Trabajar rápido en SAP: revisión masiva de facturas

Una de las preguntas más frecuentes que uno recibe cuando trabaja con colegas de Sales (Ventas) o Procurement (Compras) es cuál es el estado de tal o cual factura. A veces son los propios clientes los que piden una actualización o información sobre sus facturas.

Es posible pedir al sistema que nos muestre “en masa” listas de facturas para comprobar, por ejemplo, su estado, las fechas y los documentos de facturación, una solución mucho más rápida que la alternativa de comprobar las facturas una por una.

La función que utilizaremos es:

VF25 List of Invoice Lists (Listado de listas de facturación)

También se puede seguir esta ruta:

Logistics –> Sales and Distribution –> Billing –> Information System –> Invoice Lists –> List of Invoice Lists

Puede seleccionar uno de sus socios comerciales y ver todas sus facturas o sólo las pendientes en un rango de fechas que haya creado.

Existen varias opciones para mostrar el resultado de la búsqueda, que pueden guardarse y utilizarse como valores predeterminados.

Los pasos son los siguientes:

1. Introducir el número de cuenta (“Payer“) en la pantalla de inicio.
2. Especificar el rango de fechas que desea revisar.
3. Elejir si desea ver todas las facturas (All Invoice Lists, Todas las listas de facturas) o sólo las facturas abiertas todavía sin pagar (Open Invoice Lists, Listas de facturas abiertas).
4. Pulsar “Enter” para continuar.

Si no ha especificado los “Organizational Data” (Datos Organizativos), aparecerá una ventana emergente en la que se deberá especificar la Sales Organization (Organización de Ventas).
También puedes exportar el informe generado a Excel para su posterior análisis o para compartirlo con tus compañeros o clientes.