EIM (Enterprise Information Management) en SAP: una introducción

La gestión de la información empresarial (EIM) es la disciplina que estudia la optimización, el tratamiento y el almacenamiento de los datos creados y utilizados por una empresa. Pero, ¿cómo funciona? Si te gustaría saber todo sobre el tema, aquí encontrarás las respuestas.

¿Cuál es el objetivo del EIM?

El EIM tiene como objetivo mejorar la eficiencia, promover la transparencia con decisiones basadas en datos fiables y permitir la comprensión y el desarrollo de las empresas.

Los avances tecnológicos están creando nuevas oportunidades para las empresas que pueden aprovechar la información en tiempo real para responder a los gustos de los clientes, identificar las ineficiencias operativas, sacar el máximo partido a los proveedores o incluso, en algunos casos, crear modelos de negocio totalmente nuevos.

¿Por qué es de utilidad para las empresas la implementación del EIM?

Algunas empresas tratan ahora la información como un verdadero activo corporativo, que debe ser gestionado con gran cuidado, del mismo modo que las patentes, los conocimientos técnicos y otros recursos intangibles, pero no menos valiosos.

Una gestión eficaz de la información corporativa puede ayudar a que una organización funcione mejor. También puede ayudar a resolver el problema de los “silos”, situaciones que se crean cuando la información no pasa de un departamento a otro por razones “políticas” y/o de organización.

 Por otra parte, todos los departamentos crean sus propias versiones “tribales” de los datos y la información de los que se sienten dueños: exactamente lo contrario de la gestión centralizada y compartida que sería deseable.

¿Cómo ayuda el EIM en esos casos?

El EIM de SAP puede gestionar varios tipos de datos: estructurados (los que siguen un modelo predefinido, como archivos Excel o bases de datos SQL), semiestructurados y no estructurados, y también contenidos como documentos, correos electrónicos, audio, vídeo, etc.

También es capaz de gestionar un aspecto importante y a menudo infravalorado, el del archivo y la eliminación de información, ya sea porque se considera obsoleta o por exigencias legales.

¿En qué aspectos se concentran las herramientas del EIM?

Existen varios productos SAP que proporcionan las herramientas para gestionar, estudiar y archivar toda la información relevante. 

Se centran en varios aspectos del problema, como:

• La consolidación de datos de varias fuentes: el objetivo de la “integración de datos” es fusionar varias bases de datos, también de sistemas distintos de SAP y posiblemente con estructuras diferentes, en una única fuente de información.
• Gestión de la calidad de los datos: el objetivo es maximizar la calidad de los datos eliminando los duplicados y los datos erróneos
• Gestión de datos maestros: la gestión de datos maestros (MDM) incluye actividades como la definición de procesos y responsabilidades para el mantenimiento de los datos maestros, la implantación de mecanismos que garanticen la disponibilidad de datos maestros de buena calidad, la sincronización de datos si es necesario, etc.
• Gestión de contenidos: el objetivo de esta actividad es gestionar diversos tipos de información, no sólo bases de datos sino también documentos de Office (Word, Excel, etc.), PDFs, imágenes, etc.

¿Cuáles son los productos que se gestionan en el EIM?

Gestión del ciclo de vida de los datos (Information Lifecycle Management): los datos también tienen una “vida útil”, tras la cual deben ser archivados o eliminados.

Algunos de estos productos son:

• SAP Information Steward: dispone de varias funcionalidades que permiten la elaboración de perfiles de datos, la definición de reglas de calidad para la aceptación de datos, el control de duplicados y la creación de “cuadros de mando” (estadísticas que pueden explorarse a varios niveles de profundidad y que incluyen la cuantificación de la calidad de los datos, las tendencias y las repercusiones económicas).
• SAP Data Services: es una herramienta ETL que ofrece una solución única para toda la empresa para tareas como la integración de datos, la verificación de la calidad de los datos, la elaboración de perfiles de datos (por ejemplo, la definición de determinadas categorías de compradores estándar) y el tratamiento de datos textuales procedentes de fuentes heterogéneas, etc.
• SAP Process Orchestration y SAP Business Workflow: esta herramienta proporciona detalles sobre el rendimiento de los procesos empresariales con respecto a sus objetivos.
• SAP BusinessObjects Business Intelligence (SAP BusinessObjects BI): esta herramienta proporciona varios métodos para visualizar y presentar información como métricas de éxito e indicadores clave de rendimiento (KPI) a diferentes audiencias, por ejemplo, analistas, usuarios o ejecutivos.