Comprobar el nivel de existencias de un material

Una de las características especiales de un ERP es que puedo controlar la situación actual del almacén casi inmediatamente.
Cuando un artículo sale del almacén, su salida se confirma en el sistema mediante la acción “Goods Issue Posting” (en español, “Contabilización de salida de mercancías”). La nueva cantidad de inventario será inmediatamente visible al entrar en la pantalla SAP de gestión del almacén.

Para la gestión de otros tipos de información la situación es un poco más compleja. Pensemos, por ejemplo, en la fase de producción, en la que intervienen numerosos factores en la elaboración de la mercancía (materias primas, horas de trabajo, montaje, control de calidad, etc.).

En este caso, lo que hacemos es configurar el sistema para que, a intervalos regulares (una vez al día, por ejemplo), procese la información de la línea de producción con el fin de ofrecer una actualización periódica del progreso del trabajo.

Esta información estará entonces disponible “casi” inmediatamente, ya que se trata de un retraso de unas horas, pero no en tiempo real.

En cualquier caso, la visualización de la información sobre el inventario y las existencias nos dará siempre la situación más actualizada.

Existen numerosas transacciones que nos permiten acceder al almacén y obtener todo tipo de información. La que creo que más se utiliza para controlar el stock y la información sobre un artículo es la MMBE (Stock Overview, o sea Visión general de las acciones).

Puedes encontrar esta transacción siguiendo la estructura de árbol en el menú SAP:

Logistics → Materials Management → Inventory Management → Environment → Stock → Stock Overview (MMBE)

También puedes introducir el código de la transacción directamente en el campo de la transacción situado en la parte superior izquierda de la pantalla.

La transacción MMBE nos permite controlar sólo un artículo a la vez, por lo que es imprescindible seleccionar el material cuya situación de stock quiero comprobar.
Si no recuerdas el código del artículo (Material ID, el ID del material), siempre puedes buscarlo utilizando el icono de búsqueda situado justo al lado del campo de entrada del código.

Una vez que he indicado el material que quiero ver, puedo acotar más la búsqueda indicando si quiero comprobar las existencias del artículo en uno o varios centros de producción (Plant) y en uno o varios almacenes (Storage Location).

También puedo dejar estos campos en blanco, permitiendo que el sistema lance una búsqueda ampliada de todos los centros de producción y almacenes en los que pueda estar presente el material.

En la pantalla de la transacción del MMBE, encontrará varios criterios más de selección: por ejemplo si queremos o no mostrar  “special stock” (“stocks especiales”), si quiero utilizar valores decimales, cuáles son las unidades de medida, etc. Estos campos están pre-rellenados en función de los criterios más utilizados en la empresa.

Dependiendo de tu nivel de uso del sistema, se te explicará cómo modificarlos, cómo crear pantallas de acceso personalizadas (las llamadas variantes), o cómo configurar el sistema con los valores por defecto (esta es la tarea de los consultores).
Si eres un usuario final, generalmente puedes ignorarlos.

Una vez que he introducido los valores de la búsqueda, pulso el icono del reloj, o sea la función “ejecutar”, situado en la parte superior izquierda de la pantalla.
En este momento puedo aventurarme a comprobar toda la información posible sobre la disponibilidad de mi material.

Me gustaría recordar que estos posts pretenden ser informativos, por lo que mencionan la información que, en mi opinión, todo usuario involucrado en algún proceso de negocio debería poder leer. Veamos qué podemos esperar de la transacción del MMBE.

En primer lugar, el material se presenta en una estructura jerárquica, o de árbol, en la que puedes entrar en cada nivel hasta llegar al que te interesa. En la parte superior encontrará el stock disponible en toda la empresa (Client), luego, por ejemplo, a nivel europeo, luego a nivel de España, Francia, Italia, etc., y luego su almacén específico.

Además, puedes ver cómo se desglosa este stock.

Veamos algunos de los más utilizados:

• Unrestricted: stock que se puede utilizar libremente.
• Quality inspection: existencias que no pueden utilizarse porque todavía están bajo control de calidad.
• Returns: productos devueltos.
• Stock Transfer: materiales inventariados pero no disponibles físicamente porque se trasladan de una planta a otra o de un almacén a otro.
• Sched. For delivery: reservado para la entrega, por lo tanto listo para ser enviado al cliente. Por lo general, se trata de albaranes ya creados, pero de mercancías aún no expedidas físicamente (salida de mercancías aún no realizada).
• Reserved, Consignment, On-Order: todos estos indicadores se configuran según las necesidades de su empresa, indicando el material en stock pero reservado para algún tipo de uso. Podemos pensar en acuerdos de entrega repartidos en el tiempo, en clientes especialmente importantes en cuanto a las cantidades pedidas, para los que, por tanto, nos gustaría mantener un nivel de existencias siempre disponible, etc.
• Cust. Inquiry, Quotation, Sales Order: También puedo configurar estos tipos de stock si, en base a mi modelo de negocio, quiero por ejemplo reservar la mercancía para el cliente ya en el momento de la oferta

Y ahora está listo para explicar a su cliente si la mercancía que ha solicitado está en control de calidad, lista para ser enviada o reservada para sus necesidades.