¿Qué es SAP Concur?

Concur es una de las varias empresas adquiridas por SAP durante su proceso de expansión en los últimos años.

Anteriormente conocida como Concur Technologies, fue adquirida en 2014 e integrada en el ecosistema de SAP para ofrecer servicios de gestión de viajes corporativos y gastos relacionados.

Es una solución “en la nube” (es decir, gestionada a distancia desde múltiples centros de datos en distintos continentes). Es un ejemplo de “SaaS” (siglas de “Software as a Service”, es decir, no se paga por un programa instalado en el ordenador, sino por el servicio que se obtiene al conectarse a él.

SAP Concur se divide en varias áreas.

Travel (Viajes): esta área gestiona la reserva de vuelos y pernoctaciones, y permite generar las normas que deben seguir los empleados al realizar las reservas. Los empleados directos pueden aprobar sus solicitudes de viaje, delegar la aprobación, activar mecanismos de aprobación automática, etc.

Travel request (Solicitud de autorización de viaje): esta área gestiona el proceso de aprobación, desde la creación de la solicitud de viaje (fechas, motivo del viaje, etc.) hasta la aprobación. Las pantallas son muy intuitivas y se asemejan a las de los portales de las agencias de viajes online. Por ejemplo, es posible ordenar las combinaciones de vuelos por línea aérea, hora de salida, precio, etc.

Expenses (Gestión de gastos de viaje): Esta área gestiona finalmente el reembolso de los gastos de viaje a la vuelta del empleado. Facilita la introducción de recibos, permite la creación de normas independientes (por ejemplo, reembolso “por día” o hasta un determinado límite de gastos) y agiliza la aprobación de los gastos.

También ofrece un servicio de aprendizaje automático (Machine learning), una forma de inteligencia artificial que nos permite conocer en profundidad el tipo de gastos de viaje que estamos reembolsando para determinar cualquier comportamiento anormal y posibles errores de introducción de datos.

La aplicación móvil de SAP Concur es, obviamente, muy avanzada (probablemente utilice mucho Concur mientras viaja) y está integrada con otros servicios (por ejemplo, Uber).

Esta solución está diseñada para empresas medianas y grandes que tienen que procesar cientos de reembolsos de gastos de viaje al mes: la mejora de la eficiencia de este proceso no sólo reduce el tiempo (es mucho más fácil registrar los gastos de viaje) sino que también ahorra dinero al detectar errores o acciones fraudulentas.

Desde el punto de vista del usuario, facilita el trabajo, ya que es más fácil obtener reembolsos, organizar el viaje deseado de forma flexible y tener más claras las normas y procedimientos de viaje de la empresa.