Nueva gestión de primas en S/4HANA – Cálculo de provisiones y liquidación final

Hablemos de la nueva gestión de primas en S/4HANA con la última parte de esta mini serie de artículos. Hablaremos de cómo se calculan los devengos periódicos y cómo se determina la suma a liquidar.

¿En qué consiste el cálculo de provisiones y la nueva gestión de primas en S/4HANA?

Para hablar sobre la gestión de primas en S/4HANA, necesitas conocer la provisión, esta es el cálculo de la cantidad que se va a liquidar posteriormente a nuestro cliente o recibir de nuestro proveedor. Este cálculo de provisiones sirve para poder imputar los costes (o los ingresos, en el caso de una bonificación con un proveedor) correspondientes en el periodo contable adecuado y a los objetos de contabilidad de costes apropiados.

Además, podemos llegar a la transacción de SAP que nos permite realizar esta actividad. En el procedimiento se encuentran la fecha de liquidación que es la fecha en la que queremos crear el devengo y debe incluir al menos una de las fechas que hemos introducido en el contrato en la carpeta de cálculo de la liquidación (ver post anterior sobre este tema).

Luego, tenemos el tipo de fecha de liquidación: hay diferentes tipos de fechas, la que nos interesa por ahora es “3 – Devengo Delta”.

Otros posibles campos a rellenar son el código de cliente, el número de contrato y, además, una serie de campos que sirven para identificar una lista predefinida de contratos (por ejemplo, todos los contratos de una organización de ventas, una organización de compras, etc.).

En la práctica, si es necesario, podemos hacer el cálculo de provisiones “en masa” teniendo en cuenta todos los contratos que hemos celebrado con nuestros clientes o proveedores.

Campos más relevantes

Otro punto que debes conocer sobre la nueva gestión de primas en S/4HANA es cada campo que se incluye en el cálculo de provisiones. El primero es el tipo de ejecución, con él es posible ejecutar el programa en simulación o en realidad.

En el primer caso, se observan los resultados sin guardar. Esta función es muy útil, sobre todo en las primeras fases de utilización del Bono, para analizar los resultados obtenidos y comprobar si son coherentes con lo que se esperaba.

En el caso de un lanzamiento real, el programa genera un documento de provisión con el correspondiente asiento del mismo en el libro mayor y en la contabilidad analítica.

Al desplazarse por los demás campos vemos “Salida de volumen”: aquí SAP le permite elegir cómo quiere ver el resultado del lanzamiento del programa. Por ejemplo, puedes ver la lista con todos los documentos de provisión creados, o sólo una lista de mensajes con el resultado del cálculo de provisiones.

Otras casillas tratan del modo de ejecución directa con el usuario o “en segundo plano”, es decir, el modo de procesamiento “en segundo plano” en el que el usuario no necesita seguir paso a paso los distintos pasos de procesamiento.

Este tipo de tratamiento también puede realizarse fuera del horario laboral (por ejemplo, por la noche).

El procesamiento en segundo plano es muy importante cuando hay que manejar una gran cantidad de datos, una situación que es típica en las grandes empresas.

Al lanzar el programa en simulación (reloj superior izquierdo) podemos ver el documento de provisión que se crearía. El lanzamiento del programa con la opción de Ejecución Real dará lugar a la creación del documento y a su registro en las dos cuentas.

Al pulsar el botón situado debajo de la columna de detalles, se accede directamente al documento. A partir de ahí, puede acceder al registro contable (botón “Contabilidad” en la parte superior).

¿Qué es la liquidación?

En la gestión de primas en S/4HANA se incluye el valor de la prima (bonificación) calculado al final del periodo o, si se decide manejar liquidaciones parciales, en los distintos períodos previstos en el contrato.

El procedimiento es el mismo que para las provisiones, por lo que no lo repetiré, pero sí destacaré las diferencias más relevantes.

En el programa de generación del documento de liquidación, el campo “tipo de fecha de liquidación” puede dejarse vacío (liquidación final) o con el valor 1 (liquidación parcial).

El documento que se genera es un documento contable que también tiene relevancia fiscal.

En efecto, se trata de una nota de crédito, de la anotación de una factura a pagar, de la emisión de una factura a cobrar de un proveedor, etc. Para ello, también se calculará el IVA y se anotará en los distintos registros fiscales.

Espero haber dicho lo más importante relacionado con esta nueva y potente funcionalidad de S/4HANA. Si tienes alguna pregunta o comentario sobre la nueva gestión de primas en S/4HANA, no dudes en ponerte en contacto conmigo.