Controlling en SAP – una introducción

“Controlling” (“Control” en español) es el nombre dado a una función empresarial clave cuyo papel es verificar la eficacia de la aplicación de las estrategias de la empresa.

El Controlling es la base de las decisiones operativas y estratégicas, que deben basarse en datos sólidos de todas las funciones empresariales.

¿Por qué se necesita una función (y un módulo de SAP) diferente a la de Finanzas?

La razón principal es que el módulo de Finanzas trabaja con datos “globales”, mucho más agregados.

Indicadores como el EBITDA, free cash flow (flujo de caja libre), el ROE, etc., aunque son muy importantes para evaluar la solidez de la empresa, no responden al tipo de preguntas que se examinan en el módulo de Controlling, como, por ejemplo:

• ¿Cómo se puede asociar el volumen de negocio y los beneficios con los clientes y los productos (es decir, qué clientes y productos son más rentables)?
• ¿Cómo se pueden asociar los costes empresariales a cada departamento y producto?
• ¿Cuál es la evolución prevista de los costes, la facturación y los beneficios?

Sin embargo, los dos módulos de Finance (FI) y Controlling (CO) están estrechamente vinculados y suelen estudiarse y utilizarse juntos. Por ello, hay muchos consultores de SAP especializados en ambas cosas (consultores “FI-CO”).

Hay varios indicadores clave que se utilizan normalmente en el Controlling, llamados “Key Performance Indicators” (Indicadores clave de rendimiento) o KPI. Miden parámetros clave para las decisiones empresariales, como cuál es el volumen medio de ventas por cliente, la cantidad de capital inmovilizado en el valor de las mercancías en stock, etc.

Diferencias entre el controlling operativo y el estratégico 

Es importante saber diferenciar el controlling operativo y el controlling estratégico. Los detalles que los distinguen son:

El Controlling Operativo mide la desviación entre los costes e ingresos previstos y los reales, lo que ayuda a controlar situaciones como un aumento inesperado de los gastos. Lo ideal es que ayude a la dirección de la empresa a tomar decisiones oportunas y con conocimiento de causa.

El Controlling Estratégico, en cambio, se ocupa de las oportunidades y los riesgos empresariales a medio y largo plazo, con el objetivo de tomar decisiones que garanticen la supervivencia futura de la empresa. 

Los análisis de rentabilidad de los productos y las decisiones sobre los segmentos de mercado a los que hay que dirigirse son ejemplos de actividades típicas de control estratégico.

Componentes del módulo de Controlling

Merece la pena mencionar al menos la existencia de varios componentes importantes del módulo de Controlling:

• Control de gastos generales (Cost Controlling): los gastos generales (overhead) son costes que no pueden asignarse directamente a un producto o servicio (por ejemplo, los gastos de alquiler de oficinas).

• Control de costes del producto (Product Cost Controlling): Este componente se centra en los costes “directos” de un bien o servicio, derivando su información de módulos como Production Planning (Planificación de la producción), Material Management (Gestión de materiales), etc.

• Análisis de rentabilidad (Profitability Analysis): Este componente se centra en cambio en los ingresos, por lo que recibe su información del área de ventas (módulo Sales and Distribution, SD).

Gestión de Centros de Beneficio (EC-PCA): Es una unidad organizativa que se usa con fines de control interno, permitiendo determinar las pérdidas y ganancias asociadas al centro, y para eso, se reciben imputaciones de ingresos y egresos.