¿Que es un programa ERP (Enterprise Resource Planning)?

ERP es la abreviatura de Enterprise Resource Planning, en la práctica, un programa ERP es complejo. Que trabaja simplificando y coordinando los principales procesos empresariales. También es llamado “gestión” en italiano, puede configurarse para adaptarse a la forma de trabajar de las distintas empresas.

¿Para quienes es más ventajoso optar por un programa ERP?

Consiste en una serie de aplicaciones de software que, trabajando juntas, proporcionan a los clientes un sistema empresarial para gestionar diferentes procesos. Un programa ERP suele ser el más adecuado para empresas medianas y grandes.

Si desean disponer de un sistema central en el que se puedan ejecutar multitud de procesos empresariales. En el caso de Enterprise Resource Planning agrupa todos en una sola aplicación, para trabajar con mayor comodidad.

¿Para qué se utiliza el programa ERP?

Un programa ERP puede tener múltiples usos, desde una implantación de SAP puramente financiera hasta una solución que incluya otros procesos básicos. Como la gestión de las relaciones con los clientes, la gestión de la cadena de suministro, la gestión de los recursos humanos, etc.

Ventajas del Enterprise Resource Planning

La principal ventaja de un sistema ERP es la centralización de los procesos.  Cuando se dispone de un único programa que gestione varios procesos de diferentes departamentos les permite a las grandes empresas conseguir economías de escala. 

El programa ERP también proporciona un entorno más controlado que permite la presentación de informes financieros de acuerdo con las normas de control interno y externo. Además, cabe destacar que, cuando se cuenta con un Enterprise Resource Planning algunas actividades se generan de manera automática.

¿Por qué se creó el programa ERP?

Los programas ERP son una evolución del software MRP (Material Requirements Planning). Se desarrollaron cuando, debido al funcionamiento cambiante de las empresas, se hizo muy difícil gestionar la producción. Por ejemplo, evitar las existencias insuficientes o excesivas de materias primas, definir las prioridades de fabricación, etc.

Posteriormente, este software se amplió, incorporando nuevas funciones como la gestión de almacenes, compras, ventas, recursos humanos, etc. De este modo, era posible trabajar con procesos integrados entre las distintas funciones.

Todas estas herramientas trabajan con un único conjunto de datos compartidos (por utilizar una expresión popular en el sector, “una única fuente de verdad”). En general, un programa ERP (como el producido por SAP) pero hay varios otros productos alternativos.

Características

• Cada uno de los sistemas tienen sus particularidades, pero por lo general sus características suelen ser:
• Modular e integrado: está construido con módulos que gestionan los diferentes procesos empresariales. Estos módulos son independientes (normalmente los usuarios finales sólo trabajan con el módulo al que pertenecen) pero al mismo tiempo también están integrados entre sí, intercambiando información y actualizándose en tiempo real;
• Multiempresa: permite gestionar al mismo tiempo varias empresas pertenecientes al mismo grupo, incluso en distintos países;
• Multidivisa: permite trabajar con diferentes monedas;
• Multilingüe: permite trabajar en diferentes idiomas;

¿Cuál es el objetivo principal del ERP?

En la práctica, el objetivo del programa ERP es optimizar el flujo de los siguientes elementos:

• Información
• Materiales
• Dinero

El funcionamiento de las empresas, incluso las más complejas, puede analizarse y gestionarse mediante la coordinación de los principales procesos. Uno de ellos es el proceso de ventas (a excepción de las actividades “sin ánimo de lucro”, una empresa debe vender para sobrevivir). Así como la compra de bienes y servicios.

Procesos de transacción en SAP

En el proceso de venta (en inglés, ‘Order to Cash’), el sistema de gestión registra y coordina los pasos estándar: hacer una oferta al cliente potencial. Normalmente se realiza mediante el envío de un presupuesto, creando un pedido de venta.

Cuando ya se ha decidido se gestiona el envío, en caso de que se trate de un bien físico, por último, se emite la factura y se recibe el pago. Algunos datos de este tipo de transacciones tienen una importancia especial en SAP, puesto que rara vez cambian.

¿Cómo se agrupan los datos especiales o “adicionales”?

Si se trata, de información sobre los clientes, los productos que vendemos y los precios, SAP llama a estos datos especiales “datos maestros”. Otro proceso fundamental es la versión espejo del proceso de venta, el proceso de compra.

De forma similar a lo que hemos visto en el proceso de venta, habrá varias interacciones entre nuestra empresa y la del proveedor. Solicitaremos una oferta formal, realizaremos la compra, recibiremos la mercancía y la factura y la pagaremos.

¿Qué otra información podría cambiar?

De nuevo, hay algunos datos importantes que rara vez cambian, como la información sobre proveedores y productos que compramos con frecuencia. Estos dos procesos fundamentales, la compra y la venta, están conectados de dos maneras:

1. A través del almacén: las materias primas, los productos semiacabados o acabados pasarán por el almacén y desde allí se enviarán al cliente.
2. A través de la contabilidad: (cuentas Co.Ge., o contabilidad general). Aquí, las áreas de contabilidad de clientes y proveedores gestionan las facturas entrantes y salientes.

ERP y su influencia en las empresas productoras

De este modo, hemos diseñado el funcionamiento de un programa ERP para una empresa que trabaja en el ámbito de la distribución comercial. Por supuesto, un sistema de gestión también puede ayudar a las empresas del sector manufacturero.

En este caso, también hay que añadir la gestión de las órdenes de fabricación y ejecución. Esta parte del  programa ERP también tiene sus datos maestros (productos acabados, listas de materiales, ciclos de trabajo). En la práctica funciona como el cerebro del sistema, coordinando el movimiento de mercancías, dinero e información.

¿Cómo opera Enterprise Resource Planning SAP?

En SAP se gestiona mediante la planificación de necesidades de material o MRP. Por ejemplo, el programa ERP ayuda a decidir cuántos productos hay que fabricar, en qué fecha deben estar listos para cumplir los pedidos activos. También a gestionar el envío cuando los productos están listos, etc.

Asimismo, el sistema de gestión nos ayuda a comprar los productos necesarios para disponer de los productos acabados en la fecha requerida. De este modo, podemos ver por qué hablamos de planificación de los recursos de la empresa.

Aplicación de la organización Enterprise Resource Planning 

Esta planificación se aplica no sólo a los materiales (optimizando las cantidades producidas y las compras). Sino también al capital disponible (el dinero necesario para el funcionamiento de la empresa) y a la información.

Por último, podemos centrarnos en el flujo de información: se mueve “aguas arriba” (parte del cliente que nos pide un producto y llega a los proveedores). En cambio, los materiales se mueven “en sentido descendente”.

Transacciones ERP finales

Salen de uno o varios proveedores para ser procesados por nosotros antes de ser enviados a los clientes. Por último, el dinero también se mueve “aguas arriba”. Comienza con el cliente, pasa por nuestra empresa (que en situaciones óptimas debería captar una buena parte) y llega a nuestros proveedores.

Las principales tendencias en materia del programa ERP en los últimos años son las relacionadas con el aprendizaje automático. Es decir, el software reconoce patrones -patrones recurrentes en los datos que le permiten señalar cuándo un dato es “inusual”.

El blockchain, (para rastrear, por ejemplo, los ingredientes utilizados por las industrias farmacéutica y alimentaria en todas sus fases). El internet de las cosas (es decir, la recopilación de datos de los objetos más dispares -desde el frigorífico hasta el coche-).