacionales. Esto incluye las funciones de gestión de riesgos (riesgo operativo, riesgo estratégico, etc.); la estructura de acceso al sistema; el control de los procesos, etc. Estas y otras funciones forman parte del gobierno corporativo (corporate governance), también conocido como SAP GRC.

Los procesos de tesorería (SAP TR) tienen como objetivo crear planes financieros, asegurar el correcto flujo de caja, controlar la liquidez de la empresa y así salvaguardar la solvencia de la misma, etc.

Cabe destacar el papel de la función de gestión de créditos de SAP (SAP RM), que desempeña un papel muy importante en el seguimiento de los procesos hoy en día, especialmente tras el alto grado de automatización de estos procesos. Las funciones de este módulo varían desde el clásico seguimiento de la situación de solvencia de los clientes hasta cuestiones más complejas como la facturación electrónica, los pagos en línea, etc.

Por supuesto, hay muchos otros procesos que forman parte de la aplicación SAP ERP Financials. Por ejemplo, el módulo de gestión de proyectos (PS) o el módulo de seguimiento financiero de la cadena de suministro (FSCM). No los mencionaré en este post, ya que son procesos específicos de ciertas empresas. En su lugar, he optado por ilustrar funciones que son específicas de la mayoría de las empresas que utilizan SAP, y que casi seguramente encontrará si se encuentra trabajando en una empresa que utiliza este software.