Crear una oferta en SAP SD Order to Cash (OTC)

El proceso Order to Cash de SAP (“Del pedido al cobro”) suele comenzar con un contacto del cliente interesado en comprar nuestros productos. A continuación, se crea una oferta de venta o un presupuesto.

Un presupuesto es un documento legal que incluye los datos del cliente (nombre y razón social del comprador, destinatario de la mercancía, datos fiscales), los artículos que vendo y el precio ofertado, así como las condiciones de pago de la mercancía; además, este acuerdo está limitado en el tiempo, es decir, el potencial cliente se compromete a formalizar la compra de la mercancía cotizada en el plazo definido en el documento, de lo contrario estas condiciones de precio y disponibilidad pueden dejar de aplicarse.

En SAP puedo crear ofertas (“Quotation”), cuya principal característica es que pueden transformarse fácilmente, con un clic, en pedidos de venta (“Sales Order”) si el cliente decide aceptar la propuesta. Por lo tanto, no tendré que volver a introducir todos los datos.

Se puede acceder a la Quotation (presupuesto) siguiendo la ruta:

SAP Menu → Logistics → Sales and Distribution → Sales → Quotation → Create Quotation

También se puede acceder a ella introduciendo directamente el código de transacción VA21 en el campo de transacción (Transaction Field).

Los códigos de transacción para las Quotatons tienen la siguiente estructura:

VA21 – Create Quotation (Crea oferta)

VA22 – Change Quotation (Editar oferta)

VA23 – Display Quotation (Ver oferta)

VA25 – List of Quotations (Lista de ofertas)

Esta estructura numérica, en la que el número 1 indica la creación de un documento, el 2 la modificación de un documento existente y el 3 la visualización del documento, es recurrente en los códigos de transacción de SAP.
Por lo tanto, vale la pena tenerlo en cuenta.

Para crear el presupuesto, introduzco en el sistema el código VA21 y la Sales Area (la zona de ventas – una combinación de códigos que indica qué empresa vende y en qué mercado).
La Sales Area consta de 3 códigos:

1. Sales Organization (Organización de ventas). Generalmente corresponde a la zona geográfica, por ejemplo, puede ser el país.
2. Distribution Channel (Canal de ventas). Podría ser, por ejemplo, la venta al por menor frente a la venta al por mayor.
3. Division. Se trata de otra segmentación no obligatoria elegida por la empresa. Podría ser, por ejemplo, algo como “Norte de España”.

Estos códigos alfanuméricos ya se habrán definido al configurar SAP y, por tanto, están personalizados para cada empresa.
Una vez definida la información básica para la creación de su presupuesto, puede acceder al documento pulsando la tecla “Enter” o “Intro” de su teclado.

La pantalla de la cotización está estructurada en tres niveles:

Header (“Cabecera” del documento). La cabecera se encuentra en la parte superior de la pantalla, y en ella se encuentran los datos principales, comunes a todos los artículos definidos en la oferta o presupuesto. Así, el nombre del cliente, el destinatario de la mercancía, la dirección de envío. En general, esta es la información que se mantiene sin cambios para las citas posteriores. También encontrará el valor total del presupuesto, definido como la suma del valor de los artículos cotizados.

Sales Overview (“resumen de ventas”). Muestra los datos específicos del presupuesto, es decir, la zona de ventas, las condiciones de pago de la factura, la moneda, pero también otros datos específicos del transporte de la propia mercancía: es decir, los Incoterms y las condiciones del pedido – por ejemplo, si se acepta la entrega diferida.

Item Level (“nivel de objeto” o “nivel de material”). en el nivel de material introducimos finalmente la información relativa a los bienes o servicios vendidos: el material y la cantidad solicitada por el cliente, el precio de cada material, la fecha de entrega solicitada, el tiempo de validez de la oferta.

Una vez completado el documento, puedes guardarlo e imprimirlo, guardarlo en una carpeta personal o enviarlo directamente por correo electrónico, según la configuración que elijas. El sistema define automáticamente un número progresivo que se asigna a su documento cuando se guarda.

Si busca un presupuesto que se envió anteriormente, pero no recuerda el número de secuencia que se le asignó, puede utilizar la transacción VA25. Cuando lo haga, aparecerá una pantalla que le permitirá filtrar los resultados utilizando criterios de búsqueda como el rango de fechas, el nombre del cliente, el código del cliente, etc.

Si, por el contrario, quiere acceder directamente a un documento previamente guardado, lo más recomendable es utilizar la operación de visualización VA23. Una vez dentro del documento también tendrá la posibilidad de cambiar su acceso en “editar documento” para realizar los cambios necesarios.