SAP Order to Cash: una introducción

El Order to Cash (traducido en español como “de la entrada del pedido al cobro”), también conocido como OTC u O2C, es uno de los procesos más relevantes en las empresas, ya que se trata de la distribución de un bien o servicio, contra un cobro… podemos decir la razón de ser de una empresa. Tanto si se trata de la venta de un bien tangible como de la prestación de un servicio, el proceso Order to Cash define y controla los pasos para lograr este propósito.

Por este motivo, las principales empresas de ERP, como Oracle, Microsoft Dynamics GP, Workday y, por supuesto, SAP, integran este proceso en su solución o lo ofrecen como un módulo independiente.

En SAP, Order to Cash es el punto de integración entre los dos módulos de Finanzas (FI, Finance) y Ventas y Distribución (Sales & Distribition, SD). El módulo de Finanzas ayuda a mantener la contabilidad interna, mientras que el de Ventas y Distribución cubre todas las cuestiones relacionadas con los contratos, la gestión de pedidos, la fijación de precios y la estructura de ventas de una empresa en general.

El proceso OTC comprende los siguientes pasos:

1. Pedido de productos (verbal o escrito)

2. Cotización (SAP Quotation)

3. Creación de pedidos de venta (SAP Sales Order)

5. Envío de productos (SAP Goods Issue)

6. Facturación (SAP Billing)

Como se puede ver en la lista, el proceso Order to Cash pone en marcha un gran número de interacciones con diferentes áreas de negocio.

Por ejemplo, la creación de un pedido de venta podría generar cambios en el módulo de planificación de la producción (PP): si la mercancía no está disponible, podría generar una orden de necesidades de producción. Por otro lado, el envío de mercancías crea un cambio en el nivel de inventario, y un movimiento contable en los registros de contabilidad, y así sucesivamente.

Veamos los pasos uno por uno, y cómo se traducen en las funciones de SAP:

Solicitud de productos e Inquiry (VA11)

La solicitud de productos suele hacerse verbalmente o por escrito, por ejemplo, a través de un correo electrónico dirigido a nuestro departamento de ventas. Sin embargo, a veces ocurre que un cliente o potencial cliente llama sólo para obtener información general sobre un artículo o su precio. A nivel de sistema, no estamos obligados a hacer nada, pero tenemos la posibilidad de crear una “Inquiry” (Consulta, solicitud de información).

La Inquiry es un documento interno de la empresa, que no tiene valor legal frente a la otra parte, y se utiliza para registrar información sobre los productos en los que nuestros clientes pueden estar interesados. Tenga en cuenta que no se trata de un presupuesto, a menos que nuestro interlocutor haya expresado su interés en recibir una oferta forma

Si queremos registrar una consulta en SAP utilizaremos la ruta:

Logistics → Sales and Distribution → Sales → Inquiry → Create.

También podemos utilizar directamente la transacción VA11. La información que registramos en la Consulta es esencialmente el material y la cantidad en la que nuestro cliente potencial ha mostrado interés.

Quotation (Presupuesto) – VA21

El presupuesto se elabora cuando el cliente se pone en contacto con nosotros solicitando información sobre el coste del bien o servicio que podemos proporcionarle. En este punto, a nivel de sistema, crearemos un documento llamado Quotation (Presupuesto), que contiene casi toda la información que luego se introducirá para formalizar el pedido: material y cantidad requerida, precio del mismo, posible fecha de entrega si se especifica, comprador y destinatario de la mercancía, condiciones de pago.

La Quotation también contiene información temporal sobre su validez. El Presupuesto es un documento que tiene valor legal entre las partes: si el destinatario confirma su aceptación, estamos obligados a prestar el servicio o bien según los términos indicados en el documento.

En SAP, podemos acceder a la función de creación de presupuestos siguiendo la ruta del menú, o introduciendo directamente el código de transacción VA21

Logistics → Sales and Distribution → Sales → Quotation → Create.

Sales Order (Pedido de venta) – VA01

El pedido de venta es un documento legal que formaliza el acuerdo de suministro de las mercancías. En SAP el pedido se denomina Sales Order y contiene la misma información que el presupuesto, además de la confirmación de la fecha de entrega.
El pedido de cliente en SAP puede crearse con o sin referencia a un documento anterior:

• directamente, es decir, introduciendo manualmente toda la información necesaria.
• con referencia a un presupuesto (Quotation). En este caso, la información se copiará automáticamente del documento anterior, y sólo tendrá que comprobar y confirmar los datos, por ejemplo, la fecha de entrega.
• Con referencia a un contrato (SAP Contract). Un contrato es un acuerdo entre dos partes para proporcionar un bien o un servicio en un periodo de tiempo determinado, a un precio definido.
• Con referencia a un Contrato de suministro (SAP Scheduling Agreement). En realidad, se trata también de un contrato, pero a diferencia del anterior, prevé cantidades y fechas que vencen en el tiempo.

El código de transacción para crear la orden SAP es VA01. Se puede acceder a ella siguiendo el camino habitual:

Logistics → Sales and Distribution → Sales → Sales Order → Create.

Outbound Delivery (Envío de productos) – VL01N

El envío de la mercancía es la formalización del acuerdo previamente creado con el cliente: representa el momento en que nuestra mercancía sale físicamente del almacén para ser entregada.

Esta acción también tiene un valor contable en SAP, ya que es en este momento cuando se registra el valor de la venta, contra el coste de las mercancías vendidas (COGS). Este paso en SAP representa por tanto el punto de contacto entre los módulos SD (Sales and Distribution) y FI (Finance) de los que hemos hablado al principio del artículo.

La expedición de mercancías, definida en SAP como Shipping, consta de varios pasos: el primer paso es responsabilidad del departamento de ventas, por lo tanto parte integrante del proceso OTC: es la creación de la Outbound Delivery (albarán). El albarán autoriza a los empleados del almacén a proceder a la parte práctica: la manipulación física y la expedición de la mercancía.

La transacción para la creación de la Outbound Delivery tiene el código VL01N:

Logistics → Sales and Distribution → Shipping and Transportation → Outbound Delivery → Create with reference to SO

Facturación (VF01)

Finalmente, llegamos al último paso de nuestro proceso, que es la facturación del pedido. La factura contiene los datos del comprador, las condiciones de pago y la referencia a las mercancías que se pagan.

Aquí termina el proceso en el módulo SD y continuará en el módulo Finanzas.