¿Qué es SAP Business One?

Business One, a veces escrito como B1, es la solución de SAP para las empresas pequeñas y medianas. Conoce más sobre esta en el siguiente artículo, aquí me centraré en explicarte muy bien qué es SAP Business One.

¿Qué es SAP Business One? Conoce su historia

Lo primero que debes hacer para entender qué es SAP Business One es conocer su historia. El sistema surgió hace más de veinte años fuera de la familia de productos de SAP. De hecho, es un software escrito por una empresa israelí cuyo nombre original era Menahel (Gestor). Posteriormente fue rebautizado como TopManage, cuando la empresa desarrolladora comenzó a venderlo fuera de sus fronteras.

Al ser adquirido por SAP en 2002, fue rebautizado como SAP Business One. Luego, su apariencia se transformó para tener menús con los mismos colores y apariencia que otros productos SAP.

La decisión de SAP de comprar este software vino determinada por el deseo de la empresa de Walldorf. Esta deseaba entrar en el segmento de las empresas pequeñas y medianas. En Italia, los clientes de Business One son empresas que tienen entre unas decenas y unos cientos de empleados. Con un volumen de negocio que oscila entre los diez millones y unos cientos.

¿Cuáles son los objetivos de las PYME que implementan Business One?

Yo diría que las principales son:

• Mantener los costes de los productos bajo control.
• Medir los KPI (indicadores clave de rendimiento).
• Trabajar con un sistema integrado basado en datos inequívocos y compartidos.

¿Para qué sirve SAP Business One?

Desde el punto de vista del análisis de costes, Business One permite gestionar todos los documentos relacionados con una orden de trabajo. Este es un elemento esencial para el control de costes.

También permite conocer instantáneamente la situación en el almacén para evaluar el valor fijo en materias primas, productos semielaborados y existencias.

Incluso es posible conectar Business One con los dispositivos de línea de la fábrica, para la recopilación de datos. Esto con el fin de analizar instantáneamente la información de producción y mejorar la eficiencia de la planificación.

En cuanto a la unidad de los datos, Business One evita trabajar con decenas de archivos diferentes de Excel, Word, etc. Como se comparten entre todos los empleados, un director de ventas puede comprobar al instante ciertas cosas. Como: cuándo estará listo un producto para su entrega a un cliente potencial.

La fiabilidad de los datos puede ser especialmente importante para las empresas que deciden salir a la bolsa. Pues estas asumen la responsabilidad legal de la corrección de los datos del balance y otros documentos oficiales.

En términos de arquitectura, la estructura de Business One es Cliente – Servidor. Los ordenadores (pero también los teléfonos móviles, tabletas, etc.), se conectan con un servidor que procesa las solicitudes. Esto es lo que se llama una arquitectura de dos niveles.

Esta es sustancialmente diferente de la arquitectura de tres niveles, que caracteriza a los “hermanos mayores” de la familia SAP. Estas, en cambio, separan el nivel de aplicación (el que realiza las operaciones requeridas) del nivel de la base de datos.

Implementación de Business One

Business One está disponible (previa solicitud) con la opción HANA, la “base de datos en memoria”. Es decir, la base de datos gestionada en la memoria RAM y no en el disco duro. La cual sirve para el análisis en tiempo real de los datos de la empresa.

En este caso, tanto las transacciones como las operaciones de análisis de datos se realizan en SAP HANA. Esta solución es especialmente útil si es necesario tener resultados en tiempo real con grandes cantidades de datos.

También existe una solución intermedia: el sistema puede implementarse con un servidor de base de datos SQL. Junto con un servidor analítico con SAP HANA.

Aparte hay una versión “en la nube”, que podría ser un punto de partida para probar la funcionalidad. Esto sin invertir en una nueva infraestructura de hardware.

Por último, se ha desarrollado un escenario que permite instalar Business One en las sucursales locales de una empresa. Aunque la empresa matriz trabaje con una solución SAP más avanzada (por ejemplo, S/4HANA Enterprise Management).

¿Qué aspecto tiene la pantalla de Business One?

En la parte izquierda, encontrarás un menú de navegación con la selección del aspecto de la empresa que deseas analizar (ventas, finanzas.). En la zona central, hallarás un panel de control con los datos de la empresa correspondientes a tu negocio.

Por último, en la parte derecha tendrás un buscador, el área de mensajes y enlaces a funciones de uso frecuente.