¿Qué es SAP?

¿Qué es SAP? Varias cosas.

SAP es el nombre de una empresa alemana que produce software para empresas. Los programas que produce se utilizan para facilitar la gestión de las empresas (se denominan “software de gestión”). Es una empresa enorme: emplea a más de 100.000 personas (por lo que es comparable en tamaño a otros gigantes como Oracle o Microsoft) y vende decenas de productos diferentes.

Algunos de estos programas están diseñados para pequeñas y medianas empresas, mientras que otros están desarrollados para multinacionales que tienen que gestionar millones de transacciones al día. Aunque no existe una lista pública oficial de cuántas y qué empresas utilizan SAP, se calcula que hay entre 400.000 y 500.000 en más de 180 países, prácticamente en todos los países del mundo.

Algunos programas están desarrollados para ser utilizados “en la nube” (es decir, con gestión remota de los datos, en servidores controlados por SAP o por empresas externas), mientras que otros son “on premise” (es decir, deben instalarse en servidores situados físicamente en las instalaciones de la empresa).

El nombre oficial de la empresa es SAP SE – SE significa “Societas Europaea”, un tipo de empresa registrada bajo las leyes de la Unión Europea. Si tiene curiosidad por saber qué significa SAP, es la abreviatura de “Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung” (Sistemas, aplicaciones y productos en el procesamiento de datos). SAP SE tiene su sede en Walldorf, una pequeña ciudad entre Fráncfort y Stuttgart con 14.000 habitantes, muchos de ellos en la sede de SAP (una especie de ciudad dentro de la ciudad).

SAP es la abreviación de SAP ERP. Cuando se oye una frase como “trabajar con SAP” no suele significar “trabajar para SAP SE” (la multinacional alemana), sino “trabajar con SAP ERP” (u otro programa desarrollado por SAP). Incluso en los anuncios de empleo en los que se requieren “conocimientos de SAP”, se suele hacer referencia a SAP ERP, especialmente si no se especifica (por ejemplo, “SAP Concur” o “SAP Ariba”).

ERP es la abreviatura de Enterprise Resource Planning, básicamente un conjunto de programas que ayudan a gestionar los recursos de la empresa, desde la compra de materiales hasta la planificación de la producción, desde el primer contacto con los clientes potenciales hasta la gestión de las ofertas y los pedidos de venta. ERP es un término general, es decir, se utiliza para definir un tipo de programa (del mismo modo que Word pertenece a la familia de los programas de procesamiento de textos junto con otros como Open Office o Google Docs). Existen varios ERP en el mercado, producidos por diferentes empresas que compiten con SAP.

El objetivo es “hacer más con menos”, es decir, tener menos materias primas sin utilizar, disponer de productos semiacabados y acabados cuando se necesiten (pero sin tener que producirlos para el almacén), optimizar la gestión financiera, etc.

Este conjunto de programas tiene una estructura modular: hay componentes diseñados para el departamento de compras, la gestión de materiales, el proceso de ventas, el marketing, el departamento de finanzas y control de gestión, los recursos humanos, etc.

Los datos se gestionan en una base de datos centralizada: es decir, todos los módulos tienen acceso a la misma información, incluso en tiempo real y con velocidades de procesamiento de la información muy elevadas si trabajamos con la base de datos HANA (una base de datos desarrollada por SAP para no depender de productos desarrollados por la competencia como Oracle).

Los programas SAP permiten “mapear” los procesos, es decir, transformarlos en una serie de pasos estándar gestionados por el software. Así, será posible normalizar la lógica de funcionamiento de la empresa tras definir la mejor manera de llevar a cabo un determinado proceso.

No están diseñadas para un sector específico: pueden ser utilizadas por empresas de todo tipo.

El programa ERP utiliza un lenguaje propio llamado ABAP y ha evolucionado a lo largo de los años:

SAP R/1, el progenitor. Tenía una arquitectura de “un solo nivel”, es decir, utilizaba un único ordenador central (esos enormes ordenadores que ocupaban toda una sala) que gestionaba las diferentes capas del programa: la base de datos (es decir, los datos), las aplicaciones (los programas que gestionan los datos) y la presentación de los resultados (la pantalla que ve el usuario final).

SAP R/2, con una arquitectura de dos niveles (es decir, en dos ordenadores). Un ordenador gestionaba la base de datos y las aplicaciones y un segundo ordenador gestionaba la presentación de los resultados.

SAP R/3, donde cada uno de los niveles (base de datos, aplicación, presentación de resultados) era gestionado por un ordenador diferente.

Al principio, el programa se centraba en la gestión financiera, es decir, en lo que ahora son los módulos de Finanzas y Controlling.

Desde los años 90, el programa se ha ampliado para incluir muchos otros módulos y funcionalidades (desde la gestión de la cadena de suministro hasta la gestión de las relaciones con los clientes).

Hoy en día ofrece productos para grandes empresas (Business Suite), medianas empresas (Business ByDesign) y pequeñas empresas (Business One).

Además del ERP, la Business Suite incluye programas que ayudan a gestionar los proveedores (SAP SRM), los clientes potenciales y los existentes (SAP CRM), la gestión de la vida del producto (SAP PLM) y la cadena de suministro (SAP SCM).

Business ByDesign es más sencillo, ya que se centra únicamente en el ERP, el CRM y el PSP (Professional Service Provider, para la gestión de procesos).

¿Por qué tantas empresas utilizan SAP?

Hay muchas razones por las que SAP es bastante omnipresente en las grandes empresas y, cada vez más, en las medianas. Primero SAP ERP y ahora S/4 HANA ofrecen a las empresas la posibilidad de integrar los procesos empresariales más diversos: desde la logística hasta la gestión de la cadena de suministro, desde la planificación de la producción hasta las ventas, desde la gestión de proyectos hasta el control, etc., todo en una sola solución.

Además, SAP ofrece, sobre todo a las grandes empresas, un conjunto muy estructurado y escalable de funciones de usuario y gestión de accesos. Esto permite a las empresas cumplir con los requisitos legales de los controles internos para elaborar informes financieros fiables y precisos.

Algunas de las ventajas de implantar un sistema SAP son:

• Integración de los procesos empresariales. SAP registra todas las transacciones y eventos de la empresa. Estas transacciones pueden crear automáticamente todo tipo de registros financieros o activar otros procesos en tiempo real. Desde SAP R/3 y las versiones anteriores de SAP, la capacidad de tener los registros financieros actualizados en tiempo real ha sido un punto de venta clave del sistema de gestión. 
• Estandarización de los procesos en una empresa. Disponer de un único sistema unificado en el que la mayoría de los procesos de la empresa, si no todos, estén contenidos y gestionados en la misma aplicación permite a los usuarios beneficiarse de una interfaz de usuario unificada, trabajar en un entorno familiar y minimizar el número de integraciones entre los distintos sistemas.
• Entorno controlado. En SAP, la gestión de autorizaciones y la segregación de tareas pueden aplicarse de forma rápida y eficaz. Esto es imprescindible para las multinacionales y las grandes empresas.

¿Cómo es trabajar con SAP?

Simplificando mucho, hay 3 roles:

1. Consultores técnicos. Estos perfiles están especializados en la gestión del software (por ejemplo, capaces de escribir programas en ABAP) y en la gestión del hardware (es decir, capaces de gestionar la infraestructura en la que se ejecuta SAP).
2. Consultores funcionales. Son las personas que, como yo, se especializan en la definición de procesos empresariales y en la implantación de SAP.
3. Usuarios finales. Se trata de las personas que utilizan SAP como parte de su trabajo: por ejemplo, las personas que trabajan en contabilidad o recursos humanos y tienen que utilizar SAP como programa a diario (de la misma manera que podrían utilizar Excel o Word).

Conocer SAP, aunque sea lo más básico, abre importantes horizontes laborales. Las empresas que deciden utilizar SAP pasan por un periodo de instalación, configuración y pruebas del sistema que dura muchos meses (y en algunos casos varios años).

Los gastos son enormes, por lo que una vez que una empresa se decide a utilizar SAP permanecerá con el programa durante muchos años para amortizar los costes iniciales.

En otros artículos del blog he enumerado los que creo que son los módulos más populares y algunos consejos para elegir el módulo de SAP que mejor se adapte a nuestro perfil.