Cómo los programas de gestión te ayudan a gestionar tu almacén

Uno de los artículos anteriores explico qué es un software de gestión (ERP) y por qué puede considerarse el “cerebro” de la empresa. De forma más exacta, es una herramienta que ayuda a los directivos a tomar decisiones y aplicar estrategias. Veamos ahora cómo los ERP, como SAP, pueden ayudar en los programas de gestión de almacenes. Incluso cuando se trata de empresas de sectores muy diferentes, y con modelos de negocio distintos.

Modos diferentes de producción

Lo primero que hay que tener en cuenta es que existen diferentes modos de producción.

1. Algunas empresas producen objetos discretos (por ejemplo, bicicletas); mientras que otras trabajan con procesos continuos (por ejemplo, las empresas químicas). Estas empresas producen gases o líquidos industriales, cuya producción suele ser continua e ininterrumpida.
2. Una variante del proceso continuo es el proceso por lotes. Ejemplo: una empresa que vende agua mineral de un manantial tendrá una producción continua y determinada. Pero dividirá su producto en lotes (por ejemplo, cajas con seis botellas de un litro y medio.
3. Otras empresas desarrollan proyectos específicos para satisfacer las necesidades del cliente. Un ejemplo serían los pedidos del sector militar, en los que el ejército sólo suministra las especificaciones del producto final.
4. Otro modo de producción es el de la confección a medida; por ejemplo, las camiserías a medida. Estas producen una sola prenda (camisas), pero lo hacen adaptando el resultado final a la forma del comprador.

También es importante observar cómo el nivel de automatización puede ser muy diferente entre empresas. Incluso los coches son objetos discretos (como las bicicletas del ejemplo anterior), pero su proceso se considera “repetitivo” y altamente automatizado.

Inventarios

La segunda consideración, para entender el papel de SAP y otros programas de gestión, es que los inventarios representan dinero inmovilizado. Son riquezas que podrían utilizarse en otras actividades (financiar la compra de otras empresas, crear nuevas fábricas, etc.).

Por ello, las empresas tratan de minimizar el tamaño de sus almacenes, tanto de materias primas como de productos acabados.

En la práctica, tratan de lograr un complicado equilibrio entre la cantidad de dinero invertido (e inmovilizado) en el inventario. Junto con el deseo de los compradores de recibir el producto lo antes posible. En general, a los compradores no les gusta que les pongan en lista de espera y podrían recurrir a un competidor.

El riesgo de tener poco inventario es perder clientes, mientras que el de tener demasiado es el de perder dinero. Entre otras razones, porque suele haber obsolescencia de productos.

Los dos extremos

Hay dos extremos del espectro de posibilidades. Uno es trabajar exclusivamente bajo pedido, en inglés ‘Make to Order’ (no hay stock). Y el otro es garantizar siempre la existencia de stock (y si es necesario producir aunque no haya pedidos: Make to Stock).

Sin embargo, existen situaciones intermedias (denominadas “ensamblar a pedido” y “configurar a pedido”).  Estas pueden verse en acción en el caso del vendedor de ordenadores Dell. Por ejemplo: tú eliges lo que quieres en el PC y él ensambla el producto especialmente para ti.

De hecho, también existe un caso más extremo, el de “Ingeniero por encargo”. En este, el producto final no sólo no existe, sino que ni siquiera está claro cómo debería ser. En este caso, los ingenieros lo desarrollarán para el cliente.

Objetivo del programa de gestión

La planificación de la gestión (en el caso de SAP, planificación de las necesidades de material o MRP) tiene un objetivo. Este es definir el tamaño óptimo del stock del almacén en función de la estrategia que hayamos elegido.

Nuestro objetivo principal es no tener clientes insatisfechos por plazos de entrega excesivamente largos. Sin inmovilizar demasiado capital en materias primas, productos semielaborados o acabados.