Controlling en SAP: una introducción

“Controlling” en SAP (“Control” en Español) es el nombre dado a una función clave de la empresa, cuyo rol es verificar la efectividad de la implementación de las estrategias de la empresa. El control es la base sobre la que se sustentan las decisiones operativas y estratégicas, las cuales deben basarse en datos sólidos de todas las funciones de la empresa.

¿Por qué se necesita una función (y un módulo de SAP) diferente de Finanzas?

La razón principal es que Finanzas trabaja con datos “globales”, mucho más agregados.

Indicadores como EBITDA, flujo de caja libre, ROE, etc., si bien son muy importantes para evaluar la solidez de la empresa, no responden al tipo de preguntas que se examinan en el módulo de controlling en SAP, tales como:

• ¿Cómo se pueden asociar la facturación y los beneficios con los clientes y los productos?
• ¿Cómo se pueden asociar los costos de la empresa con cada departamento y producto?
• ¿Cuál es la evolución esperada de costes, facturación y beneficio?

Sin embargo, los dos módulos de Finanzas (FI) y Controlling (CO) están estrechamente vinculados y generalmente se estudian y utilizan juntos. Por lo tanto, hay muchos consultores de SAP que se especializan en ambos (consultores “FI-CO”).

Existen varios indicadores clave que normalmente se utilizan en Controlling, llamados en inglés “Key Performance Indicators” o KPIs. Miden parámetros fundamentales para las decisiones empresariales, como cuál es el volumen medio de ventas por cliente, el importe del capital fijado en el valor de las mercancías en stock, etc.

Diferencias entre el Controlling operativo y Controlling estratégico

Es importante hacer una distinción entre Controlling operativo y Controlling estratégico.

El control operativo mide la desviación entre los costos e ingresos planificados y reales, lo que ayuda a monitorear situaciones como un aumento inesperado en los gastos. Idealmente, debería ayudar a la gestión empresarial a tomar decisiones oportunas e informadas.

El Controlling Estratégico , por su parte, se ocupa de las oportunidades y riesgos de negocio a medio y largo plazo, con el objetivo de tomar decisiones que garanticen la supervivencia futura de la empresa. El análisis de la rentabilidad del producto y las decisiones relacionadas con los segmentos de mercado a los que apuntar son ejemplos de actividades típicas de Controlling Estratégico.

Es apropiado al menos mencionar la existencia de varios componentes importantes del módulo de Controlling:

• Control de costos: los gastos generales son costos que no se pueden asignar directamente a un producto o servicio (por ejemplo, los costos de alquiler de oficinas).
• Control de Costos del Producto: Este componente se enfoca en cambio en los costos “directos” de un bien o servicio, obteniendo su información de módulos como Planificación de la Producción, Gestión de Materiales, etc.
• Análisis de Rentabilidad: Este componente se enfoca en cambio en los ingresos, recibiendo así datos del área de ventas (módulo de Ventas y Distribución, SD).

¿Estás iniciando el proceso de instalación SAP en tu empresa? Me gustaría dejarte este post dónde explico los riesgos y fallos en la implantación de SAP que pueden ocurrir.