¿Qué son los IDOCs en SAP?

SAP es un estándar global al momento de visualizar y gestionar procesos de negocios electrónicos. Es por eso, que se estableció el formato IDOCs.

¿Qué es IDOCs?

IDOCs significa “documentos intermedios”. Es un formato estándar para codificar la información.

Permite el intercambio de datos entre dos sistemas SAP (por ejemplo, dos principales del mismo sistema, o dos sistemas diferentes) o entre un sistema ERP SAP y otro sistema ERP no SAP.

Si el flujo de datos se produce entre un sistema SAP y otro que no lo es, también es necesario utilizar la interfaz EDI (Electronic Data Interchange).

En la práctica, un IDOC es solo un contenedor que puede llenarse con datos ASCII y que permite el flujo de información entre dos ordenadores.

Como el formato es ASCII, el archivo también logra abrirse con un editor de texto normal si es necesario.

Además de los datos propios (denominados registros de datos), un IDOC también consta de información de control (los denominados “registros de control”, es decir, información como el remitente, el destinatario y la definición del número y el tipo de IDOC) e información de estado (“registros de estado”, que registran el paso del documento por los sistemas de origen y destino y si hay errores).

Los datos pueden ser transaccionales (por ejemplo, pedidos de venta) o información de los datos maestros.

Tipo de IDOC

El campo Tipo de IDOC define cómo los datos contenidos en el documento deben ser interpretados por el sistema.

Por ejemplo, el tipo de IDOC ‘MATMAS01’ indica que estamos transfiriendo información de los Datos Maestros de Materiales.

La estructura de los datos del registro de datos siempre es la misma, sin importar el tipo de IDOC y de los datos contenidos.

Se utilizan segmentos de longitud estándar, una parte inicial que define el tipo de datos, seguida de una parte de longitud estándar de 1000 caracteres con los datos propios dichos. Es decir, los datos pueden continuar en varias líneas.

En la terminología de SAP, los IDOCs generados por nuestro sistema se denominan ‘Outbound’ y los entrantes ‘Inbound’.

En cuanto al EDI (Intercambio Electrónico de Datos), es solo un estándar para el intercambio de datos.

Una interfaz (también llamada “componente” o “subsistema”) permite a los sistemas SAP y no SAP comunicarse “traduciendo” los IDOCs a un formato EDI. Esta interfaz no ha sido desarrollada por SAP.

Es posible adaptar IDocs a nuestras necesidades. Se trata de la típica “personalización” (adaptación del sistema a las necesidades de la empresa).

Por ejemplo, se pueden crear filtros tanto para la entrada como para la salida, o crear reglas de conversión para reemplazar valores en uno o varios campos del documento.