Gestión de almacén en SAP: unos conceptos básicos

El almacén (Warehouse) es el nivel más alto de la estructura lógica de SAP ERP Warehouse Management (WM).

Es importante señalar desde el principio que en SAP un almacén puede asignarse a uno o varios almacenes geográficos (los lugares donde se encuentran físicamente las mercancías), incluso muy alejados entre sí. El almacén como objeto físico (por ejemplo, una nave industrial) suele existir y estar en funcionamiento antes de la implantación de SAP ERP Warehouse Management (WM) en una empresa.

El trabajo que se realiza en SAP, por tanto, es definir el almacén “físico” y sus procesos de gestión en la terminología y la lógica de SAP.

La tarea del consultor SAP consiste entonces en comprender las operaciones y necesidades diarias del personal del almacén y los objetivos de la empresa: un bajo nivel de discrepancias entre las cantidades registradas y las reales, procesos más eficientes, etc.

En algunos casos, los almacenes son tan sencillos que sólo pueden definirse y gestionarse como almacenes dentro de la funcionalidad de gestión de inventario de SAP ERP (IM).
El problema de este enfoque (que puede seguir siendo la solución más eficaz para las pequeñas empresas) es que se “pierde” toda la funcionalidad de gestión de almacenes (Warehouse Management, WM) necesaria para gestionar un almacén moderno.

Dentro de un almacén se pueden definir diferentes áreas, que se denominan “Storage type” (tipos de almacenamiento).
Algunos ejemplos de tipos de almacenamiento son las estanterías, las zonas refrigeradas, las zonas de materiales peligrosos, etc.

Cuando se diseña o se reorganiza un almacén, se analiza su funcionamiento y su distribución con el fin de alcanzar diversos objetivos (maximización del espacio utilizado, manipulación eficaz, flexibilidad, economía de funcionamiento, etc.).

Estos objetivos también se controlan en SAP mediante el análisis de los diferentes tipos de almacenamiento. Por ejemplo, los materiales con una alta rotación (fast moving material, material de movimiento rápido) deben ser almacenados garantizando que el recorrido entre la recepción y la salida sea lo más rápido posible.

La ubicación o posición de almacenamiento (“Storage bin”) es la unidad de almacenamiento más pequeña de la organización del almacén.
Lo que representa físicamente depende, obviamente, del tipo de negocio y de los materiales que se manejan.

No existe un tamaño estándar preestablecido para una ubicación, y su tamaño puede variar no sólo entre empresas y almacenes, sino también dentro del mismo tipo de almacenamiento.

Uno Storage Bin puede ser, por ejemplo, una posición en una estantería, una zona de un espacio abierto, una posición en una cinta, etc.

Un “quant” es una determinada cantidad de material en un contenedor.
Se caracteriza por tener el mismo número de material y el mismo número de lote (si el material se gestiona en lotes).

Puede haber muy buenas razones operativas para activar la gestión de lotes del almacén en SAP (“batch management”): por ejemplo, el mismo material puede ser suministrado por diferentes subcontratistas, y puede ser necesario en el control de calidad comprobar muestras de diferentes lotes.

SAP crea automáticamente un quant (y lo asocia al material) cuando el material de un lote se coloca en un contenedor que no contiene material con el mismo número o del mismo lote.
Si se retira todo el material del contenedor, el sistema borra automáticamente el quant.