¿Qué es EDI en SAP?

Para comunicarse entre sí, los diferentes sistemas de TI necesitan que los datos estén organizados de forma estructurada y, sobre todo, estandarizada, de modo que puedan ser leídos por ambas partes que se comunican. Por esta razón, muchas empresas utilizan EDI. Pero, ¿Qué es EDI en SAP? Te lo explico a continuación. 

¿Qué es EDI en SAP?

¿Qué es EDI en SAP? EDI significa Intercambio electrónico de datos. Esta estructura de intercambio de datos utiliza estándares, es decir, tiene componentes que son legibles no solo por SAP, sino también por muchos otros sistemas de TI; en consecuencia, se utiliza para poner otros sistemas en comunicación entre sí.

Imaginemos que queremos conectar nuestro módulo de compras SAP con el ERP no SAP de uno de nuestros proveedores.

Gracias a esta estructura de información estandarizada, ambos sistemas podrán transformar paquetes de códigos en información que pueda ser utilizada por las personas: material, cantidad, precio, etc…

Es importante recalcar que la información debe tener una estructura específica para que los datos sean transferidos exitosamente. Por este motivo, se crean IDOCs . No confunda IDocs con iDoc de Apple, que es una aplicación de Apple para almacenar documentos en formato electrónico.

¿Qué son los Idocs?

Para entender muy bien qué es EDI en SAP, debemos hablar de los IDOcs, IDoc significa Documentos Intermedios, y son los paquetes de información que realmente pasan entre un sistema de TI y otro. Estos documentos se componen de varias partes: existe un código de control común a todos los documentos del mismo tipo. Además, cada IDOC tiene su propio código único, que a su vez contiene los propios datos (es decir, la información que queremos comunicar), el estado del documento y el llamado estado de tramitación, es decir, relativo al envío de información.

Es importante saber que, para la información saliente, nuestro control va hasta el punto en que la información ha salido de nuestro sistema; no tenemos forma de saber lo que está sucediendo en el sistema receptor.

En SAP usamos la transacción WE05 para acceder a la lista de IDocs y su estado de procesamiento.

¿Cuáles son los diversos pasos en un proceso de ventas con y sin intercambio electrónico de datos?

Sin EDI:

1. El cliente genera una orden de compra en su sistema, y ​​me la envía, por ejemplo, vía email.
2. Recibo el correo electrónico y copio los datos en mi SAP, creando una orden de venta.
3. Envío un correo electrónico de confirmación al cliente.
4. El cliente guarda la información sobre la fecha prevista de recepción de las mercancías.
5. Envío la mercancía junto con un albarán de entrega.
6. Al recibir la mercadería, el almacenista verifica los materiales recibidos y los ingresa en su sistema de almacén.
7. Finalmente envío una factura y el cliente tendrá que crear una factura manualmente en su sistema.

El uso de EDI significa que los datos del sistema de mi cliente se leen y cargan automáticamente en mi sistema.

Esto elimina toda una parte del procesamiento manual, lo que permite al usuario concentrarse en la corrección de la información: el resultado es una aceleración del proceso y una reducción de errores. Además, cada empresa puede decidir el nivel de integración entre los procesos que le interesa obtener, con el resultado de un proceso adaptado a sus necesidades personales.