Creación de una oferta en SAP SD Order to Cash (OTC)

El proceso “Order to Cash” comienza generalmente con un contacto del cliente interesado en comprar nuestros productos. Después de eso, se crea una oferta de venta o un presupuesto. En este post analizaremos cómo se hace y en qué consiste esto.

¿Qué representa el presupuesto para crear la Order to Cash?

Un presupuesto es un documento legal que incluye los datos del cliente (nombre y razón social del comprador, destinatario de la mercancía, datos fiscales), los artículos que vende y el precio ofertado, así como las condiciones de pago de la mercancía. 

Además, este acuerdo está limitado en el tiempo, es decir, el potencial cliente se compromete a formalizar la compra del bien cotizado en el plazo definido en el documento. De lo contrario estas condiciones de precio y disponibilidad pueden dejar de ser válidas.

¿Cómo facilita la Order to Cash para las ofertas y pedidos?

En SAP puedo crear ofertas (“Quotations”), cuya principal característica es que se pueden transformar fácilmente, con un solo clic, en pedidos de venta (“Sales Order”) si el cliente decide aceptar la propuesta. Por lo tanto, no tendré que volver a introducir todos los datos.

¿Cómo acceder al presupuesto del pedido?

Ahora bien, una vez que tenemos claros los conceptos, el siguiente paso es acceder al presupuesto que tenemos disponible. Este procedimiento requiere de una ruta especifica, y es la siguiente: 

Menú SAP → Logística → Comercial → Ventas → Oferta → Crear oferta

También, puede acceder a ella escribiendo el código VA21 directamente en el campo de transacción.

Transacciones para la Order to Cash 

Otro punto muy importante para crear la oferta con Order to Cash tiene que ver con los códigos de transacción para las cotizaciones.

Estos tienes que conocerlos para lograr realizar la tarea. Estos, tienen la siguiente estructura:

• VA21 – Crear presupuesto.

• VA22 – Modificación de la oferta.

• VA23 – Mostrar oferta.

• VA25 – Lista de citas.

¿Qué indican los números en la estructura de códigos de transacciones?

Esta estructura numérica, en la que el número 1 indica la creación de un documento, el 2 la modificación de un documento existente y el 3 la visualización del mismo, es recurrente en los códigos de transacción de SAP, por lo que conviene tenerla en cuenta.

Para crear el presupuesto, introduzco en el sistema el código VA21 y la zona de ventas (una combinación de códigos que indica qué empresa vende y en qué mercado). 

¿Cuál es la estructura del área de ventas en Order to Cash?

Por otra parte, incluso cuando se pasa a la fase de ventas, también se deben colocar códigos para que todo funcione de forma correcta.

En cuanto a eso, la forma en la que se lleva esa gestión es como lo que veremos a continuación:

• Organización de ventas: generalmente corresponde a la zona geográfica, por ejemplo, puede ser el país.
• Canal de distribución: Esto podría ser, por ejemplo, la venta al por menor frente a la venta al por mayor.
• División: Se trata de otra segmentación no obligatoria elegida por la empresa. Podría ser, por ejemplo, algo como “Italia Central”.

Estos códigos alfanuméricos ya se habrán definido al configurar SAP y, por tanto, están personalizados para cada empresa. Una vez que haya definido la información básica para crear su Presupuesto, puede acceder al documento pulsando la tecla “Enter” o Intro de su teclado.

Pantalla de cotización 

La pantalla de cotización está estructurada en tres niveles: 

1. Cabecera (“Header” del documento): la cabecera se encuentra en la parte superior de la pantalla, y en ella se encuentran los datos principales, comunes a todas las partidas definidas en la oferta o presupuesto. Así, el nombre del cliente, el destinatario de la mercancía, la dirección de envío. Por lo general, esta es la información que se mantiene sin cambios para las cotizaciones posteriores. También encontrará el valor total del presupuesto, definido por la suma del valor de los artículos cotizados.

2. Resumen de ventas: muestra los datos específicos de la oferta, es decir, la zona de ventas, las condiciones de pago de la factura, la moneda, pero también otra información específica del transporte de las propias mercancías: es decir, los Incoterms y las condiciones de cumplimiento, por ejemplo, si se acepta la entrega diferida.

3. Nivel de artículo (“nivel de artículo” o “nivel de material”): en el nivel de material introducimos finalmente la información relacionada con los bienes o servicios vendidos: el material y la cantidad solicitada por el cliente, el precio de cada material, la fecha de entrega solicitada y el tiempo de validez de la oferta. 

Una vez que haya completado su documento, lo guardará y podrá imprimirlo, guardarlo en una carpeta personal o enviarlo directamente por correo electrónico, según la configuración elegida. El sistema define automáticamente un número progresivo que se asigna a su documento cuando se guarda.

¿Cómo acceder a los presupuestos colocados en Order to Cash?

Si busca un presupuesto enviado anteriormente, del que, por ejemplo, no recuerda el número de secuencia asignado, puede utilizar la transacción VA25. Al enviar, aparecerá una pantalla que le permitirá filtrar el resultado utilizando criterios de búsqueda como el rango de fechas, el nombre del cliente, el código del cliente, etc.

Si, por el contrario, quiere acceder directamente a un documento previamente guardado, lo más seguro es utilizar la operación de visualización VA23. Una vez dentro del documento, también tiene la opción de cambiar su acceso a “editar documento” para realizar los cambios necesarios.