Etapas de un proyecto de implementación de interfaz SAP: aplicación (3 de 4 – interfaces)

En este artículo tratamos el tercer elemento de la fase de implementación de interfaz, además de las actividades de parametrización y desarrollo: el análisis y la definición de las interfaces con otros programas.

¿En qué consiste una interfaz?

 En algunos casos, la empresa que implanta SAP puede decidir seguir utilizando otras plataformas de software que tendrán que “comunicarse” intercambiando datos con la nueva plataforma del sistema. En este caso, se dice en la jerga informática que el sistema externo está “interconectado con SAP“.

¿Cuáles son los sistemas que suelen estar interconectados con SAP?

Por lo general, se trata de sistemas que realizan tareas que no son gestionadas por SAP (o lo hacen de una manera mejor). En algunos casos, se trata de soluciones temporales (es decir, los sistemas que se conectan temporalmente a SAP van a ser retirados en el futuro).

Por ejemplo, me ha ocurrido a menudo que el cliente opte por mantener su sistema actual de gestión del almacén físico (el software que coordina todos los movimientos de entrada y salida de mercancías) y lo interconecte con SAP, a pesar de que éste tiene su propio sistema y podría gestionar estos procesos.

Otro ejemplo podría ser la existencia de una interfaz directa con los clientes utilizada para recibir sus pedidos. Al conectarlo con SAP, pudimos capturar los pedidos automáticamente y gestionarlos posteriormente en el ERP.

¿Qué es el análisis de la interfaz?

En el análisis de la interfaz, se realiza un mapeo de los campos de los dos sistemas que van a “hablar” entre sí, definiendo los flujos de información (del sistema externo a SAP y viceversa).

El análisis incluirá una descripción de cómo funciona el programa y cómo se activa: a diferencia de un programa que “vive” dentro de SAP, el programa externo se activará automáticamente por determinados acontecimientos.

Por ejemplo, tomando el ejemplo anterior, el programa podría activarse en cuanto el cliente envíe un pedido.

¿Cómo hacer la implementación de interfaz?

Las recomendaciones del post anterior también se aplican a la fase de definición e implementación de la interfaz: crear análisis y compartirlos por escrito con todos los implicados (tanto internos como externos al equipo de implementación).

Otra sugerencia es evitar “calcar” la antigua visión de los procesos en la definición de la interfaz, es decir, mantenerlos exactamente como están en el sistema informático que pronto será sustituido por SAP.

Se trata de una situación frecuente, que puede provocar retrasos y costes adicionales si resulta necesario reajustar la interfaz a los nuevos procesos que se utilizarán tras la implantación de SAP.

Soluciones para el análisis e implementación de interfaz SAP

El mejor procedimiento es que el análisis, la implementación de interfaz y la definición de los cambios sean realizados por alguien que haya participado activamente en la fase de análisis del proceso.

Otra sugerencia es implicar a los desarrolladores y usuarios del sistema informático que tendrán que “hablar” con SAP, compartiendo con ellos los resultados del análisis incluso antes de solicitar la aprobación del cliente.

En el próximo post, el último sobre la fase de implementación, veremos la migración de datos.