El módulo de gestión de proyectos de SAP ERP (PS – Project System): una introducción

El módulo Sistema de Proyectos de SAP ERP (también como el módulo PS de SAP) es un componente que ayuda a optimizar los procesos empresariales mediante la planificación de pedidos, teniendo en cuenta tanto los aspectos económicos como los operativos.

Ayuda a controlar las desviaciones entre lo planificado y lo que se está produciendo en un proyecto, qué recursos se están utilizando, el tiempo de ejecución y, al final del proyecto, cuál ha sido el resultado económico/financiero de una orden de trabajo.

Entidades que maneja el módulo PS de SAP

El módulo PS de SAP maneja varias “entidades” (tipos de datos básicos): estructuras de desglose del trabajo, redes, hitos y estructuras estándar.

Estructuras de desglose del trabajo (a menudo abreviadas como EDT): son modelos jerárquicos de las actividades que deben realizarse en el proyecto. Estas estructuras se componen de elementos (Work Breakdown Elements, o WBE) en los que se contabilizan los costes e ingresos.

Los proyectos pueden describirse mediante estructuras de desglose del trabajo, dividiéndolo en fases elementales (“tareas” o “actividades” elementales). A cada uno de estos elementos se le pueden asociar fechas de inicio y finalización previstas y reales, responsables, centros de coste, presupuestos, etc.

Redes: son las entidades utilizadas por el módulo de gestión de proyectos para relacionar las distintas actividades del proyecto entre sí. Ayudan a definir las prioridades, el uso de recursos y materiales externos, la adquisición de bienes o servicios de terceros, etc.

Hitos (“milestones” del proyecto): son entidades que representan eventos significativos que tendrán lugar durante la vida del proyecto. Su naturaleza variará según el tipo de proyecto: por ejemplo, si el proyecto es la construcción de un puente, algunos hitos significativos podrían ser la firma del contrato, el inicio de las obras, la colocación de los cimientos, las pruebas estructurales, etc.

Los hitos ayudan a gestionar las transacciones entre las EDT o las fases del proyecto, a determinar las fechas de facturación activa y pasiva y, en general, a gestionar el progreso de los eventos más significativos del proyecto.

Estructuras estándar: son plantillas de proyectos que pueden utilizarse para que los nuevos proyectos hereden un conjunto de parámetros predefinidos.

El módulo de gestión de proyectos divide la planificación en dos elementos: la planificación económica (costes e ingresos) y la planificación operativa (fechas, plazos, hitos, duración de las actividades, planificación del uso de recursos humanos y materiales).

La planificación económica se realiza de forma directa sobre los elementos individuales de la EDT. Por supuesto, pueden crearse varias versiones de planificación y los costes pueden agregarse para su análisis a diferentes niveles de detalle.

La planificación temporal, por su parte, puede realizarse tanto a nivel de EDT como de red.

La gestión de los recursos, por su parte, está vinculada al módulo PP, y utiliza las funciones de cálculo de las necesidades y de gestión de la capacidad disponible.

Por último, la planificación de materiales está vinculada a los módulos PP y MM.

Por lo tanto, dada su naturaleza, el módulo SAP PS tiene importantes interacciones con otros módulos:

• A nivel de proyecto, con la sociedad matriz, la empresa y el centro de costes.
• A nivel de elemento PEP con empresa, centro de costes y beneficios, gestión de almacenes.
• A nivel de actividad elemental con centro de trabajo, organización de compras, gestión de almacenes, etc.