¿Qué es SAP Concur?

Concur es una de las varias empresas adquiridas por SAP durante su proceso de expansión en los últimos años. Anteriormente conocida como Concur Technologies, fue adquirida en 2014 e integrada en el ecosistema, llamándose SAP Concur. Para ofrecer servicios de gestión de viajes corporativos y gastos de viaje relacionados.

¿Cómo opera SAP Concur?

SAP Concur es una solución “en la nube” (es decir, gestionada a distancia desde diferentes centros de datos en distintos continentes). Es un ejemplo de “SaaS”, acrónimo de “Software as a Service”. Es decir, no se paga por un programa instalado en el ordenador, sino por el servicio que se presta al conectarse a él.

Es una solución que combina e integra el gasto global en tres grandes bloques: Concur Expense, Concur Travel y Concur Invoice. A estos tres bloques se añade una parte de análisis de datos y una aplicación móvil.

Detalles del sistema

El principio central es que toda la información relacionada puede ser gestionada en un solo lugar, proporcionando transparencia en el gasto global. SAP Concur se integra con numerosas soluciones y aplicaciones de terceros, como por ejemplo Airbnb y Uber.

Concur Expense

SAP Concur expense proporciona una visibilidad total del gasto y tiene capacidades para garantizar el cumplimiento de las políticas y normativas corporativas. Permite sincronizar una tarjeta de crédito como base para la gestión de los gastos. También ofrece una interfaz fácil de usar para realizar el proceso de reclamación de gastos.

Concur Travel (Viajes)

Esta área gestiona la reserva de vuelos y pernoctaciones, y permite generar reglas a las que los empleados deben atenerse al realizar las reservas. Los que tienen empleados directos pueden aprobar sus solicitudes de viaje, delegar la aprobación, activar mecanismos de aprobación automática, etc. El área de solicitudes de viaje gestiona el proceso de aprobación.

Comienza desde la creación de la solicitud de viaje (fechas, motivo del viaje, etc.) hasta la aprobación. Las pantallas son muy intuitivas y se asemejan a las de los portales de las agencias de viajes online. Por ejemplo, es posible ordenar las combinaciones de vuelos por línea aérea, hora de salida, precio, etc.

Concur Invoice (gestión de gastos de viaje)

Esta área gestiona finalmente el reembolso de los gastos de viaje a la vuelta del empleado. Facilita la introducción de recibos, permite la creación de normas independientes. Por ejemplo, reembolso “por día” o hasta un determinado límite de gastos y acelera la aprobación de los gastos.

Herramientas adicionales

La plataforma de gestión y análisis de datos proporciona herramientas para controlar el gasto. Los cuadros de mando interactivos (“paneles de control”), los informes y las alertas ofrecen una visión en tiempo real de cuánto se gasta y quién lo hace.

Además,SAP Concur  brinda transparencia presupuestaria (tanto en la planificación de los costes de viaje como en los costes reales). Así como conclusiones basadas en datos agregados, informes e información con distintos niveles de detalle.

También ofrece aprendizaje automático, una forma de inteligencia artificial que permite comprender en profundidad el tipo de gastos de viaje que estamos reembolsando. Con el objetivo de determinar cualquier comportamiento anómalo y posibles errores de introducción de datos.

¿Qué tan eficiente es SAP Concur?

La aplicación móvil de SAP Concur es, obviamente, muy avanzada (probablemente utilice mucho Concur mientras viaja). Complementa la solución basada en la web y permite gestionar los gastos y aprobar los viajes o las facturas desde un dispositivo móvil.

Esta solución está diseñada para empresas medianas y grandes que tienen que procesar cientos de reclamaciones de gastos al mes. La mejora de la eficiencia de este proceso no sólo reduce el tiempo. Es mucho más fácil registrar los gastos de viaje, y también ahorrar dinero al detectar errores o acciones fraudulentas.

Desde el punto de vista del usuario, SAP facilita el trabajo, ya que es mucho más sencillo obtener reembolsos de manera rápida. Organizar el viaje deseado de forma flexible y tener más claro cuáles son las normas y procedimientos de viaje de la empresa.