Overhead (gastos generales) y centros de costes en el módulo de Controlling

En este artículo introductorio hemos visto los objetivos del módulo de Controlling (CO) de SAP.

Veamos ahora con más detalle cómo funciona.

Desde el punto de vista de la estructura, el control funciona a varios niveles:

1. El Operating Concern es una o varias unidades organizativas de la empresa cuyo mercado tiene características y estructura uniformes. Es en este nivel donde se lleva a cabo el análisis de rentabilidad (“Profitability Analysis”, o CO – PA en inglés). Hay que decidir a qué nivel deben realizarse los análisis (por ejemplo, a nivel de organización de ventas, región, producto o cliente).
2. El Área, a la que se asocian uno o varios company codes. En este nivel se analizan los costes de estructura (también conocidos como gastos generales, Overhead) y los costes del producto (Product Costs).
3. Los Centros de coste (Cost Centers). El centro de costes en SAP es la unidad organizativa de menor nivel en la estructura de control de la empresa. En una “unidad” que se encarga de una función especifica (por ejemplo, crear un producto o proporcionar un servicio). Podría ser por ejemplo una división de la empresa, un departamento o incluso un subdepartamento. Se usa para consolidar los gastos y los ingresos relativos a aquella función.

Los centros de costes son las áreas responsables de los distintos costes dentro de la organización (a menudo son los distintos departamentos en los que se organiza una empresa) y se utilizan para registrar los costes reales de una organización.

En la mayoría de los casos, cada centro de costes corresponde a un área funcional de la empresa (los distintos departamentos, como marketing, informática, recursos humanos, ventas, etc.). Sin embargo, en una empresa relativamente pequeña, un mismo departamento puede tener varios centros de costes.

Por ejemplo, al departamento de informática se le puede asignar un centro de costes para los gastos relacionados con el software, otro para los gastos relacionados con el hardware y un tercero para los gastos de soporte y consultoría. Los gastos se registrarán al nivel más bajo (por ejemplo, todos los programas informáticos adquiridos) y luego se agregarán a efectos de la elaboración de informes (por ejemplo, calcular el total de gastos informáticos).

Los centros de coste pertenecen a los datos maestros (master data) del Controlling y pueden crearse con la transacción (T-code) KS01. Para la creación del centro de coste será necesario proporcionar a SAP diversos datos, como el responsable del centro, el área de control a la que se asocia el centro de costes, etc.

En este punto es importante introducir el concepto de gastos generales (en inglés Overheads). Se trata de costes que no pueden asociarse a un centro de costes específico. Se trata de costes como los alquileres, los gastos de electricidad, etc.

Hay dos tipos de gastos generales:

Gastos generales reales (“True Overheads Costs”). Se trata de costes que no pueden asociarse a un centro de costes específico (por ejemplo, los gastos de calefacción y limpieza de las oficinas).

Gastos generales designados (“Designated Overhead Costs”). En este caso, sería teóricamente posible asociar la totalidad o una parte proporcional de los costes a uno o varios centros de coste, pero la complejidad del cálculo y el tiempo necesario superarían las ventajas.

El componente del módulo que gestiona los gastos generales se denomina Gestión de gastos generales (Overhead Management, en abreviación CO – OM) y permite planificar, asignar y controlar los gastos generales en los distintos centros de coste.