¿Qué significa Target Operating Model (modelo de funcionamiento objetivo)?

Cuando se trabaja con un software ERP, sea cual sea nuestra función, siempre es necesario saber “por qué hacemos lo que hacemos”. Por eso, te invitamos a leer los siguientes párrafos en los que te explicamos el significado de Target Operating Model.

¿Por qué es necesario tener esto claro?

Saber el porqué puede ayudar a los directivos a comprender las ventajas de adoptar un nuevo software, a los usuarios finales a cambiar su forma de trabajar, a los consultores a configurarlo de la mejor manera, etc.

Si la respuesta no está clara, surgirán varios problemas, como por ejemplo estos:

•  Los directivos no ayudarán a la implantación.
•  Los empleados se resistirán y seguirán utilizando los antiguos procesos.
•  Las prioridades no están claras y los resultados de la implantación no se ajustarán a las necesidades de la empresa.

¿Cuáles son los puntos que se toman en cuenta antes de hacer la implantación de un ERP como SAP?

Antes de implantar un ERP como SAP, uno de los principales pasos es definir por qué se necesita un cambio: reconocer tanto lo que la empresa no está haciendo, y definir lo que necesita empezar a hacer como lo que está haciendo y necesita dejar de hacer.

Evidentemente, el cambio puede estar motivado por diversos factores, incluso concomitantes: cambios legales, nuevas tecnologías, cambios en el mercado en el que operamos (por ejemplo, llegada de nuevos competidores), etc.

A menudo se trata de factores externos, pero también puede haber factores internos: ejemplos de factores internos son la necesidad de estandarizar y armonizar los procesos en una empresa de rápido crecimiento, optimizar los costes de funcionamiento o ayudar a los directivos a analizar los parámetros clave de la empresa.

¿Qué se hace cuando se logra definir la razón del cambio?

Una vez definido el motivo del cambio, es posible responder a la siguiente pregunta: ¿cómo queremos que sea nuestra organización cuando el programa de implantación del ERP haya finalizado?

Este ejercicio de definir el estado en el que nos gustaría que estuviera la empresa tiene varios nombres en inglés, como “business end state”, “strategy plan” y “Target Operating Model”.

¿Qué es y cómo se ejecuta el Target Operating Model?

El Target Operating Model (modelo de funcionamiento objetivo) es una descripción de cómo nos gustaría que funcionara nuestra organización. En la práctica tiene tres componentes:

1. Procesos: ¿Cuál es la mejor forma de trabajar? ¿Es necesario centralizar o descentralizar los procesos? ¿Deben añadirse nuevas o modificarse las existentes? El documento que define los procesos tal y como deben ser se llama Lista Maestra de Procesos de Negocio.
2. Personas: ¿Cuál es la mejor manera de organizar a las personas para que apoyen los procesos que queremos implantar? Es necesario definir cómo debe estructurarse la organización a distintos niveles (global, regional, local).
3. Tecnología: ¿Cuáles son las mejores herramientas (hardware y software) para lograr el resultado deseado? ¿Qué actividades se pueden automatizar?

El Target Operating Model se adapta a la necesidad

Obviamente, el Target Operating Model no es un documento rígido e inflexible, ya que puede ser necesario adaptar ciertos procesos a las condiciones locales. Por tanto, es necesario definir qué procesos se consideran globales (y, por tanto, “intocables”) y cuáles son locales (y, por tanto, adaptables a las condiciones del mercado y a la forma de trabajar).

Lo ideal es que los procesos locales no sean totalmente independientes, sino que se ofrezcan opciones de personalización.

¿Cómo influye la parte tecnológica en la implantación?

También desde el punto de vista tecnológico, hay varias razones por las que los sistemas de hardware o software de una sede de la empresa pueden ser diferentes del resto. Puede tratarse, por ejemplo, de una empresa que ha sido comprada, de una filial local que ha implantado un ERP diferente debido a restricciones presupuestarias, de un escenario en el que varias empresas o divisiones pertenecientes al mismo grupo trabajan como empresas separadas, etc.

El modelo de funcionamiento debe considerar estos escenarios y, si es necesario, debe pensarse en etapas: cuáles son las bases para empezar y cómo construir un sistema escalable, cómo mejorar después con pasos incrementales y, finalmente, cómo alcanzar el objetivo final.

Factores a evaluar para la toma de decisión

Es importante tener en cuenta que la implementación de SAP también puede ser sólo una parte del Modo Operativo Objetivo – podría, por ejemplo, ser una condición previa, o podría haber varios cambios a implementar sin relación con SAP.

Por tanto, es necesario evaluar qué partes de nuestro objetivo dependen de SAP y cómo afectarán estos cambios a la rentabilidad de la empresa.

Por último, es importante comentar que, aunque el Modelo Objetivo suele ser un documento muy extenso, es necesario poder exponer en qué ideas se basa. Por ejemplo “reaccionar a los cambios del mercado más rápido que la competencia” o “simplificar la cadena de suministro”.

¿Qué se necesita para organizar la implantación de un ERP?

En resumen, los distintos elementos que necesitamos para organizar correctamente la implantación de un ERP son un motivo (por qué queremos hacerlo), una visión de hacia dónde queremos ir (el Objetivo) y cuáles son los principios en los que se basará nuestro trabajo.