Compresión del Material Master de SAP (datos maestros de materiales)

Casi todas las operaciones de una empresa tienen que ver con los materiales. A veces se compran materiales, otras veces se producen, se almacenan, se venden o se entregan a los compradores. Por eso, SAP formó el Material Master.

Gestión de materiales con SAP

SAP decidió organizar su software ERP con una gestión común entre los distintos módulos de datos de materiales. En la práctica, la información se comparte entre módulos (MM, PP, SD, etc.). Este enfoque evita la redundancia de datos y simplifica el almacenamiento y la actualización de la información.

También (y más importante) garantiza la coherencia de los procesos empresariales, de principio a fin. Hay una expresión que se oye a menudo cuando se habla de SAP y de los ERP en general. Esta dice que sólo hay “una fuente de verdad“.  

En la práctica, sólo una versión “oficial” de los datos: la del Material Master. 

Material Master

El Material Master está formado por un conjunto de tablas que almacenan los datos de los materiales. Junto con un conjunto de interfaces que permiten su lectura y las transacciones de mantenimiento (las que permiten actualizar la información).

Los atributos comunes se almacenan en un determinado conjunto de tablas, que están separadas por tablas específicas de cada módulo. Estas, en cambio, almacenan datos relevantes para las ventas, datos relevantes para las compras y más.

Crear y actualizar datos

La creación y actualización de los datos maestros de materiales sólo puede realizarse mediante operaciones de actualización. Estas transacciones permiten acceder a la pantalla necesaria de la interfaz de usuario y validar los datos de entrada. 

Así como gestionar el acceso a la base de datos, para crear o actualizar los datos maestros de los materiales.

Módulos SAP que conforman Material Master

Generalmente, los diferentes módulos SAP que hacen uso del Material Master sólo tienen acceso de lectura con las interfaces correspondientes.

Los usuarios sólo estarán autorizados a actualizar ciertos atributos específicos del contexto en el que trabajan. Por ejemplo, alguien que trabaje con el módulo MM podrá actualizar la información de existencias y precios. 

Mientras que alguien que utilice el módulo PP podrá modificar, por ejemplo, los datos de previsión de consumo de los distintos materiales.

Normalmente, en las empresas, la gestión de los datos maestros de materiales se distribuye entre varios departamentos. Por ejemplo, alguien que trabaje en el departamento de ventas gestionará los atributos relativos a las ventas.  

Mientras que alguien del departamento de compras gestionará la información relativa al proceso de compra, en los datos maestros de materiales.

Cómo usarlo

Probablemente trabajas en una empresa que utiliza SAP, aunque por tu trabajo quizás no estés involucrado en la entrada de pedidos. Tampoco en el procesamiento de mercancías u otras actividades directamente relacionadas con el uso de las mismas. 

Sospecho que tarde o temprano te encontrarás con alguna actividad relacionada con los datos maestros de algún artículo. Por lo tanto, debes hacerte una idea de cómo navegar a través de la abundante información de estos materiales. Eso, en mi opinión, es un buen punto de partida.

La transacción para ver el Material Master se encuentra en el módulo de gestión de materiales. Puedes encontrar el Material Master siguiendo el camino:

Logistic (Logística) → Material Managament (Gestión de materiales) → Material Master (Master de materiales) → Display (Visualización) (MM03).

Nuestro Material Master consta de numerosas pestañas o carpetas llamadas “views”, cada una de las cuales contiene información diferente.

Hay muchas views y serán accesibles o no en función de tu rol en la empresa.  Según las autorizaciones que tengas para utilizar el sistema (acorde al concepto denominado Rol de Usuario). Por supuesto, algunas views son accesibles para cualquiera. A continuación se enumeran las más relevantes:

Datos Básicos 1 (Basic Data)

En esta pantalla encontraré todos los datos físicos. También los del sistema, que son esenciales para la catalogación del propio material. Así que habrá unidades de medida, peso, dimensiones y volumen del artículo. 

Igual podré definir la información de embalaje para facilitar la manipulación en el almacén. Además, aquí se incluyen los datos relativos al Grupo de Materiales al que pertenece el artículo. Si procede, se indica la fecha de validez (por ejemplo, en caso de cambios en el catálogo), la jerarquía del producto, etc. 

Ventas: Organización de ventas 1 (Sales: Sales org. 1)

Esta pantalla muestra información sobre la distribución comercial del material. Primero encontramos la zona de distribución del material en cuestión, definida por la Organización de Ventas y el Canal de Distribución. 

Esta información es importante porque algunos artículos forman parte de una lista genérica de la empresa. Pero estos pueden estar destinados a la distribución, por ejemplo, en el mercado americano pero no en el europeo. 

Un poco más abajo, en la misma pantalla, encontramos también los criterios de fiscalidad de nuestro material. Podemos leerlos en la sección denominada “Tax Data” (Datos fiscales). 

Esta pantalla, como es fácil imaginar, no es la misma para todas las áreas de ventas. Antes de acceder a ella, tendré que indicar al sistema para qué Organización de Ventas quiero visualizar esta información. 

Ventas: general/centro de producción (Sales: general/production site)

En esta pantalla se encuentra la información relativa a las ventas. Entendidas como la distribución física de material. Por eso, la primera información que leo está relacionada con la Planta. 

La planta indica el lugar en el que se produce la mercancía para nuestra empresa. Si no tenemos un centro de producción, la Planta representa el lugar donde se almacenan mercancías y desde donde se distribuirán. A partir de la Planta indicada, se definirán los criterios de carga y transporte de la mercancía. 

Los encontrarás en la sección “shipping data”: TransportGrp (Datos de envío: grupo de transporte), que indica cómo se transporta el material. Por ejemplo, en palés LoadingGrp (grupo de carga) indica cómo se carga el palé de arriba. Por ejemplo, utilizando una grúa.

Recuerda que estos datos siempre están representados por códigos alfanuméricos y no por descripciones. 

Si no conoces su significado, puedes pulsar sobre el propio código. Así aparecerá un pequeño icono redondo a la derecha del campo editable. Pulsando sobre este, tendrás acceso a la lista de opciones disponibles, con sus descripciones.

Contabilidad 1 (Accounting 1) 

Esta pantalla contiene la información contable relativa al material, empezando por la moneda. Aquí se almacena la principal información necesaria para realizar el análisis financiero de las existencias.

El coste básico, coste variable, valor total de las existencias, variaciones de precios, etc. Desde esta pantalla también es posible acceder a las funciones de estimación de costes. 

Las pantallas financieras (Contabilidad, Cálculo de costes, etc.) contienen datos sensibles. Debido a eso, sólo suelen ser accesibles si se dispone de una autorización específica. Si ese es tu caso, también se te capacitará para leerlas correctamente.