Master Data y Transaction Data en SAP: ¿qué son y cuál es la diferencia?

Lo que se denomina Mater Data (“datos maestros”) en el entorno SAP es un conjunto de información que se espera que permanezca inalterado durante mucho tiempo y que se utilice varias veces en los procesos empresariales.

Los datos maestros representan “objetos de negocio” y no transacciones de negocio.

Por ejemplo, información sobre:

– Productos

– Clientes

– Proveedores

– Empleados

Por ejemplo, cada empleado tendrá su nombre, apellido, dirección, departamento, etc. Asimismo, cada material tendrá su propio código, descripción, forma, categoría, etc.

Estos datos, una vez creados, estarán disponibles para múltiples usuarios que trabajan en diferentes áreas de la empresa.

Los Transaction Data (“Datos Transaccionales”) son documentos con las siguientes características:

– Cambian con frecuencia,

– Sólo son válidos para una transacción concreta,

– Se crean utilizando los Datos Maestros.

Por ejemplo, una orden de compra tendrá su propio número único, un proveedor que proporcionará las mercancías, cantidades, condiciones comerciales (por ejemplo, condiciones de pago, datos bancarios, etc.).

Al mismo tiempo, dos pedidos iguales en todo (material, cantidad, precio, proveedor) pero con diferentes fechas de entrega, tendrán diferentes números de transacción.

Cada uno de estos datos (tanto para las transacciones como para los datos maestros) se identifica en SAP con un código alfanumérico único y progresivo que, precisamente para evitar el riesgo de duplicación, puede ser asignado automáticamente por el sistema cuando se crea el pedido, es decir, cuando pulso el botón “guardar”.

Así, varias aplicaciones tendrán acceso a los mismos datos maestros para llevar a cabo los procesos empresariales necesarios: pensemos en los datos de los proveedores (en SAP “datos maestros de los proveedores”):

– El proceso de compra utilizará los datos relativos al nombre del proveedor.

– El proceso financiero utilizará datos de pago como el IBAN y otros datos bancarios.

Sin embargo, estudiar y gestionar todos los aspectos de los datos maestros en SAP es una tarea muy compleja.

Por ejemplo, además de las categorías de datos maestros mencionadas anteriormente (materiales, clientes, proveedores, centros de producción, etc.) existen los llamados tipos de datos maestros (Master Data Types).

Los tipos de datos maestros son el resultado de la agregación de diferentes atributos de los datos maestros y se crean para segmentar aún más la información y ser utilizados en procesos como la planificación de la producción, la previsión de ventas, etc. Estos “tipos” son: tipos de datos maestros, tipos de datos maestros, tipos de datos maestros y tipos de datos maestros.

Estos “tipos” son:

Datos maestros “simples”, es decir, datos como el material, el cliente y todos los demás mencionados anteriormente.

Datos maestros “compuestos” (tipo compuesto), que agregan dos o más tipos de datos maestros.

Datos maestros “de referencia” (tipo de referencia), que se crean para integrarlos en otros tipos de datos maestros y evitar tener que introducirlos varias veces. Un ejemplo es la “moneda”, o el componente de un material complejo, como la cadena de una bicicleta.

Datos maestros “virtuales” (Tipo virtual), que crea puntos de integración entre dos o más tipos de datos maestros, que de otro modo no tendrían nada en común. Por tanto, no se trata de un material propiamente dicho, pero podemos imaginarlo como una estructura puente entre dos materiales.

Datos maestros “externos” (tipo externo), creados mediante la integración de datos de una base de datos externa en SAP. Estos datos externos deben clasificarse primero para poder asociarlos a valores que puedan ser leídos por el sistema. Este proceso se llama mapeo.

Dada la gran cantidad de funciones con las que podemos trabajar cuando tratamos con datos maestros, es fácil entender por qué hay un módulo en SAP que está completamente dedicado a gestionar esta parte del sistema. Me refiero al módulo de gestión de materiales (SAP MM).