Funciones adicionales de ERP

En este artículo me gustaría ampliar el “mapa” dibujado en el artículo en el que expliqué qué es un programa ERP. Enterprise Resource Planning  (planificación de recursos empresariales, en español) o un software de gestión, como SAP. El artículo presenta las principales funciones adicionales de ERP del tipo empresarial y cómo se interrelacionan. Así mismo cómo un ERP ayuda a las empresas a gestionar el flujo de materiales, dinero e información.

Gestión del ciclo de vida

Es un buen comienzo, pero es un esquema simplificador y posiblemente incompleto. Debido a que varios sectores y modelos de negocio utilizan también procesos adicionales (llamados “módulos”, en el lenguaje de SAP).

Por ejemplo en la industria manufacturera, especialmente con las empresas que dedican mucho esfuerzo a la ingeniería de nuevos productos. Allí se utilizan módulos de gestión del ciclo de vida del producto o PLM. Estos permiten importar información directamente desde el CAD para cargarla, por ejemplo, en la lista de materiales.

Un buen PLM nos ayudará a mantener los datos de ingeniería de los productos ordenados y actualizados. También nos ayudará a hacer un seguimiento de los cambios producidos cuando se lanzan revisiones sucesivas de un producto.

Control de la calidad

Otra función crítica en muchas industrias y actividades es el control de calidad. La gestión de la calidad “amplía” la base de datos de materiales. Para especificar las características que deben tener los materiales y los productos, a fin de ser considerados aceptables.

También se pueden detallar qué pruebas se utilizan para verificar estas características, y los resultados de las pruebas.

Las pruebas suelen realizarse en varios puntos del proceso de producción, como cuando se reciben las materias primas. O con los productos semiacabados de los proveedores, durante la producción y cuando los productos están terminados. A veces, hasta antes de que se envíen al cliente final.

El software ERP nos ayuda a comprender si hay problemas de calidad, dónde se producen y qué medidas hay que tomar. Así que sirve para prevenir o corregir los defectos.

Gestión de almacenes

Otro módulo fundamental, para el buen funcionamiento de las industrias manufactureras, es el Sistema de Gestión de Almacenes (SGA).

Sin este módulo, los materiales no se rastrean con exactitud en el inventario. Es decir, se sabe que están disponibles pero no exactamente dónde o en cuál estantería de qué almacén están. Si el almacén es enorme, será esencial saber exactamente dónde está cada artículo de nuestro inventario.

Si te interesa el tema, hay un artículo en el que encontrarás una introducción. Esta estará orientada a los principales conceptos de gestión de almacenes en SAP.

Servicio postventa y gestión de envíos

Servicio postventa y gestión de envíos (“After Sales Management” y “Transportation Management” en la terminología inglesa) son otros dos procesos. Estos desempeñan un papel fundamental en el funcionamiento de algunas empresas.

El módulo de servicio postventa nos ayudará a gestionar el mantenimiento rutinario y extraordinario de los productos. Lo que incluye la gestión de las garantías y el cálculo del tiempo. También los costes asociados a los técnicos que utilizamos para prestar este servicio.

También existe un concepto paralelo al de la gestión de productos posventa, el de la gestión de activos empresariales (EAM).

Acá lo que se gestionará no son los productos vendidos, sino comprados (evidentemente hablamos de productos industriales, como vehículos o maquinaria).

Gestión de activos

Curiosamente, también existe una conexión con el módulo de finanzas. Hay activos tangibles (o intangibles) gestionados con la Gestión de Activos Empresariales, como los inmuebles, las fábricas o la maquinaria. Estos están diseñados para tener una vida muy larga (años, o incluso decenas de años).

Desde el punto de vista financiero, el programa de gestión debe registrar correctamente sus amortizaciones.

De hecho, existen normas complejas para la depreciación de activos de diversa índole. También es posible, en algunos casos, elegir qué estrategia de amortización se prefiere utilizar.

Si la empresa tiene un gran número de propiedades inmobiliarias,  tiene sentido añadir un módulo a la funcionalidad estándar del ERP. Esto sería para ayudar a la gestión de la propiedad (contratos, mantenimiento, arrendamiento y operación).

Gestión de tesorería

Por último, puede tener sentido utilizar un módulo de gestión de tesorería para ayudar a la gestión del capital circulante. Este es uno de los aspectos más críticos de la gestión empresarial.

Sin liquidez, la empresa se vuelve insolvente; pero con demasiada liquidez, estamos desperdiciando recursos valiosos.

En resumen, un ERP (programa de gestión como SAP) puede adaptarse a sectores específicos. Incluso a las necesidades funcionales de cada empresa. Solo hay que añadir “módulos” integrados que ayuden a gestionar los diferentes aspectos de nuestra actividad empresarial.