Fases de un proyecto de implantación de SAP: Pruebas

Muchas personas que están iniciando en la plataforma tienen diversas dudas con respecto a algunas herramientas que ofrece SAP. Como, por ejemplo, que abarca la fase del proyecto de implantación de SAP y en que se basa.

Proyecto de implantación de SAP ¿Que es?

Esta etapa conocida como proyecto de implantación de SAP consiste en la validación por parte del cliente de los procesos que se han implantado en SAP antes de que el sistema entre en funcionamiento. La considero la fase más importante porque es en este momento cuando el cliente acepta nuestro trabajo.

Normalmente, la aprobación final del proyecto de implantación de SAP después de realizar todas las pruebas es una condición necesaria para poder poner en marcha el nuevo sistema. Antes, sobre todo en la fase de análisis, el cliente ha compartido con el equipo de implementación cómo imagina que funcionará su empresa.

Un preámbulo al proyecto de implantación: Prácticas

Pero aún no ha visto cómo funcionará en la práctica el proyecto de implantación de SAP, todavía se encuentra en la fase de prueba. Lo que antes sólo estaba en el papel se ve y se prueba realmente.

En algunas situaciones, las fases preliminares pueden incluir la presentación de algunas funcionalidades básicas (presentación de un prototipo). En estos casos, sin embargo, el cliente no llega a ver cómo funcionará SAP en la práctica en su empresa. Este momento sólo se produce en la fase de prueba.

El periodo de formación

Esta fase de pruebas en el proyecto de implantación de SAP no debe confundirse con la fase de formación. En la fase de formación, los usuarios finales ven las actividades que tendrán que realizar a diario en SAP, sin comprobar si el resultado de la actividad se ajusta a los nuevos procesos.

Algunos términos específicos de esta etapa para ejecutar el proyecto de implantación son:

• Prueba unitaria: consiste en una actividad de prueba preliminar con una simplificación del flujo del proceso, sin considerar las diversas interacciones que el flujo puede tener con otros procesos de negocio. Cuando hay otros sistemas conectados a SAP, la prueba de unidad se define como la prueba de una sola unidad de software sin tener en cuenta las distintas integraciones.
• Pruebas de integración: consisten en probar varios procesos interrelacionados, incluso entre SAP y los distintos sistemas satélites conectados a él.
• Pruebas de aceptación del usuario – UAT: se trata de las pruebas de todos los procesos que deben ser verificados y validados por los usuarios.

¿Qué se hace exactamente en la fase de pruebas?

En primer lugar, hay que crear un plan de pruebas, en este se suele especificar qué proyecto de implantación de SAP se va probar. Así como quiénes son los usuarios que van a probar los procesos. Y también, las fechas en las que se van a realizar las pruebas y las reglas que se van a seguir en las mismas.

En las reglas se define quién realizará la prueba (el usuario final o el consultor con supervisión del usuario). Qué documento o herramienta se utilizará (un archivo Excel con todos los pasos a probar, el SAP Solution Manager u otro software de pruebas que exista)

También se decide qué sistema SAP se utilizará para realizar las pruebas, qué datos se emplearán para las pruebas y cómo se tratarán las posibles anomalías. Normalmente se adjunta una plantilla del archivo que se usará para registrar las anomalías.

¿Qué paso se realiza posteriormente?

Al plan de pruebas del proyecto de implantación de SAP le siguen los escenarios de prueba, el escenario de prueba corresponde al proceso que se va a examinar dividido en pasos individuales. Donde el probador (usuario o consultor) tendrá que realizar tareas específicas con los datos que se han compartido previamente.

El resultado de estas pruebas se registrará para cada uno de los pasos. Se considera que el escenario se ha probado con éxito cuando se han aprobado todos los pasos.

En algunos casos, la aprobación también puede tener lugar en presencia de anomalías menores que no afectan al funcionamiento del proceso. Las condiciones de aprobación de los escenarios deben estar definidas en el Plan de Pruebas previamente compartido.

Consejos importantes antes de ejecutar las pruebas

Hay que tener especial cuidado en no confundir las anomalías con los nuevos requisitos que puedan surgir durante las pruebas. En esta fase, cuando el usuario ve realmente cómo tendrá que trabajar, pueden surgir nuevas necesidades.

Lo ideal es que estos cambios sean menores, pues de lo contrario sería un fracaso de la fase de análisis. En este caso, el proceso probado no es defectuoso, sino que debe completarse con otras actividades de aplicación para ser aprobado en su totalidad.

¿Qué es y para qué sirve la “lista de problemas” en SAP?

Normalmente, junto con los escenarios, hay otro documento muy importante llamado “Lista de Problemas”. Que se utiliza para catalogar y controlar la resolución de cualquier error.

Anteriormente, hablé del SAP Solution Manager, este es un producto que apoya y supervisa los proyectos de SAP. Así como las posteriores actividades de apoyo a la puesta en marcha.

Etapa de prueba y soluciones a la lista de problemas

Especialmente en la fase de pruebas, el Gestor de Soluciones permite construir y gestionar escenarios de prueba. Lo hace de una manera muy simplificada y sin necesidad de utilizar Excel. En la práctica, cada usuario implicado se conectará al Solution Manager, encontrará la lista de escenarios de los que es responsable.

Pulsando en los distintos pasos, accederá directamente al SAP de pruebas para realizarlas. Para los que controlan la fase de prueba, el Solution Manager ofrece excelentes herramientas para analizar y supervisar la situación de la prueba y anomalías encontradas.

Una herramienta eficiente

Otra herramienta que propongo se llama JIRA Software, en particular, proporciona sistemas de colaboración eficaces. Los cuales permiten realizar actividades de prueba sin necesidad de que el consultor esté en apoyo directo y “de visu”.

En cada prueba se pueden abrir “Historias” que desencadenan una interacción con el solucionador de problemas sin necesidad de utilizar el correo electrónico o el teléfono. Esta herramienta también proporciona informes eficaces para controlar el estado de las pruebas y cualquier anomalía.

En mi próximo post veremos la siguiente fase, la de la transición final (Cut Over) justo antes de la puesta en marcha del sistema SAP.