¿Qué es un software ERP (Enterprise Resource Planning)?

Existen ciertos procesos centrales de cualquier negocio que resultan vitales para la operación de una empresa. Entre ellos las ventas, las finanzas, la fabricación, las compras, los RR. HH., la cadena de suministro y más. Un software ERP es un programa informático que ayuda a integrar y a gestionar eficientemente esos procesos.

ERP: Definición

Las siglas ERP significan en español “planificación de los recursos empresariales”. Es un sistema software que puede facilitar y optimizar la gestión de todos los procesos de la empresa con mayor eficiencia, obtención instantánea de información estratégica, agilidad, velocidad y colaboración entre departamentos. Con la finalidad de tener alta competitividad.

Importancia del ERP

Es como si el ERP fuese el sistema central nervioso de tu empresa: brinda la inteligencia, automatización e integración fundamentales para realizar diaria y eficientemente las operaciones del negocio.

Todos o la gran mayoría de datos de las organizaciones han de residir en ese sistema ERP, con el fin de brindar una “fuente única de verdad” (a single source of truth). Básicamente, el ERP es útil por las razones que verás a continuación:

• El departamento de ventas puede gestionar con eficacia y eficiencia los pedidos de clientes.
• El departamento de finanzas tendrá todos los datos financieros bajo control para cerrar rápidamente los libros.
• El departamento de compras puede pagar a tiempo y correctamente a cada proveedor.
• Logística conocerá en todo momento las cantidades de mercancías y dónde se encuentran.
• En gerencia se necesita ver instantáneamente qué rendimiento tiene la empresa, a fin de tomar oportunas decisiones.
• Los accionistas y bancos se benefician de este al recibir preciosos registros financieros mediante los análisis y datos confiables del mismo.

¿Cómo funciona un sistema ERP?

El sistema se compone de módulos o aplicaciones integradas de negocio. Estas comparten una base común de datos y se comunican entre sí.

Cada módulo generalmente está enfocado en cierta área de negocio, pero en conjunto todos trabajan utilizando datos iguales. Pues el objetivo es satisfacer las necesidades que tiene la empresa.

Puedes elegir los módulos que desees para tu empresa, agregar más y escalar de acuerdo a lo necesario. Estos sistemas ERP igual admiten específicos requisitos de industrias. Eso lo hacen como parte de una funcionalidad central o mediante las extensiones de las aplicaciones integradas fluidamente.

Ahora bien, puedes comprar el software ERP usando modelos de suscripción como servicio o con modelos de licencia.

5 señales que revelan la necesidad de un ERP

Varias empresas comienzan a utilizar herramientas sencillas e independientes en la gestión de sus procesos. Sin embargo debes prestar atención a las señales que te demuestran que necesitas un ERP. Estas 5 señales revelan que debes sustituir las otras herramientas por un ERP si:

1. Posees procesos manuales muy complejos y con muchos datos.
2. Estás destinando mayor tiempo en actividades cotidianas que no añaden valor.
3. Algunos procesos del negocio se te escapan.
4. Pierdes oportunidades que rápidamente desaparecen.
5. Tienes bastantes preguntas sobre el negocio y no puedes obtener respuestas.

Beneficios de la implementación del sistema ERP

No solo es importante que sepas qué es ERP, sino también los beneficios de implementar este sistema. Los cuales pueden visualizarse acá:

• Disponibilidad de información estratégica de mayor alcance y profundidad: Elimina los “silos” de información, obtiene rápidas respuestas a preguntas críticas del negocio y consigue una sola fuente de verdad.
• Reducción de los riegos: Aumenta la visibilidad para controlar el negocio, garantizando que se cumplan requisitos regulatorios.
• Mejor agilidad: En tiempo real, da acceso rápido hacia los datos con operaciones eficientes. Logra identificar velozmente oportunidades nuevas y reacciona a estas.
• Mayor productividad: Automatiza y optimiza los procesos centrales del negocio. De ese modo, ayuda a la gente de la organización a lograr más con pocos recursos.
• Informes: Agiliza los informes de negocios y financieros, compartiendo resultados fácilmente. Además, permite actuar según la información estratégica para mejorar, en tiempo real, el rendimiento.
• IT más sencillo: Usando aplicaciones ERP integradas, las cuales comparten base con datos, puede simplificar la IT y hacer más fácil trabajar.

Tipos diferentes de ERP

Existen distintas formas de implementar los modernos modelos de ERP, como on-premise, desde la nube o híbrido. Es importante que trates de analizar los diferentes escenarios, para elegir el tipo correcto. Debes tratar de implementar la opción que más te convenga y traiga beneficios a tu negocio.

Desde la nube

¿Qué es ERP desde la nube? En este el funcionamiento del software ocurre en alguna plataforma informática desde la nube del proveedor. El mantenimiento de ese sistema se maneja por proveedor.

Igualmente, existe la oportunidad de usar alguna nube privada o pública, que está obteniendo aceptación por sus costos iniciales bajos.

On-premise

El ERP on-premise es ese modelo tradicional en el que tú controlas todo al implementar este software. El software ERP se instala en el centro de los datos, donde tú desees ubicarlo. Mientras que el mantenimiento y la instalación del software y hardware son responsabilidad del personal.

Híbrido

Conocer qué es ERP híbrido implica comprender que es para empresas que desean los dos tipos previos de ERP.

Pues la mezcla de ambos, el ERP híbrido, les ayuda a cumplir con las necesidades que tienen sus negocios.  Con este, algunos datos y aplicaciones estarán on-premise y otros en nube.

¿Cuánto cuesta un ERP?

La respuesta a qué es ERP y cuánto cuesta depende de diferentes factores. Por ejemplo, el proveedor del software, los módulos escogidos y el método seleccionado para su implementación.

Generalmente, el ERP desde la nube implica costos inferiores a los del ERP on-premise, tanto operativos como de capital. Ya que no hay que comprar hardware ni contratar expertos internos costosos de TI. Así que mejora el TCO y el ROI, que deben calcularse al implementar el sistema.

Claro, con opciones híbridas y desde la nube hay que considerar instalaciones, capacidad informática, mantenimiento, seguridad y privacidad. Además del tiempo de la inactividad, la recuperación y los costos del personal para TI.

10 cosas a buscar al seleccionar un sistema ERP

Todo sistema ERP moderno tiene una lista larga de capacidades acorde a la industria atendida y qué módulos ofrecen. A pesar de ello, existen cosas que no deben faltar en el sistema de gestión que elijas por ejemplo, estas:

1. Base de datos empresariales compartida e integración de procesos
2. Visualización de los datos sencilla para tomar decisiones bien fundamentadas rápidamente con herramientas analíticas incorporadas.
3. IU/UX consistente.
4. Tecnologías nuevas, como asistentes digitales, machine learning, controles de seguridad, etc.
5. Automatización de las tareas repetitivas.
6. Integración fácil con otros sistemas.
7. Soporte multinacional que incluya monedas, idiomas, regulaciones, prácticas y soporte técnico.
8. Opciones variadas de implementación.