Comprobar el Stock de almacén de un material en SAP

Una de las características especiales de un ERP es que puedo comprobar el stock de almacén en SAP casi inmediatamente. Cuando un Stock o producto, sale del almacén, su salida se confirma en el sistema a través de la acción “Contabilización de salida de mercancías”. 

Comprobar stock de almacén en SAP ¿Qué es un Stock y como es el proceso de inventario en una empresa? 

Básicamente puede decirse que un “Stock” es una serie de productos que se encuentran almacenados. Es la mercancía que está en “espera” para ser vendida o comercializada en determinado momento. 

Pero, ¿Qué puede decirse del proceso de enumeración del Stock? La nueva cantidad de inventario será inmediatamente visible al entrar en la pantalla del almacén. Para otros tipos de información, la transferencia es algo más compleja. 

Los factores que influyen en la etapa de producción 

Pensemos, por ejemplo, en la fase de producción, en la que intervienen numerosos factores en la elaboración de la mercancía: materias primas, horas de trabajo, montaje, control de calidad, etc. 

En este caso, lo que hacemos es configurar el sistema para que, a intervalos regulares (una vez al día, por ejemplo). Procesa la información de la línea de producción, para dar una actualización periódica del progreso del trabajo.

¿En qué momento se valida la actualización?

La información actualizada estará entonces disponible “casi” inmediatamente, ya que se trata de un retraso de unas horas, pero no en tiempo real. En cualquier caso, la visualización de la información sobre el inventario y las existencias nos dará siempre la situación más actualizada.

Existen numerosas transacciones que nos permiten acceder al almacén y obtener todo tipo de información. El que considero más utilizado para controlar el Stock y la información sobre un artículo es el MMBE.

Transacción para acceder al almacén

Puede encontrar esta transacción siguiendo la estructura de árbol en el menú SAP:

Logística → Gestión de materiales → Gestión de inventarios → Medio ambiente → Stock → Resumen de existencias (MMBE)

También puede introducir el código de la transacción directamente en el campo de la transacción situado en la parte superior izquierda.

¿Cuántas veces se puede ejecutar el resumen de existencias?

La transacción MMBE sólo nos permite controlar un artículo a la vez, por lo que es imprescindible seleccionar el material cuya situación de Stock quiero comprobar. Si no recuerda el código del artículo (ID del material), puede buscarlo utilizando el icono de búsqueda situado al lado del campo de entrada del código.

Búsqueda detallada o ampliada en el sistema

Una vez que he indicado el material que quiero supervisar, puedo acotar más la búsqueda. Indicando si quiero supervisar el artículo en uno o varios centros de producción (Centro) y en uno o varios almacenes (Almacén). De lo contrario, puedo dejar estos campos en blanco.

Permitiendo que el sistema lance una búsqueda ampliada de todos los centros de producción y almacenes en los que podría estar presente el material. En la pantalla o ventana de acceso a la transacción del MMBE encontraremos otros muchos criterios de selección.

Si queremos o no visualizar “existencias especiales“, qué tipos de existencias, si quiero utilizar valores decimales, unidades de medida, etc. Estos campos se rellenan previamente en función de los criterios más utilizados en la empresa. 

¿Qué debo saber si soy usuario final?

Dependiendo de su nivel de uso del sistema, se le explicará cómo modificarlos, cómo crear pantallas de acceso personalizadas (las llamadas variantes). O cómo configurar el sistema con los valores por defecto (esto es tarea de los asesores). Si usted es un usuario final, generalmente puede simplemente ignorarlos.

Ejecución de la función de búsqueda 

Una vez que he introducido los valores de la búsqueda, pulse el icono del reloj, o función “ejecutar”, situado en la parte superior izquierda de la pantalla. En este momento puedo aventurarme a comprobar toda la información posible sobre la disponibilidad de mi material. 

Me gustaría recordar que estos posts son de divulgación. Por lo que se menciona información que, en mi opinión, todo usuario involucrado en algún proceso de negocio debería poder leer. Veamos, por tanto, qué podemos esperar de la transacción del MMBE.

¿Cómo encontrar las acciones de mi empresa?

En primer lugar, las acciones se presentan en una estructura jerárquica, o de árbol, en la que puedes entrar en cada nivel hasta llegar al que te interesa. A continuación, encontrará en la parte superior el Stock disponible en toda la empresa (Cliente).

Luego, por ejemplo, a nivel de Europa, posteriormente, a nivel de Italia o España, y después su almacén específico. También verá cómo se dividen estas acciones. 

¿Cuáles son las acciones más utilizadas?

• Sin restricciones: transacciones que pueden utilizarse libremente. 
• Control de calidad: existencias que no se pueden utilizar porque todavía están en control de calidad.
• Devoluciones: productos devueltos.
• Traslado de existencias: materiales inventariados, pero no disponibles físicamente porque se trasladan de un Centro a otro o de un Almacén a otro.
• Horario para la entrega: reservado para la entrega, por lo tanto, listo para ser enviado al cliente. Por lo general, se trata de albaranes ya creados, pero de mercancías aún no expedidas físicamente (salida de mercancías aún no realizada).
• Reservado, Consignado, En Pedido: todos estos indicadores se configuran en función de las necesidades de su empresa, indicando el material en stock, pero reservado para algún tipo de uso. Podemos pensar en acuerdos de entrega aplazados en el tiempo, en clientes especialmente importantes en cuanto a las cantidades pedidas, para los que, por tanto, nos gustaría mantener un nivel de existencias siempre disponible, etc.
• Consulta, Presupuesto, Pedido de venta: estos tipos de Stock también pueden configurarse si, en base a mi modelo de negocio, quiero reservar mercancía para el cliente ya en el momento del presupuesto, por ejemplo.

Y ahora está preparado para explicar a su cliente si la mercancía que ha solicitado está en control de calidad. Si está lista para ser enviada o será mejor mantenerla en reserva para sus necesidades.