SAP Business One: ¿qué es?

Business One, a veces escrito como B1, es la solución de SAP para las pequeñas y medianas empresas.

Nació hace más de veinte años fuera de la familia de productos de SAP: en realidad era un software escrito por una empresa israelí, cuyo nombre original era Menahel (Gestor) y que posteriormente fue rebautizado como TopManage cuando la empresa desarrolladora empezó a venderlo fuera de las fronteras nacionales.

Adquirida por SAP en 2002, fue rebautizada como SAP Business One y convertida en apariencia gráfica para tener menús con los mismos colores y apariencia que otros productos SAP.

La decisión de SAP de comprar este software vino determinada por el deseo de la empresa de Walldorf de entrar en el segmento de las pequeñas y medianas empresas. En Italia, los clientes de Business One son empresas que tienen entre unas decenas y unos cientos de empleados y un volumen de negocio de entre diez y unos cientos de millones de euros.

¿Cuáles son los objetivos de las PYME que implantan Business One?

Yo diría que los principales son:

• Mantener los costes de los productos bajo control
• Medir los indicadores clave de rendimiento de la empresa (KPI)
• Trabajar con un sistema integrado basado en datos únicos y compartidos.

Desde el punto de vista del análisis de costes, Business One permite gestionar todos los documentos vinculados a un pedido, un elemento esencial para el control de costes. También permite conocer al instante la situación del inventario para evaluar el valor de las materias primas, los productos semielaborados y las existencias. También es posible, por ejemplo, conectar Business One con los dispositivos de recogida de datos de la línea de producción para analizar instantáneamente la información de producción y mejorar la eficacia de la planificación.

En cuanto a la unicidad de los datos, Business One evita trabajar con decenas de archivos diferentes de Excel, Word, etc. Como se comparten entre todos los empleados, un director de ventas puede, por ejemplo, comprobar al instante cuándo estará listo un producto para su entrega a un cliente potencial.

La fiabilidad de los datos puede ser especialmente importante para las empresas que deciden hacerse públicas, asumiendo la responsabilidad legal de la exactitud de los datos que aparecen en los estados financieros y otros documentos oficiales.

En cuanto a la arquitectura, la estructura de Business One es Cliente-Servidor: los ordenadores (pero también los teléfonos móviles, las tabletas, etc.) se conectan con un servicio que procesa las solicitudes. Esto es lo que se llama una arquitectura de dos niveles (Two-tier) – sustancialmente diferente de la arquitectura de tres niveles que caracteriza a los “hermanos mayores” de la familia SAP que separan la capa de aplicación (la que realiza las operaciones requeridas por los usuarios) de la capa de Base de Datos (donde se almacena toda la información de la empresa

Business One está disponible, previa solicitud, con la opción HANA, la “data base in memory” (base de datos en memoria). Se trata de una base de datos gestionada en memoria RAM y no en un disco duro para el análisis de datos empresariales en tiempo real.

En este caso, tanto las transacciones como las operaciones de análisis de datos se realizan en SAP HANA. Esta solución es especialmente útil si es necesario tener resultados en tiempo real con grandes cantidades de datos.

También existe una solución intermedia: se puede implementar el sistema con un servidor de base de datos SQL y un servidor analítico con SAP HANA.

Además, tenemos una versión en la nube, que podría ser un punto de partida para probar la funcionalidad sin invertir en una nueva infraestructura de hardware.

Por último, se desarrolló un escenario que permite instalar Business One en las sucursales locales de una empresa que trabaja en cambio con una solución SAP más avanzada (por ejemplo, S/4HANA Enterprise Management) en la empresa matriz.

¿Qué aspecto tiene la pantalla de Business One?

En la parte izquierda se encuentra un menú de navegación con la selección del aspecto de la empresa que se quiere analizar (ventas, finanzas, etc.). En la zona central encontrará un panel de control con los datos de la empresa correspondientes a su negocio.

En la parte derecha hay un buscador, el área de mensajes y enlaces a funciones de uso frecuente.