Aprender a utilizar SAP con Enable Now

Hace poco tuve la oportunidad de probar el nuevo producto de SAP para la formación interna: SAP Enable Now. ¡Cómo iba a perdérmelo, teniendo en cuenta mi pasión por la formación!

La idea que está detrás de la creación de SAP Enable Now está relacionada con la era de la “Digital Transformation” (la Transformación Digital que estamos viviendo), también en cuanto a nuestro enfoque del trabajo. SAP ofrece hoy en día, paralelamente a las soluciones llamadas “on premise”, es decir, instaladas en su empresa en sus ordenadores, también muchas soluciones en la nube (“Cloud”), como SAP Fiori y S/4HANA. Este importante cambio cambiará la forma en que las empresas, y especialmente los empleados que son nuestros usuarios finales, utilizan el sistema.

Pondré un ejemplo: en un proyecto estándar de implantación de SAP, los denominados “trainers” (formadores) llevan a cabo sesiones de formación justo antes de la puesta en marcha, es decir, el momento en que el sistema entra en funcionamiento en la empresa. Esto da a los usuarios un poco de tiempo para practicar y asimilar las funciones, pero no demasiado tiempo para olvidarlas (ya que casi nadie tiene realmente tiempo para practicar). Después de la puesta en marcha hay una fase de apoyo para ayudar a los usuarios a independizarse y confiar en el sistema. A partir de este momento no hay una actualización formal de la funcionalidad del sistema.

En un entorno local, esta forma de organizar el trabajo funciona.
Pero en un entorno Cloud los ritmos y necesidades son diferentes: la implementación y todas las fases relacionadas son más rápidas, la funcionalidad del sistema sufre actualizaciones periódicas (las llamadas Releases), etc.

El objetivo de SAP Enable Now es permitir que los usuarios accedan a nuevos contenidos, guías y ejercicios exactamente cuando los necesiten y directamente desde el punto en el que se encuentran en el sistema: sin necesidad de “molestar” a su compañero ni de organizar una nueva formación.

¿Qué tipo de funciones puedo encontrar en Enable Now?

1. Contextual Help: ayuda contextual. Cuando mi cursor está en un campo que no conozco, la ayuda contextual abre una ventana junto al campo indicado, explicando lo que es. Para aquellos que estén familiarizados con ella, esta función puede asociarse, aunque no es exactamente igual, a la tecla F1 en SAP R/3.
2. Guided tours: actividades guiadas. Con esta función se le guiará paso a paso. Con cada clic, un cuadro de texto indica la siguiente acción a realizar para completar el proceso.
3. Embedded learning: aprendizaje integrado. Se trata de vídeos breves que muestran cómo realizar determinadas operaciones en el sistema, naturalmente vinculados a la pantalla de la función en la que te encuentras cuando abres el enlace.
4. What’s new: lo que hay de nuevo. Esta sección se activa cuando hay cambios importantes en los procesos o en la funcionalidad del sistema. Sustituye o complementa la información que suele circular a través de correos electrónicos globales. De este modo, cada usuario es informado automáticamente de los cambios y novedades cuando empieza a trabajar en el sistema.

Los contenidos del sistema son evidentemente proporcionados por SAP, pero pueden complementarse con información gestionada directamente por el cliente, a través de una ampliación del área de trabajo. Los usuarios formados para este trabajo pueden crear contenidos utilizando las funciones mencionadas anteriormente, y añadir procesos específicos de nuestro departamento o sector, personalizar las guías con nuestro logotipo, etc.