Personalización de un sistema SAP: lo que debes saber

Seguramente has escuchado hablar de este sistema informático que tiene vital importancia para diferentes tipos de empresas; sean pequeñas, medianas, grandes o hasta para organismos públicos, es el sistema del Software de Gestión SAP. Con esta herramienta puedes realizar diferentes soluciones para una amplia gama de tareas.

Te explicamos a continuación todo lo que tienes que saber sobre la personalización de un sistema SAP y las ventajas de utilizar este sistema.

¿Qué es la personalización del sistema SAP?

La personalización del sistema SAP consiste en cambiar la forma en la que este sistema opera, más allá de las opciones definidas en el panel de control de SAP (transacción SPRO).

Por ejemplo, si creas un nuevo tipo de informe ABAP o escribes un programa que inserte datos en una tabla de SAP, es una personalización.

Este término también es utilizado para la fase en que SAP es adaptada a una empresa modificando los valores del IMG (Guía de implementación) con la transacción SPRO.

Con la transacción SPRO se puede personalizar el sistema SAP trabajando con el IMG, a fin de adaptarse a las necesidades de una empresa específica. En este caso, el cliente decide cómo funcionará el sistema mediante una serie de valores predeterminados, o rellenando campos con valores personalizados sin cambiar la lógica del software.

Aunque a esto se le llame “personalización de un sistema SAP”, en realidad es una configuración del sistema. Es más, los cambios que se realicen en el IMG no se pierden en caso de una actualización, por ejemplo, pero en una personalización sí se borrarán.

Tipos de personalizaciones 

Te dejamos los diferentes tipos de personalizaciones posibles en el sistema SAP:

1. Informes de solo lectura

Este tipo de personalización tiene un impacto mínimo en el sistema si se realiza de forma que sea independiente de otros procesos. No tiene como función crear registros, y tampoco crea o administra otros datos. Así que lo que se quiere es que SAP muestre ciertos datos de una forma predeterminada.

Permite automatizar procesos que ahora se hacen en Excel o algún otro programa. Si lo que quieres es agrupar diferentes datos de tablas y combinarlos, puedes hacer uso de Excel. Aunque si eres una empresa mediana-grande puede que no puedas utilizar esta alternativa, ya que Excel tiene un tamaño máximo de cerca de un millón de archivos y puede que para ti no sean suficientes.

2. Programas que creen registros y escribir en tablas personalizadas

Estos dos tipos de personalizaciones son más complejas que las de solo leer datos. A fin de que se puedan generar nuevos registros, es necesario mayor diseño y planificación antes de escribir un código ABAP.

Aunque estás personalizaciones tienen menos riesgos que los programas usados para modificar tablas estándar en SAP. Los datos escritos en estas tablas personalizadas no deben utilizarse para otros procesos. Si llega a haber algún dato incompleto o incorrecto, debe ser posible arreglarlo o modificarlo sin meterse con otros procesos estándar del sistema.

3. Salidas de usuario

Estos son puntos definidos en el código estándar de SAP, con esto el cliente puede modificar los procesos estándar para que se adapte a sus necesidades. Los elementos del código con una salida de usuario están predefinidos en SAP. Puedes configurar un código ABAP en las entradas o salidas de ciertos procesos.

Debes tener en cuenta que si personalizas muchos User Exits, el sistema puede ser complejo de mantener y actualizar, además de crear conflictos entre sí.

4. Personalizar programas para modificar datos de las tablas SAP estándar

No recomendamos este tipo de personalización debido al alto riesgo que conlleva, ya que lo que se busca es cambiar la lógica con la que funciona SAP.  Solo debe hacerlo alguien que conozca con precisión cómo funciona el software, ya que su modificación puede provocar que se configuren otros sistemas o tablas.

En cuanto a las mejoras, otro sistema de personalización, es recomendable evitarlas tanto como se pueda. Ya que puedes desestabilizar el sistema, o limitar su actualización. 

¿En qué momento cambiar el sistema?

Lo primero que debes saber, es que la actualización del sistema SAP conlleva un alto coste, de decenas y hasta miles de euros. Además de eso, debes considerar otros factores como el de las actualizaciones del sistema, la instalación de nuevos componentes, personalizaciones adicionales, etc. Todo esto podría llevar a que el sistema sea inestable y genere más errores.

Así que debes pensar no sólo en cómo harás frente al alto coste, sino también cómo llevarás a cabo las personalizaciones, si mediante el soporte de SAP, utilizando especialistas ingenieros o mediante un subcontrato con otra empresa.

Así que para saber en qué momento es mejor cambiar el sistema debes pensar en lo siguiente:

• Si el cambio generará una ventaja sobre la competencia. Por ejemplo, te permitirá crear un nuevo producto, llegar a mayor usuarios, o aumentar las ventas.
• Si te permitirá automatizar las transacciones. Es decir, si anteriormente utilizabas Excel para manipular los datos, y ahora puedes hacer lo mismo pero de forma automática en SAP, entonces sería buena idea implementarlo.
• Para pagar impuestos o alguna otra obligación legal. Si con el cambio puedes cumplir con estás obligaciones, entonces es buena idea cambiar el sistema. Sobre todo si vives en un país en el que SAP no tiene una solución oficial.

Ventajas del sistema SAP

Aunque es cierto que este software puede ayudarte a agilizar ciertas tareas, todo tiene sus pros y sus contras. Vamos a resumirlas aquí:

• Fácil de usar: una de las ventajas de usar SAP es la facilidad de su uso. Al momento de utilizarlo permite que te familiarices rápidamente con el sistema.
• Flexibilidad: como vimos anteriormente, este sistema es bastante flexible, ya que permite que se realicen personalizaciones o la creación de reglas dentro del sistema SAP. Lo que hace posible que canalices los posibles errores o fallos. En las empresas es posible decidir qué empleados tienen acceso a los datos de SAP.
• Actualización constante: esta puede ser una ventaja para el desarrollo del sistema, ya que continuamente requiere su actualización. Sin embargo, esto también representa costos económicos y no todos los sectores tienen a su disposición la suficiente liquidez para hacerle frente a las actualizaciones constantes.
• Altos precios: no solo las actualizaciones representan costes económicos altos, sino también la adquisición del software y hardware  para poder instalar los programas en la empresa. Además, también el coste de contratación de empleados que sepan manejar esta tecnología.

Aunque tiene como lado negativo el alto costo que conlleva, debe verse también como una inversión si se hace de forma eficiente. Ya que puede ayudarte a gestionar muchas tareas y darle un impulso a tu empresa.

Consultor SAP

Un consultor de SAP tiene como objetivo hacer posible que las empresas utilicen SAP en la gestión de sus recursos y puedan tomar mejores decisiones. Debe estudiar la compañía y trabajar con los datos dentro del sistema. También se encarga de que el resto de la empresa sea capaz de interpretar y utilizar correctamente este software.

Así que para concluir, si deseas hacer un buen uso y personalizar de forma eficiente el SAP, debes hacer una análisis exhaustivo de su funcionamiento y de las necesidades que tengas. Esto puede permitirte desarrollar nuevos proyectos y crear productos o servicios que tengan un buen impacto en el mercado, y hasta aumentar la competitividad de la empresa.