Estrategias de Rollout (implantación) de un software ERP

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En este artículo se examinan algunas de las posibles estrategias aplicables en un despliegue de SAP u otro ERP.  A su vez, también mencionamos las definiciones de cada punto que se explique.

¿Qué es un Rollout y por qué es importante en una ERP?

“Rollout” o “Despliegue”, cuando hablamos de SAP, se refiere a la implantación de SAP en uno o varios emplazamientos locales. El término inglés roll out significa literalmente “lanzamiento”, “puesta en marcha”.

En los proyectos de implantación de un ERP SAP en grandes empresas, tenemos que trabajar con varias entidades locales.

En este artículo utilizo el término local para referirme a algo que es específico de una determinada región, un determinado país, una división de una empresa o incluso una unidad de negocio que funciona de forma diferente a lo que se hace “globalmente” en la empresa.

¿Cuáles son las diferentes estrategias posibles a ejecutar?

La existencia de diferencias que pueden ser incluso marcadas en la forma de trabajar dentro de una misma empresa hace que no exista una forma ideal de introducir SAP.

De hecho, hay varias estrategias que se pueden aplicar en función de los resultados que se quieran conseguir con la implantación de un ERP como SAP. Y, a partir de este momento vamos a analizarlas detalladamente.

Utilizar el modelo global con Roll out locales

Podemos considerar el uso de un modelo global (plantilla) con roll out locales. Esta es la solución estándar adoptada por las grandes empresas. En la práctica, consiste en tener los mismos procesos (y el mismo Modo Operativo Objetivo, metodologías de gestión de proyectos, etc.) en toda la organización.

Esta solución tiene varias ventajas:

•  Es más fácil y barata no sólo de implantar, sino también de mantener.
• Permite trabajar con datos homogéneos..
•  Puede ampliarse fácilmente si es necesario (por ejemplo, en caso de fusión de empresas)
•  Es muy difícil cambiar los procesos una vez implantados, lo que puede ser ventajoso en empresas muy grandes y difíciles de gobernar.

Entre las desventajas de esta alternativa están las siguientes:

•  El hecho de que puede percibirse como muy lenta, ya que es necesario definir con detalle antes de empezar los procesos.
•  Las estructuras informáticas, los datos que se compartirán entre las distintas entidades, lo que puede modificarse localmente y lo que es intocable.
• Una implantación puede durar por tanto varios meses o incluso años.

Trabajar con proyectos individuales. 

En este caso, se intenta definir un punto de partida común, que luego se adapta localmente. Esta solución tiene claramente sentido cuando los procesos empresariales difieren mucho entre países (o zonas geográficas, o unidades de negocio, o empresas dentro de un grupo).

Entre sus ventajas figuran las siguientes:

• Esta solución es mucho más rápida que la anterior (de hecho, se pueden ejecutar varios proyectos en paralelo).
•  También es muy fácil “separar” partes de la empresa (lo que puede ser interesante en el caso de escisiones, transferencias de unidades de negocio o situaciones similares).

Sin embargo, también tiene varios inconvenientes:

•  Suele ser imposible copiar las funcionalidades entre un proyecto y otro.
• La implantación suele ser más cara, ya que las distintas entidades locales tendrán requisitos y necesidades diferentes.
• Y será difícil, sino imposible, consolidar los resultados empresariales.

Consolidar sólo la información

Por ejemplo, compartiendo sólo el Libro Mayor, u organizando un centro de datos de la empresa. Evidentemente, se trata de una solución “extrema”, que debe adoptarse en el caso de empresas compuestas por varias entidades locales muy diferentes, que pueden tener modelos de negocio distintos y que trabajan de forma autónoma e independiente entre sí.En este caso, obligar a las distintas entidades a conformarse puede ser arriesgado y contraproducente (o incluso ilegal, si los procesos son diferentes debido a la normativa local).

¿Cómo se logran la integración e implantación?

La integración puede tener lugar con módulos de consolidación como SAP S/4HANA Central Finance, que permite que las transacciones financieras gestionadas también por productos que no son de SAP (es decir, de terceros) se gestionan con un formato de datos común.

En última instancia, la elección de la estrategia de implantación dependerá de lo diversificada que esté la organización, de la autonomía de las unidades locales, del tipo de sector industrial y, sobre todo, de los objetivos que queramos alcanzar con el ERP.