EIM (Enterprise information management) in SAP: una introducción

Por gestión de la información empresarial (en inglés, Enterprise Information Management o EIM) entendemos la disciplina que estudia la optimización, el procesamiento y el almacenamiento de los datos creados y utilizados por una empresa.

Su objetivo es mejorar la eficiencia y promover la transparencia en la gestión con decisiones confiables basadas en datos.

Permitir una mejor comprensión del negocio significa permitir su desarrollo.

Los avances tecnológicos están creando nuevas oportunidades para las empresas que pueden aprovechar la información en tiempo real para responder a los gustos de los clientes, identificar ineficiencias operativas, aprovechar al máximo a los proveedores o incluso, en algunos casos, crear modelos comerciales completamente nuevos.

Algunas empresas ahora tratan la información como un activo corporativo real, que debe administrarse con gran atención de la misma manera que las patentes, los conocimientos técnicos y otros recursos intangibles pero preciosos como los activos “físicos”.

Una gestión eficaz de la información corporativa puede ayudar a una organización a funcionar mejor. También puede ayudar a resolver el problema de los “silos”, situaciones que surgen cuando la información no pasa de un departamento a otro por motivos “políticos” y/o de organización, y todos los departamentos crean sus propias versiones “tribales” de los datos y la información de los que se sienten dueños: exactamente lo contrario de la gestión centralizada y compartida que sería deseable.

El EIM de SAP es capaz de gestionar varios tipos de datos: estructurados (los que siguen un modelo predefinido, como archivos Excel o bases de datos SQL), semiestructurados y no estructurados, y también contenidos como documentos, correos electrónicos, audio, vídeo, etc.

También es capaz de gestionar un aspecto importante y a menudo infravalorado, el del archivo y la eliminación de información, ya sea porque se considera obsoleta o por exigencias legales.

Existen varios productos SAP que proporcionan las herramientas para gestionar, estudiar y archivar toda la información relevante. 

Se centran en varios aspectos del problema, como:

• Consolidación de datos de varias fuentes: el objetivo de la integración de datos ( “data integration”) es fusionar varias bases de datos de sistemas distintos de SAP y posiblemente con estructuras diferentes en una única fuente de información.
• Gestión de la calidad de los datos: el objetivo es maximizar la calidad de los datos eliminando los duplicados y los datos erróneos.
• Gestión de datos maestros: la gestión de datos maestros (MDM) incluye actividades como la definición de procesos y responsabilidades para el mantenimiento de los datos maestros, la aplicación de mecanismos para garantizar la disponibilidad de datos maestros de buena calidad, la sincronización de datos si es necesario, etc.
• Gestión de contenidos (Content Management): el objetivo de esta actividad es gestionar diversos tipos de información, no sólo bases de datos sino también documentos de Office (Word, Excel, etc.), PDFs, imágenes, etc.
• Gestión del ciclo de vida de la información (Information Lifecycle Management): los datos también tienen una “vida útil”, tras la cual deben ser archivados o eliminados.

Algunos de estos productos son:

SAP Information Steward: dispone de varias funcionalidades que permiten la elaboración de perfiles de datos, la definición de reglas de calidad para la aceptación de datos, el control de duplicados y la creación de cuadros de mando (estadísticas que pueden explorarse a varios niveles de profundidad y que incluyen la cuantificación de la calidad de los datos, las tendencias y los impactos económicos).

SAP Data Services: es una herramienta ETL que ofrece una solución única para toda la empresa para actividades como la integración de datos, la verificación de la calidad de los datos, la elaboración de perfiles de datos (por ejemplo, la definición de determinadas categorías de compradores estándar) y el tratamiento de datos textuales procedentes de fuentes heterogéneas, etc.

SAP Process Orchestration y SAP Business Workflow: esta herramienta proporciona detalles sobre el rendimiento de los procesos empresariales con respecto a sus objetivos.

SAP BusinessObjects Business Intelligence (SAP BusinessObjects BI): esta herramienta proporciona varios métodos para visualizar y presentar información como métricas de éxito y KPIs (Key Performance Indicators) a diferentes audiencias, por ejemplo, analistas, usuarios o ejecutivos.