Envío: cumplimiento de pedidos en el proceso de SAP Order to Cash

La fase de envío o cumplimiento del pedido desempeña un papel fundamental dentro del proceso SAP Order to Cash. De hecho, representa la apertura a los dos módulos adyacentes, a saber, la gestión de almacenes (WM) y el módulo financiero (FI). 

El proceso SAP Order to Cash

De hecho, el sistema SAP, precisamente por su naturaleza de ERP, cuenta con un sistema capaz de gestionar todos los recursos de la empresa. También permite una visión de 360 grados de lo que ocurre en la empresa, casi en tiempo real.

Así, el ahorro de un pedido de venta se traduce instantáneamente en:

• Un cambio en el llamado Back log, es decir, la lista de pedidos pendientes. 
• Un cambio en el inventario reservado para los pedidos a nivel de almacén.

Control de inventario en el almacén  

Estos valores se utilizan con fines de control. Si, por ejemplo, tengo un inventario de 10 bicicletas y hago un pedido de venta de 10 bicicletas, habré utilizado todo el stock disponible o “libre”. El resultado será que los pedidos de venta posteriores serán notificados como no disponibles.

Sin embargo, estas bicicletas siguen estando físicamente presentes en las estanterías. Y, por tanto, puedo entrar en el almacén para recoger una, aunque el sistema registra que esta bicicleta no es utilizable. En el momento en que el pedido se llena, la situación física y contable del almacén cambia.

Etapas del envío en SAP Order to cash

La fase que denominamos Fulfillment (envío) dentro del proceso Order to Cash está compuesta por las actividades de picking, packing y shipping o salida de la mercancía. Esta última actividad es en realidad la más importante para nosotros durante el proceso Order to Cash.

Contabilización y costo de los productos

La autorización de la salida física de la mercancía se denomina Contabilización de la Salida de Mercancías. Y genera no sólo un cambio en el inventario del almacén a nivel de número, sino también y sobre todo un movimiento contable.  

Debido a que se abona el valor del inventario y se carga el coste de las ventas de mercancías (COGS). Veamos de forma práctica cómo realizar una contabilización de salida de mercancías y qué información necesitamos al respecto.

Transacciones en el proceso Order to Cash

Las transacciones para gestionar la salida de mercancías siguen la misma estructura ya vista para otras funciones del proceso SAP Order to Cash:

• VL01N – crea un albarán
• VL02N – modifica el albarán
• VL03N – muestra el albarán de entrega

Generalmente, la salida de la mercancía requiere tres pasos en SAP: creación del albarán, picking del material. Es decir, transferencia del material del stock del almacén al pedido que se está procesando, y salida real de la mercancía. Veamos cómo proceder.

Pasos para crear una entrega

Te recuerdo que durante todas mis demostraciones del sistema utilizo los términos en inglés, ya que no hay ninguna configuración del sistema en italiano. En cualquier caso, tendrás que aprenderlas, así que vale la pena aprovecharlas ahora.

Utilizo la transacción VL01N – Crear entrega de bonos con referencia a un pedido de cliente. En la ventana de acceso introduzco el número de pedido y la fecha de entrega, que por defecto es hoy.

Impedir errores durante la transacción 

Una vez dentro, el sistema muestra que la cantidad del pedido es, por ejemplo, 1. Mientras que la cantidad recogida es cero: ¡esto es correcto porque queremos evitar que un usuario apresurado o distraído llene pedidos erróneos con un solo clic! 

¿Cómo crear la orden de transferencia?

Por lo tanto, procedo a “transferir” virtualmente la cantidad del almacén a mi pedido, y para ello creo lo que se llama una Orden de Transferencia. En la barra de comandos superior elijo Entorno – Crear orden de transferencia – Guardar.

El siguiente paso es automático en el sistema, y me redirige a la pantalla de la Orden de Transferencia. Aquí sólo tengo que confirmar guardando la orden generada por el sistema. El botón de guardar se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla.

Verificar que la información del pedido sea correcta

Una vez guardado el pedido, vuelvo a visualizar mi albarán, entonces utilizaré la transacción VL02N. Vuelvo a comprobar toda la información, en concreto la Cantidad Recogida esta vez se ha modificado copiando la cantidad introducida en el pedido. Por lo tanto, en nuestro ejemplo será 1. 

Si no hay más cambios que hacer, utilizo el comando Publicar salida de mercancías que se encuentra en la parte superior, debajo de la barra de comandos. Se ha procesado el pedido, se ha reducido el inventario de existencias y se ha creado el movimiento contable correspondiente.