Etapas de un proyecto de implantación de SAP: Formación

Hola a todos, este es el primero de una serie de artículos que detallarán las distintas etapas de un proyecto de implantación de SAP. Con el objetivo de que, al final de estos posts, tengas los conocimientos necesarios para hacer la implantación.

¿Qué información sobre las etapas de proyecto de implantación SAP verás en estos párrafos?

Voy a explicar cuáles son las fases que componen un proyecto, en qué consisten y cuáles han sido mis experiencias (y los consejos que puedo darte) para cada una de ellas.

En este primer artículo haré una presentación general y luego entraré en detalle en las distintas fases en posts posteriores.

¿Cuáles son las etapas del proyecto de implantación SAP?

Aunque la lista y la secuencia de las fases no son una ley inmutable grabada en piedra (de hecho, dependen del tipo de proyecto, de las metodologías aplicadas por la empresa consultora, de la implicación del cliente, etc.), esta es una lista que considero representativa de un proyecto típico de implantación de SAP:

1.    La primera fase se denomina fase de arranque

En la fase de arranque se explican los objetivos del proyecto, sus fases y su calendario. Técnicamente esta tiene una importancia marginal, pero llega a ser muy significativa desde el punto de vista relacional y motivacional.

 En esta fase, el equipo de implementación (normalmente un grupo de consultores externos) se presenta al cliente, que a su vez presenta a los empleados que trabajarán junto con la consultora. Es muy importante que cada uno ponga dónde quiere ir, qué quiere hacer y qué pasos quiere seguir.

2.    La siguiente etapa es la de análisis

El equipo de implementación y el equipo del cliente se reúnen para definir cómo funcionarán los nuevos procesos empresariales en SAP. Por lo general, en esta fase también se analizan todas las personalizaciones necesarias (los cambios “a medida” que se realizan en el programa para cerrar cualquier brecha entre el estándar proporcionado en SAP y las necesidades del cliente).

3.    Realización y parametrización

 La empresa consultora implementará en SAP lo que se ha compartido en la fase anterior. En esta fase también se construyen las “interfaces“ (las conexiones que el nuevo SAP debe tener con otros sistemas informáticos para compartir datos).

Por lo general, durante la implementación también lleva a cabo el análisis de las interfaces y la implementación de la migración de datos.

La migración de datos consiste en la transferencia de todos los llamados datos maestros (por ejemplo, la lista de clientes y proveedores, los materiales, los precios, etc.) y de todos los llamados datos “transaccionales” que aún están abiertos (pedidos de venta abiertos, pedidos de compra abiertos, facturas aún no creadas, asientos contables abiertos, existencias en el almacén, etc.).

La transferencia tendrá lugar en la fase inmediatamente anterior a la puesta en marcha del nuevo sistema (se utiliza el término “cut over”).

4.    El siguiente paso es la formación

En esta fase, con todos los datos que han sido recopilados del análisis y los requerimientos del cliente, se forma a todos los usuarios que van a trabajar en SAP.

5.    La Prueba o Test

El cliente o la empresa consultora bajo la supervisión del cliente prueba el sistema en un entorno de Prueba SAP para verificar que lo que se ha implementado se corresponde con lo que se necesita y para comprobar que los datos introducidos en el sistema son correctos.

6.    En el Cut over (transición final)

Se realizan las últimas actividades antes de la puesta en marcha del nuevo sistema: se migran los datos, se portan las implementaciones realizadas al nuevo sistema operativo, se activan las interfaces con otros sistemas no SAP, etc.

7.    El Go Live

 El sistema está operativo y a partir de ese momento los usuarios utilizarán el nuevo sistema. El antiguo sistema de gestión está desconectado.

8.    Soporte de Puesta en Marcha

La empresa consultora apoyará a los usuarios en las operaciones a realizar en SAP durante un determinado periodo de tiempo acordado.

¿Cómo se utilizan las etapas del proyecto de implantación SAP?

Como se ha mencionado, en algunos proyectos se pueden utilizar diferentes fases (o las mismas, pero en una secuencia diferente).

Veamos un ejemplo: en un proyecto de actualización del sistema (es decir, el cliente, por necesidad o por elección, decide actualizarse a una versión más actualizada de SAP), la fase de análisis inicial ya se ha realizado (la mayoría de los procesos están operativos) y sólo se estudiarán en detalle los procesos que podrían verse afectados por la actualización.

En este caso, la fase de implantación puede desempeñar un papel más marginal y ser muy rápida, mientras que la fase de pruebas adquiere una gran importancia: hay que garantizar que los procesos ya existentes en SAP puedan funcionar sin problemas en la nueva versión del software SAP.

¿Qué otras alternativas de implantación SAP existen?

Por último, es importante saber que también existen metodologías de implantaciones “estándar” creadas directamente por SAP: ASAP (durante mucho tiempo el estándar), SAP Activate (más reciente) o SAP Launch (para soluciones Cloud).