La estructura organizativa del módulo SAP FI

Para empezar la explicación de este módulo de forma sencilla es importante saber esto: sin el módulo de Finanzas SAP no existiría.

Cuando el software SAP nació en los años 70 en Alemania, se diseñó inicialmente para gestionar la contabilidad de forma integrada, por lo que podemos decir que el componente SAP ERP Financials (o módulo FI, como se suele llamar) fue el primer producto SAP.

Por lo tanto, para entender cómo realizar las funciones contables en SAP, primero debemos entender la estructura organizativa. Los distintos niveles de la empresa (la empresa, las sedes comerciales, las cuentas, etc.) y su organización deben “traducirse” en elementos que pueda leer el sistema. Estos elementos, y la forma en que están vinculados entre sí, constituyen la estructura organizativa.

La estructura organizativa tiene una forma jerárquica. Por ejemplo, en la cima de todo está la unidad de negocio, o el grupo. Y los cambios que se producen en un nivel jerárquico superior son aplicables a los niveles posteriores. Veamos concretamente cómo se compone la estructura organizativa del componente financiero:

• Client. En SAP es una unidad organizativa empresarial, una entidad con información y datos independientes: todos los datos de un cliente están protegidos de otros clientes. Cada client tiene sus propios datos, que pueden considerarse de propiedad exclusiva.
• Controlling Area (Área de gestión). Corresponde al área donde se crean los informes de gestión interna, y en realidad forma parte del módulo de Control de Gestión (CO).
• Chart of Accounts Puede definirse como un libro de cuentas, ya que las relaciona entre sí. La siguiente información se proporcionará para cada libro de cuentas (“General Ledger” o G/L account):
  • Número de cuenta
  • Descripción
  • Tipo de cuenta (gastos, activos, etc.)
• Company Code (Empresa). Esta última es una entidad jurídica, que tiene su propio balance y cuenta de resultados. Varias empresas pueden tener el mismo plan de cuentas, siempre que la moneda de referencia y el ejercicio fiscal sean los mismos.
• Business Area (Área operativa). Describe el área de negocio de la empresa, o dentro de la empresa. Definir la división en SAP no es obligatorio para una empresa, pero puede ser útil para segmentar correctamente los informes presupuestarios y, por tanto, su evaluación.

La imagen siguiente le da una idea de cómo encajan estos elementos en la estructura organizativa de SAP.

En cuanto al funcionamiento del software, el módulo FI está organizado en varios submódulos:

• FI/GL (Finance General Ledger, es decir, la contabilidad general);
• FI/AR (Finance Accounts Receivable,o sea, la contabilidad de los clientes);
• FI/AP (Finance Accounts Payable, la contabilidad de los proveedores);
• SL (Informe esterno);
• LC (Estados financieros consolidados);
• TR (Tesorería/Cash Management);
• FI/AM (Contabilidad de activos).