Datos maestros y datos transaccionales en SAP: ¿qué son y cuál es la diferencia?

Frecuentemente se dice que los datos son un recurso o , metafóricamente, que “son el nuevo petróleo” o “el nuevo oro”. Esto es especialmente cierto cuando trabajamos con el sistema SAP ERP, que es básicamente un programa diseñado para gestionar datos. SAP (y todos los programas de gestión en general) utilizan varios tipos de datos. Estos se crean, procesan y transforman en diversos procesos empresariales. Los dos tipos principales de datos utilizados se denominan Datos Maestros y Datos Transaccionales en SAP.

Datos maestros

Lo que se denomina “datos maestros”, en el entorno SAP, es un conjunto de información. Este es utilizado por todos los departamentos de la empresa en diversos procesos. Se espera que estos datos permanezcan inalterados durante mucho tiempo y se usen varias veces.

Los datos maestros representan “objetos de negocio” y no transacciones de negocio. Por ejemplo, información sobre:

• Productos
• Clientes
• Proveedores
• Empleados

Por ejemplo, cada empleado tendrá su nombre, apellido, dirección, departamento, etc. Asimismo, cada material tendrá su código, descripción, forma, categoría, etc.

Estos datos, una vez creados, estarán disponibles para múltiples usuarios que trabajan en diferentes áreas de la empresa.

Datos transaccionales en SAP

Los datos transaccionales son datos estructurados (es decir, que tienen un formato definido) generados por diversos tipos de transacciones. Por ejemplo, la venta o la compra de un material y eventos en la empresa. Tales como la contratación de un nuevo empleado.

Los datos transaccionales tienen las siguientes características:

• Cambian con frecuencia.
• Sólo son válidos para una transacción concreta.
• Se crean utilizando los Datos Maestros.

Por ejemplo, una orden de compra tendrá su propio número único, un proveedor que suministra las mercancías y cantidades. Así como condiciones comerciales, condiciones de pago, datos bancarios, etc.

Dos pedidos iguales (en material, cantidad, precio y proveedor; pero con diferentes fechas de entrega) tendrán diferentes números de transacción.

Cada uno de estos datos (para Datos Transaccionales y para  Datos Maestros) se identifica en SAP con un código alfanumérico. Este es único y progresivo; y, precisamente para evitar el riesgo de duplicidad, puede ser asignado automáticamente por el sistema. Este lo asigna en el momento de su creación, es decir, cuando se pulsa el botón “guardar” (Save).

Así varias aplicaciones tendrán acceso a los mismos datos maestros para llevar a cabo los procesos empresariales necesarios. Piensa, por ejemplo, en los datos de los proveedores (en SAP, “Vendor master data”):

• El proceso de compra utilizará los datos maestros de los proveedores.
• El proceso financiero, por su parte, utilizará datos de pago como el IBAN y otros datos bancarios.

Tipos de datos maestros

Estudiar y gestionar todos los aspectos de los datos maestros en SAP es una tarea muy compleja.

Por ejemplo, existen las categorías de datos maestros mencionadas anteriormente (materiales, clientes, proveedores, centros de producción, etc.). Pero también existen los llamados “tipos” de datos maestros (Master data types).

Los tipos de datos maestros son el resultado de la agregación de diferentes atributos de los datos maestros. Estos se crean para segmentar aún más la información y ser utilizados en procesos como la planificación de la producción. Igualmente para la previsión de ventas y más.  Estos “tipos” son:

• Datos maestros “simples”: es decir, datos como el material, el cliente y todos los demás mencionados anteriormente.
• Datos maestros “compuestos” o “complejos” (compound type): que agregan dos o más tipos de datos maestros.
• Datos maestros “de referencia” (reference type): que se crean para ser integrados en otros tipos de datos maestros. Un ejemplo es la “moneda”; o el componente de un material complejo, como la cadena de una bicicleta.
• Datos maestros “virtuales” (virtual type): que crea puntos de integración entre dos o más tipos de datos maestros. De otro modo no tendrían nada en común. Por lo tanto, no se trata de un material en sí, pero podemos imaginarlo como una estructura puente entre dos materiales.
• Datos maestros “externos” (external type): creados mediante la integración de datos de una base de datos externa en SAP. Estos datos externos deben clasificarse primero para que puedan asociarse a valores legibles por el sistema. Este proceso se llama mapeo.

Existe una gran cantidad de funciones con las que podemos trabajar al tratar los datos maestros. Por eso, es fácil entender por qué hay un módulo en SAP completamente dedicado a gestionar esta parte del sistema. Me refiero al módulo de gestión de materiales (SAP MM).