Centros de costes y gastos generales en el módulo de control SAP

En este artículo, quiero mostrarte con más detalle cómo funciona el módulo de control SAP Controlling (CO). Te invito a leerlo hasta el final para que entiendas todo lo relacionado a este módulo.

Módulo de control SAP ¿Cuáles son los niveles en los que trabaja el SAP Controlling?

A nivel de estructura, el SAP Controlling trabaja a varios niveles:

1. La empresa operativa: una o más unidades organizativas de la empresa para las que el mercado tiene características y una estructura uniforme. Es en este nivel que se realiza el análisis de rentabilidad ( o CO – PA en sus siglas en inglés). Varias áreas pueden ser reportadas a la misma Empresa Operativa.
2. El área a la que están asociadas una o varias sociedades: Es en este nivel donde se analizan los costos indirectos (también conocidos como costos generales, costos de gestión o más comúnmente con el término inglés Overhead) y los costos de los productos.
3. Centros de Costo: El centro de costos en SAP es la unidad organizacional de nivel más bajo en la estructura de control corporativa.

¿Qué son los centros de costos?

Los centros de costos son las áreas responsables de varios costos dentro de la organización (por ejemplo, podrían ser los distintos departamentos en los que se organiza una empresa) y se utilizan para registrar los costos reales de una organización.

En la mayoría de los casos, cada centro de coste corresponde a un área funcional de la empresa (los distintos departamentos como marketing, TI, recursos humanos, ventas, etc.). Sin embargo, en una empresa relativamente pequeña, el mismo departamento puede tener varios centros de costos.

Por ejemplo, al departamento de TI se le podría asignar un centro de costos para los gastos relacionados con el software, otro para los gastos relacionados con el hardware y un tercero para los gastos de soporte y consultoría. Los gastos se registrarán en el nivel más bajo (por ejemplo, todo el software comprado) y luego se agregarán para fines de informes (por ejemplo, gastos totales de TI).

Los centros de coste pertenecen a los datos maestros de SAP Controlling y se pueden crear con la transacción (código T) KS01 . Para la creación del centro de coste será necesario proporcionar a SAP diversa información, como el responsable, la CO a la que está asociado, etc.

En este punto es importante introducir el concepto de Overheads (o costos estructurales en español). Son aquellos gastos que no se pueden asociar a un centro de coste específico. Estos son costos como alquileres, de electricidad, etc.

Hay dos tipos de gastos generales: 

• Costos generales reales: Son aquellos costes que no se pueden asociar a un centro de coste específico (por ejemplo, el coste de calefacción y limpieza de la oficina). 
• Costos generales designados: En este caso sería teóricamente posible asociar los costos en forma total o proporcional a uno o más centros de costos pero la complejidad del cálculo y el tiempo requerido serían mayores que los beneficios.  El componente del módulo que gestiona los Overhead se llama Overhead Management (CO – OM) y permite planificar, asignar y monitorear los Overhead en los distintos centros de costo.