¿Qué es el EDI?

Para comunicarse entre sí, los distintos sistemas informáticos necesitan que los datos se organicen de forma estructurada y, sobre todo, estandarizada, para que puedan ser leídos por ambas partes en la comunicación. Por esta razón, muchas empresas utilizan el EDI, que significa Electronic Data Interchange (intercambio electrónico de datos).

Esta estructura de intercambio de datos utiliza estándares, es decir, tiene componentes que pueden ser leídos no sólo por SAP, sino también por muchos otros sistemas informáticos, por lo que se utiliza para conectar otros sistemas entre sí.

Imaginemos que queremos vincular nuestro módulo de compras SAP con el ERP no SAP de uno de nuestros proveedores.
Gracias a esta estructura de información estandarizada, ambos sistemas podrán transformar los paquetes de códigos en información utilizable por las personas: material, cantidad, precio, etc. ….

Es importante destacar que la información debe tener una estructura específica para que los datos se transfieran con éxito. Por eso se crean los IDocs. Por favor, no confundas IDocs con iDoc de Apple, que es una aplicación de Apple para almacenar documentos en formato electrónico.

IDoc significa Intermediate Documents (Documentos Intermedios), y son los paquetes de información que pasan realmente entre un sistema informático y otro. Estos documentos constan de varias partes: hay un código de control común a todos los documentos del mismo tipo. Además, cada IDOC tiene su propio código único, que a su vez contiene los datos en sí (es decir, la información que queremos comunicar), el estado del documento y el estado de tramitación, es decir, cuándo se envía la información.

Es importante saber que, en el caso de la información de salida, nuestro control llega hasta el punto en que la información ha salido de nuestro sistema; no tenemos forma de saber lo que ocurre en el sistema receptor.

En SAP utilizamos la transacción WE05 para acceder a la lista de IDOCs, y su estado de processing (tramitación).

Veamos un ejemplo de proceso en el detalle. ¿Cuáles son las distintas etapas de un proceso de venta con y sin intercambio electrónico de datos?

Sin EDI,

1. El cliente genera una orden de compra en su sistema y me la envía por correo electrónico, por ejemplo.
2. Recibo el correo electrónico y copio los datos en mi SAP, creando un pedido de venta.
3. Envío un correo electrónico de confirmación al cliente.
4. El cliente guarda la información sobre la fecha prevista de recepción de la mercancía.
5. Envío la mercancía junto con un albarán de entrega.
6. Al recibir la mercancía, el almacenista comprueba los materiales recibidos y los introduce en su sistema de almacén.
7. Finalmente envío una factura, y el cliente tiene que crear una factura manualmente en su sistema.

El uso de EDI significa que los datos del sistema de mi cliente se leen y cargan automáticamente en mi propio sistema. Esto elimina una gran cantidad de procesamiento manual, lo que permite al usuario concentrarse en obtener la información correcta: el resultado es un proceso más rápido y una reducción de los errores. Además, cada empresa puede decidir el nivel de integración entre procesos que le interesa alcanzar, lo que da lugar a un proceso adaptado a las necesidades personales.