Parametrización del sistema SAP: personalización

¡Hablemos sobre la parametrización del sistema SAP! Cuando nos hablan de SAP, muchas veces hablamos de personalización. Esta palabra es un neologismo que deriva del término cliente. Personalizar es, por tanto, la acción de adaptar el sistema a las necesidades específicas del cliente. 

En español usamos el término “configurar” o “parametrizar”; pero el significado de estos términos incluye actividades que requieren, por ejemplo, programación: por lo tanto, no sería exactamente lo mismo. Por el contrario, el término customizar es tan inmediato que muchas veces sacrificamos el lenguaje de Dante en virtud de una comunicación más eficaz.

Parametrización del sistema SAP ¿Qué es la personalización de SAP?

Desde que nació en la década de los 70, el software de SAP fue diseñado para responder a las características que se enumeran a continuación:

1. Procesamiento de datos en tiempo real: los datos introducidos están inmediatamente disponibles en todo el sistema. Por ejemplo, se puede mostrar inmediatamente un nuevo material para realizar un pedido, crear una factura, etc.
2. Integración: los numerosos componentes del sistema (los módulos, por así decirlo) se comunican entre sí. Un cambio en el módulo de Gestión de materiales (MM), por ejemplo, el cambio en el inventario del almacén, se refleja automáticamente en el módulo FI (Contabilidad) con el cambio en su valor.
3. Software estándar: las funciones del sistema son las mismas para todos, salvo parametrizar según las necesidades específicas de cada cliente durante la fase de instalación del software, para personalizarlo con precisión. En definitiva, el sistema, sin ninguna modificación, puede mapear los procesos operativos de casi cualquier sector industrial.

¿Por qué es necesaria la personalización de un sistema SAP?

En realidad hoy en día existe lo que conocemos como Industry Solutions. Las configuraciones del sistema, denominadas paquetes, se han desarrollado específicamente para determinados sectores: por ejemplo, para el sector de la salud, automoción, aeroespacial, defensa, energía, etc. En el momento de escribir este post contamos unos 24.

Sin embargo, estos paquetes contienen soluciones estándar en su industria. Y es una de las razones por las que la interfaz de SAP (la GUI) parece tan compleja a los ojos del usuario final. Pero cuando pensamos en las características, el software estándar ofrece numerosas ventajas, por ejemplo, el cliente se beneficia de las frecuentes optimizaciones, mejoras y nuevas tecnologías del sistema.

Pensamos como una alternativa a un software creado en base a las necesidades del cliente individual. En este caso, el cliente tendría que hacerse cargo de los costes de cualquier cambio en el sistema, desarrollo de la nueva solución, etc.

Entonces, cuando instalamos un software en una empresa, el cliente elige qué componentes son necesarios para su negocio: por ejemplo, necesita los componentes financieros y de ventas, pero tal vez no se encargue de la producción. Luego pasa a definir cómo se llevan a cabo todos los procesos comerciales en el sistema (mapeo de procesos), cuáles son los principales actores y cómo están conectados entre sí (la estructura organizativa), qué tipos de órdenes de venta o facturas se crean y así. Es decir, durante la personalización, estructuramos el funcionamiento del sistema en una empresa, sin tener que recurrir a la programación real.

 Tendremos acceso a estas funciones directamente desde el sistema, utilizando algunas transacciones específicas: SPRO por ejemplo, sin necesidad de tener en nuestras manos los códigos de programación, excepto en casos específicos.

Algunas de las actividades que podemos definir durante la personalización son:

• Crear la estructura organizativa.
• Mapear los procesos operativos de la empresa.
• Configurar campos de autocompletar.
• Crear tipos de material no estándar o tipos de pedido.
• Definir el flujo de trabajo de aprobación.
• Ocultar algunos campos de las pantallas.
• Agregue listas de selección o campos libres.